企业行政管理文件归档与保管标准流程

企业行政管理文件归档与保管标准流程一、适用情境本流程适用于企业各类行政管理文件从产生到最终销毁的全生命周期管理，涵盖日常办公、年度总结、审计检查、制度修订等场景。具体包括：新制定或修订的行政管理类文件（如制度、流程、通知）、部门间往来函件、会议纪要、证照复印件、内部审批文件等；需长期保存或具有追溯价值的文件材料；因业务调整、部门撤销等原因需移交保管的文件；以及审计、合规检查等需要调阅的历史文件。通过标准化归档与保管，保证文件完整、安全、可追溯，提升行政管理效率。二、操作流程详解（一）文件产生与预处理文件起草与审核文件起草人需保证内容符合企业规范，表述清晰、数据准确，附件齐全（如相关会议记录、审批单等）。部门负责人对文件内容进行初审，重点审核合规性、必要性及与其他制度的衔接性，审核通过后签字确认。文件编号与登记行政部统一对文件进行编号，编号规则为：“部门简称-文件类型-年份-序号”（例如：行政部-制度-2023-001）。在《文件产生登记表》中记录文件名称、编号、起草人、审核人、形成日期、页数、份数等信息，保证可追溯。（二）文件收集与分类定期收集月度收集：每月最后一个工作日，各部门指定专人将本月形成的行政管理文件（含电子版及纸质版）整理后交至行政部。即时收集：对于重要文件（如重大会议纪要、紧急通知），需在文件形成后2个工作日内提交行政部。文件分类按文件性质分为：制度类（如《行政管理制度》《办公设备管理办法》）、流程类（如《文件审批流程》《会议组织流程》）、会议类（如年度工作会纪要、部门专题会纪要）、证照类（如营业执照副本、资质证书复印件）、合同类（如行政服务合同、采购合同）、其他类（如内部通知、请示批复）。按保存期限分为：永久保存（如企业章程、重要制度）、长期保存（10年以上，如年度总结、审计报告）、短期保存（3-5年，如日常通知、会议记录）。（三）文件整理与编目文件整理纸质文件：去除订书针、夹子等金属物，对破损页面进行修补，按文件编号顺序排序，使用无酸纸袋或文件夹封装，在袋/文件夹封面标注文件名称、编号、页数。电子文件：按“部门-文件类型-年份”建立文件夹，文件名与纸质文件编号一致（例如：行政部-制度-2023-001.docx），格式统一为.docx、.pdf或.xlsx，避免使用特殊字符。文件编目行政部编制《文件归档清单》，包含序号、文件名称、文件编号、形成部门、形成日期、页数、保管期限、存放位置、备注（如“含附件”）等信息，按文件分类顺序排列。电子文件同时建立电子索引，通过企业OA系统或共享服务器实现快速检索，索引字段与纸质清单一致。（四）文件归档与保管归档移交纸质文件：由行政部档案管理员与各部门交接人共同清点核对文件数量、页数及完整性，确认无误后在《文件归档交接单》上签字，双方各执一份。电子文件：由各部门指定专人将整理好的电子文件至企业指定服务器（如OA系统档案模块），行政部管理员核对后确认归档成功。保管要求纸质文件保管：存放于专用档案柜，档案室需配备防火、防潮、防虫、防盗、防光设施，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%。档案柜内按“分类-年份-编号”顺序存放，标签清晰，每柜张贴《档案柜存放目录》。电子文件保管：定期备份：每月对电子档案进行全量备份，增量备份每周1次，备份介质（如移动硬盘、云端存储）需异地存放，保证数据安全。权限管理：电子文件查阅需通过OA系统申请，经行政部负责人审批后开放权限，禁止私自、外传涉密文件。（五）文件借阅与利用借阅申请借阅人填写《文件借阅申请表》，注明文件名称、编号、借阅事由、借阅期限、用途，经部门负责人签字后提交行政部。涉密文件（如未公开的制度、合同）需经分管副总经理审批，借阅范围仅限与工作直接相关人员。借阅与归还纸质文件：档案管理员核对申请表无误后，将文件交予借阅人，借阅期限一般不超过3个工作日，特殊情况需经行政部负责人批准延长。电子文件：借阅人在OA系统在线查阅，禁止打印，确需的需经行政部审批并记录用途。归还时，档案管理员检查文件完整性（无涂改、缺页），确认无误后在《文件借阅登记表》上记录归还日期，借阅人签字确认。（六）文件鉴定与销毁定期鉴定每年12月，行政部组织档案鉴定小组（由行政部、法务部、相关部门负责人组成）对到期文件进行鉴定，确认是否仍有保存价值。销毁流程对无保存价值的文件，由行政部编制《文件销毁清单》，注明文件名称、编号、形成日期、保管期限、数量、销毁原因，经行政部负责人、分管副总经理审批后，方可销毁。纸质文件使用碎纸机销毁，保证无法识别；电子文件进行彻底删除（低级格式化），并删除备份记录。销毁过程需有2人以上在场监督，并在《文件销毁记录表》上签字确认，记录保存期限不少于5年。三、配套工具表单（一）文件产生登记表序号文件名称文件编号起草人审核人形成日期页数份数备注1办公用品管理办法行政部-制度-2023-001*某*工2023-03-1583含附件（二）文件归档交接单移交部门移交人接收部门接收人文件名称文件编号页数份数移交日期备注行政部*某档案室*工年度工作总结行政部-总结-2023-0011512023-12-20完整（三）文件借阅申请表借阅人所在部门借阅日期文件名称文件编号借阅事由借阅期限用途部门负责人签字*某财务部2023-05-10办公采购流程行政部-流程-2023-002审计检查2个工作日配合审计工作*工（四）文件销毁审批表文件名称文件编号形成日期保管期限数量销毁原因申请人行政部负责人分管副总经理销毁日期执行人监督人2022年通知文件行政部-通知-2022-0052022-12-013年20份保管期限已满*某*工*总2023-12-25*某*工四、执行要点提示责任明确各部门需指定1名兼职档案管理员，负责本部门文件收集、初步整理及移交；行政部设专职档案管理员，负责归档、保管、借阅及销毁的全程管理。及时性要求文件形成后5个工作日内完成初审，10个工作日内提交行政部；月度文件需在次月5日前完成归档，避免文件积压。完整性保障文件归档时需保证、附件、审批手续齐全，对缺失部分需及时补充；电子文件与纸质文件内容一致，避免版本混乱。保密管理涉密文件（如未公开制度、合同、财务数据）需单独存放，查阅权限严格控制，电子文件加密存储，禁止通过私人