企业合同审批及档案管理操作指南

企业合同审批及档案管理操作指南一、适用范围与应用场景本指南适用于企业内部各类经济合同的全生命周期管理，包括但不限于：业务合作合同（如服务采购、销售协议）、采购合同（如物资、设备采购）、劳动合同、租赁合同、保密协议等。在企业日常运营中，从合同起草、审批、签署到归档、查阅，均需遵循本规范，保证合同管理合规、高效，规避法律风险，保障企业及合作方合法权益。二、合同审批及档案管理全流程操作说明（一）合同起草与提交明确需求与条款业务部门根据合作需求，确定合同标的、数量、金额、履行期限、双方权利义务、违约责任等核心条款。参考企业标准合同模板，保证条款符合法律法规及企业内部管理制度。起草合同文本使用企业指定的合同模板（如Word版），填写完整合同信息，包括但不限于：合同编号（规则：年份-部门简称-合同序号，如2024-SC-001）、合同名称、甲乙双方全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系人及联系方式、合同金额、支付方式、履行期限、争议解决方式等。内部审核与附件准备业务负责人对合同条款的合理性、必要性进行审核，保证与业务需求一致。如涉及技术、财务、法务等专业内容，需附上相关附件（如技术协议、报价单、资质证明等），并由对应部门负责人签字确认。提交审批系统将最终版合同文本及附件通过企业OA系统或合同管理系统提交至审批流程，选择对应审批节点（如部门负责人→法务→财务→分管领导→总经理），并注明合同类型及紧急程度。（二）多级审批执行部门负责人审批部门负责人审核合同的业务必要性、条款完整性，重点核对合作方资质（如营业执照、相关行业许可）是否有效，是否符合部门年度预算及工作计划。审批通过后流转至下一节点，驳回需注明具体修改意见。法务部门审核法务部门重点审核合同合法性、合规性，包括：主体资格：合作方是否为依法设立并有效存续的法人/其他组织；条款合法性：是否存在无效条款（如“霸王条款”）、违约责任是否明确、争议解决方式是否符合企业约定；权利义务对等性：双方权利义务是否平衡，是否存在企业单方面过度风险。审核通过后流转至财务部门，如需修改，反馈至业务部门调整。财务部门审核财务部门审核合同金额准确性、支付方式合理性、税务处理合规性及资金安排可行性，重点检查：合同总金额是否超出预算，若超预算需附预算调整审批单；支付节点与履约进度是否匹配，预付款、进度款、尾款比例是否合理；发票类型（如增值税专用发票/普通发票）及开票要求是否明确。审核通过后流转至分管领导。分管领导及总经理审批分管领导审核合同是否符合企业战略规划及部门业务重点，审批通过后按权限提交至总经理（如合同金额超过一定阈值，需总经理最终审批）。总经理从企业整体利益出发，对重大合同条款进行最终确认。（三）合同签署与用印审批通过确认所有审批节点完成后，系统自动“合同审批通过通知”，业务部门可最终版合同文本（PDF版，含审批流程记录），准备签署。文本核对与打印业务部门核对最终版合同文本与审批版本是否一致，确认无误后打印一式X份（根据合作方需求及企业存档要求确定，通常至少3份：企业存档1份、合作方1份、财务/业务部门1份），使用A4纸双面打印，保证字迹清晰、无涂改。用印申请与审批通过OA系统提交“合同用印申请”，已签署的合同扫描件（或待签署合同文本），注明用印份数、用途，附“合同审批通过通知”。由行政部（或指定用印管理部门）审核用印申请，核对合同文本与审批记录一致后，安排用印。正式签署企业法定代表人或授权代表人（需附《授权委托书》）在合同指定签署位置签字，字迹工整清晰；加盖企业公章（或合同专用章），保证骑缝章（多页合同）及每页章清晰完整，不得模糊或重叠；合作方签署及用印后，业务部门收回合同文本，核对签署及用印完整性，如有问题及时沟通补充。（四）档案整理与归档档案信息登记合同签署完成后，业务部门在“合同档案管理台账”中登记以下信息：合同编号、名称、甲乙双方名称、合同金额、签署日期、履行期限、归档日期、档案保管部门、档案编号、附件清单等，保证信息准确可查。材料整理与装订整理归档材料：包括合同正本（含签署页）、审批流程记录（系统截图或打印件）、附件（如技术协议、报价单、资质证明等）、《授权委托书》（如适用）、用印申请单等；按顺序用档案夹装订，多页合同需在左侧装订，加装封面（注明合同名称、编号、归档日期）和封底，避免材料散失。移交档案管理部门业务部门将整理好的合同档案在3个工作日内移交至企业档案管理部门（或行政部），办理移交手续，双方在“档案移交清单”上签字确认，档案管理部门按“合同档案分类规则”（如按合同类型、年度、部门分类）上架存放。（五）档案利用与维护档案查阅内部员工因工作需要查阅合同档案，需填写《合同档案借阅申请表》，经部门负责人及档案管理部门负责人审批；查阅时需在档案阅览室进行，不得带出，确需借出（如诉讼、审计需提供原件），须经总经理批准，借阅期限不超过3个工作日，到期归还时档案管理部门需检查档案完整性。档案变更与续签合同履行过程中如发生变更（如金额、履行期限调整），需签订《合同补充协议》，按原审批流程审批后，与原合同一并归档；合同到期需续签的，业务部门应在到期前1个月启动续签审批流程，新审批通过后替换原档案或新增续签档案。档案保管与销毁合同档案保管期限按法律法规及企业规定执行（如一般合同保管期限为10年，重大合同保管期限为20年或永久）；保管期限届满需销毁的，由档案管理部门编制《档案销毁清单》，经法务部门、总经理审批后，由2人以上共同监销，保证档案信息无法恢复，并留存销毁记录。三、合同档案管理常用模板模板一：合同审批流程表审批节点审批人审批意见审批时间业务部门负责人*经理同意，按流程审批2024-XX-XX法务部门*法务专员条款需补充违约金计算方式2024-XX-XX财务部门*财务经理同意，支付方式合理2024-XX-XX分管领导*总同意执行2024-XX-XX总经理*董事长最终批准2024-XX-XX模板二：合同档案信息登记表合同编号合同名称甲方名称乙方名称合同金额（元）签署日期履行期限归档日期档案编号附件清单2024-SC-001设备采购合同XX科技有限公司YY设备公司500,0002024-03-152024-03-15至2024-09-152024-03-20DA2024-005报价单、质保协议模板三：合同档案借阅申请表借阅人姓名*张三所在部门市场部借阅事由项目审计需查阅借阅合同编号2024-SC-001借阅期限2024-XX-XX至2024-XX-XX部门负责人审批*经理：同意档案管理部门审批*档案主管：同意借出，按期归还备注不得涂改、复印四、关键注意事项合规性优先合同条款必须符合《_________民法典》等法律法规，禁止约定违反法律强制性规定的内容（如“一方放弃全部权利”等）。合作方为自然人的，需核实身份信息；为法人/其他组织的，需核验营业执照、法定代表人证件号码明及授权委托书（如非法定代表人签署）。信息准确性合同文本中的名称、金额、日期、账号等关键信息需反复核对，保证与审批材料、附件一致，避免因笔误导致纠纷。审批流程中各环节需在规定时限内完成（一般节点不超过2个工作日），紧急合同需标注“急件”并同步沟通审批人。档案完整性归档材料需包含合同全流程文件，保证审批记录、签署页、附件等齐全，杜绝“只存合同不存审批”的情况。档案移交时需双方签字确认，建立“一档一账”，定期（每季度）检查档案台账与实物一致性。用印与安全合同用印前必须完成全部审批流程，严禁“先签后批”或“无审批用印”。公章由行政部专人保管，用印时需登记用印时间、用途、经办人，保证用印可追溯。档案存放场所需具备防火、防潮、防虫、防盗条件