公司实验室台账制度

公司实验室台账制度第一章总则第一条为规范公司实验室台账管理，防范操作风险，提升管理效能，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国计量法》及国家相关技术规范，结合集团母公司关于内部控制与风险管理的要求，以及公司提升管理精细度的内部需求，特制定本制度。本制度旨在通过标准化台账管理，实现实验数据全生命周期管控，保障科研活动的合规性、准确性与可追溯性，为公司技术创新与成果转化提供坚实支撑。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属各单位及全体员工在实验室运营、科研实验、样品管理、仪器使用等场景下的台账记录与管理工作。具体适用范围包括但不限于：实验记录、仪器台账、化学品管理、废弃物处置、数据采集与存储等环节。第三条本制度中的核心术语定义如下：1.实验室台账专项管理：指对实验室各项实验活动、仪器设备、化学品、数据信息等进行系统性记录、归档、监控与审核的规范化管理活动，旨在确保管理全过程的合规性与风险可控。2.实验室操作风险：指在实验过程中因记录不完整、仪器使用不当、化学品管理疏漏、数据泄露等导致的实验失败、人员伤害、环境污染或知识产权纠纷等潜在危害。3.台账合规：指台账记录的内容、格式、存储方式、更新频率等均符合国家法律法规、行业规范及公司内部管理制度的要求，确保其真实性、完整性、准确性。第四条实验室台账专项管理遵循以下核心原则：1.全面覆盖：台账管理须覆盖实验室所有实验活动、设备设施、化学品及数据信息，无死角、无遗漏。2.责任到人：明确各层级、各部门台账管理的具体责任人，确保事事有人管、件件有记录。3.风险导向：重点关注高风险环节（如危险化学品使用、精密仪器操作），强化管控措施。4.持续改进：定期评估台账管理有效性，根据业务发展、法规变化及时优化制度。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司实验室台账管理的第一责任人，对台账管理的整体有效性负总责；分管领导为直接责任人，负责统筹协调、监督考核及重大事项决策。第六条设立实验室台账专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导主持，相关部门负责人（如科研、安全、IT、法务等部门）组成。领导小组职能包括：1.统筹协调：审议台账管理制度，协调跨部门协作。2.决策审批：对重大台账管理事项（如制度修订、重大风险处置）进行决策。3.监督评价：定期检查台账管理落实情况，考核部门与个人责任履行效果。第七条明确三类主体职责：1.牵头部门（科研管理部）：-统筹台账管理制度建设，组织修订与发布。-负责实验室操作风险的识别与评估，制定管控清单。-监督台账记录的规范性，开展定期检查与考核。-组织全员台账管理培训与宣贯。2.专责部门（安全管理部、IT部）：-安全管理部门：审核化学品、废弃物台账的合规性，指导应急处置记录。-IT部门：负责台账管理系统开发与运维，保障数据安全与可追溯。3.业务部门/下属单位（各实验室、研发中心）：-落实本领域台账管理要求，确保记录真实、及时、准确。-开展本部门实验操作风险的日常排查与上报。4.基层执行岗（实验操作人员）：-严格遵守台账记录规范，签署岗位合规承诺书。-发现台账管理漏洞或风险，及时向直属上级或安全管理部报告。第八条建立台账管理责任矩阵，明确各岗位具体职责。例如：-实验组长负责本组台账记录的复核与监督；-仪器管理员负责设备台账的维护与校准记录；-化学品管理员负责出入库台账的核查与风险预警。第九条各部门负责人对本部门台账管理负首要责任，须定期向领导小组汇报管理情况，确保制度执行到位。第三章专项管理重点内容与要求第十条实验记录管理台账需完整记录实验目的、方案、操作步骤、数据、结果及异常情况，确保内容与原始记录一致。禁止伪造、篡改记录，所有记录须由操作人、审核人双签确认。第十一条仪器设备台账管理1.合规标准：建立仪器设备台账，包含购置、校准、维修、报废全生命周期信息，确保设备使用符合计量法要求。2.禁止行为：严禁使用未校准或超期校准的设备，严禁擅自拆卸关键仪器。3.风险防控：定期开展设备运行检查，建立故障台账，预防因设备问题导致实验失败或安全事故。第十二条化学品管理台账1.合规标准：建立化学品出入库台账，记录品名、数量、用途、存储位置，落实双人双锁管理。2.禁止行为：严禁超范围使用危险化学品，严禁过期化学品未按规定处置。3.风险防控：对易燃易爆、剧毒化学品建立专项台账，实时监控库存，预防泄漏或滥用。第十三条废弃物处置台账1.合规标准：记录废弃物类别、产生量、处置方式、审批流程，确保符合环保法规。2.禁止行为：严禁将危险废弃物混入普通垃圾，严禁未报备擅自处置。3.风险防控：建立废弃物转移联单制度，预防非法转移或污染环境。第十四条数据信息管理台账1.合规标准：对实验数据建立备份与归档台账，明确存储介质、加密方式、访问权限。2.禁止行为：严禁未授权访问或外传实验数据，严禁删除或覆盖原始数据。3.风险防控：定期开展数据安全审计，预防数据泄露或篡改。第十五条人员培训与资质台账1.合规标准：记录实验人员培训内容、频次、考核结果，确保高风险岗位持证上岗。2.禁止行为：严禁无资质人员操作精密仪器或管理化学品。3.风险防控：建立人员技能矩阵，预防因能力不足导致的操作失误。第十六条实验项目审批台账1.合规标准：对实验项目建立审批记录，包含项目立项、风险评估、资源申请等环节。2.禁止行为：严禁未经审批擅自开展高风险实验。3.风险防控：对未通过审批的项目，须在台账中注明原因并备案。第十七条应急事件台账1.合规标准：记录突发事件的处置过程，包括时间、地点、人员、措施、结果。2.禁止行为：严禁隐瞒或淡化应急事件，严禁未完整记录处置细节。3.风险防控：建立事件复盘机制，从台账中识别管理漏洞并改进。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制1.牵头部门每年至少评估一次台账管理制度的有效性，结合法规变化、业务调整及时修订。2.遇重大政策变动（如环保新规、计量标准更新），须30日内完成制度修订并发布。第十九条风险识别预警机制1.每季度开展专项风险排查，重点关注化学品使用、仪器操作、数据存储等环节。2.风险按等级分类（一般、重大），发布预警通知并要求责任部门限期整改。第二十条合规审查机制1.将台账合规性审查嵌入以下关键节点：-实验项目启动前：审核审批台账；-化学品领用前：核查出入库记录；-设备校准前：检查台账更新情况。2.未经合规审查的环节，一律不得实施。第二十一条风险应对机制1.一般风险由业务部门自行处置，重大风险须上报领导小组协调解决。2.建立应急流程：发现风险立即记录台账，2小时内上报，24小时内制定预案。3.明确责任协同：如化学品泄漏事件，由安全管理部牵头，实验室配合记录处置过程。第二十二条责任追究机制1.违规情形与处罚标准：-伪造台账：解除劳动合同；-未及时记录：通报批评，扣减绩效；-导致事故：按损失金额追责。2.处罚流程：由牵头部门调查取证，领导小组审议后执行。第二十三条评估改进机制1.每半年对台账管理体系进行评估，维度包括完整性、准确性、及时性。2.评估结果纳入部门绩效考核，问题突出的部门须制定整改计划。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障1.公司主要负责人每年听取一次台账管理工作汇报，解决重大问题。2.分管领导每月抽查一次执行情况，确保制度落地。第二十五条考核激励机制1.将台账管理纳入部门年度考核，占比不低于10%。2.考核结果与评优、晋升挂钩，优秀部门奖励经费，不合格部门削减预算。第二十六条培训宣传机制1.每年开展全员台账管理培训，内容包括：-管理制度解读；-高风险环节操作规范；-案例警示教育。2.制作合规手册，张贴宣传海报，营造“人人重台账”的文化氛围。第二十七条信息化支撑1.开发台账管理信息系统，实现以下功能：-自动记录实验数据；-设备校准到期提醒；-化学品库存预警。2.系统数据与公司ERP系统对接，确保信息同步。第二十八条文化建设1.每年发布《实验室台账管理优秀案例集》，推广典型做法。2.组织“合规承诺”签字活动，要求全员签署承诺书。第二十九条报告制度1.风险事件上报要求：-一般风险：48小时内提交书面报告；-重大风险：立即上报，后续每日更新进展。2.年度管理情况报告