企业财务报销审批制度

企业财务报销审批制度企业财务报销审批制度财务报销作为企业日常运营管理的重要环节，直接关系到企业资金安全、成本控制及合规运营。为规范财务报销行为，防范财务风险，提升资金使用效率，根据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》及相关国家法律法规，结合集团母公司《企业内部控制基本规范》及子公司实际运营需求，特制定本制度。本制度旨在通过明确管理职责、规范操作流程、强化风险防控，构建全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进的财务报销管理体系，确保企业财务报销工作的合规性、规范性与高效性。第一章总则第一条制度制定的政策依据本制度依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国税收征收管理法》《企业会计准则第14号——收入》《企业会计准则第18号——应付职工薪酬》等国家相关法律法规，以及《企业内部控制基本规范》和《企业内部控制应用指引第9号——销售与收款》《企业内部控制应用指引第14号——采购与付款》等行业准则，同时参考集团母公司《企业内部控制手册》及子公司《财务管理办法》，结合企业实际运营情况，制定本制度。本制度旨在通过规范财务报销管理，防控财务风险，提升财务管理水平，保障企业资金安全与合规运营。第二条适用范围本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。公司各部门、下属单位在开展业务活动过程中发生的各类费用支出，均应按照本制度规定进行报销。本制度覆盖的业务场景包括但不限于：员工因公出差、公务接待、差旅住宿、交通费用、办公采购、业务招待、固定资产购置、维修维护等产生的费用报销。第三条核心术语定义1.财务报销专项管理：指企业为规范财务报销行为，防控财务风险，提升资金使用效率，构建全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进的财务报销管理体系，所开展的一系列管理活动，包括制度建设、流程优化、风险防控、监督考核等。2.财务报销风险：指企业在财务报销过程中可能出现的违规操作、舞弊行为、资金损失等风险，包括但不限于：虚假报销、超标准报销、不合规票据、重复报销、资金挪用等。3.财务报销合规：指企业财务报销行为符合国家法律法规、行业准则、集团母公司规定及子公司内部管理制度的要求，确保财务报销的真实性、准确性、完整性、合规性。4.财务报销责任：指企业各部门、下属单位及全体员工在财务报销过程中应承担的职责，包括但不限于：如实填报报销信息、提供合规票据、遵守报销流程、配合监督检查等。第四条财务报销专项管理的核心原则1.全面覆盖原则：财务报销专项管理应覆盖公司所有部门、下属单位及全体员工，确保所有财务报销行为均在管理制度范围内。2.责任到人原则：明确各部门、下属单位及全体员工在财务报销过程中的职责，确保责任到人、考核到位。3.风险导向原则：重点关注财务报销过程中的高风险环节，采取有效措施防控财务风险，确保资金安全。4.持续改进原则：定期评估财务报销管理体系的有效性，及时发现问题并优化流程，提升管理水平。第二章管理组织机构与职责第五条决策层职责公司主要负责人为公司财务报销专项管理第一责任人，对财务报销专项管理工作负总责。主要负责人的职责包括：批准财务报销专项管理制度，监督财务报销专项管理工作的实施，对重大财务报销风险事件进行决策处理。公司分管领导为公司财务报销专项管理直接责任人，对财务报销专项管理工作负直接责任。分管领导的职责包括：组织财务报销专项管理制度的具体实施，协调各部门、下属单位开展财务报销专项管理工作，对财务报销风险事件进行处置。第六条专项管理领导小组公司设立财务报销专项管理领导小组，由公司主要负责人、分管领导及相关部门负责人组成。领导小组下设办公室，办公室设在财务部，负责日常管理工作。财务报销专项管理领导小组的职责包括：1.统筹协调公司财务报销专项管理工作，制定财务报销专项管理工作的总体规划。2.审议批准财务报销专项管理制度，监督财务报销专项管理制度的实施。3.决策审批重大财务报销风险事件的处理方案。4.定期评估财务报销专项管理体系的有效性，提出改进意见。第七条牵头部门职责财务部为公司财务报销专项管理的牵头部门，负责财务报销专项管理制度的建设、实施、监督、考核等工作。财务部的职责包括：1.统筹财务报销专项管理制度的建设，制定财务报销专项管理制度的修订计划。2.组织开展财务报销专项风险排查，识别、评估、处置财务报销风险。3.监督财务报销专项管理制度的实施，对各部门、下属单位的财务报销行为进行监督检查。4.考核各部门、下属单位的财务报销专项管理工作，提出改进意见。5.开展财务报销专项培训，提升员工财务报销合规意识。第八条专责部门职责审计部为公司财务报销专项管理的专责部门，负责财务报销专项领域的业务合规审核、流程优化、风险处置等工作。审计部的职责包括：1.对财务报销业务进行合规审核，确保财务报销行为符合国家法律法规、行业准则、集团母公司规定及子公司内部管理制度的要求。2.优化财务报销流程，提升财务报销效率，降低财务报销风险。3.对财务报销风险事件进行处置，提出整改意见。4.开展财务报销专项审计，评估财务报销管理体系的有效性。第九条业务部门/下属单位职责各部门、下属单位为公司财务报销专项管理的业务部门，负责落实本领域财务报销专项管理要求，开展日常风险防控。各部门、下属单位的职责包括：1.落实公司财务报销专项管理制度，确保本部门的财务报销行为符合制度要求。2.开展本部门的财务报销风险防控工作，识别、评估、处置本部门的财务报销风险。3.对本部门的员工进行财务报销培训，提升员工的财务报销合规意识。4.配合公司财务部和审计部开展财务报销专项检查，及时整改发现的问题。第十条基层执行岗职责各部门、下属单位的基层执行岗为公司财务报销专项管理的基层执行岗，负责本部门的财务报销工作，应承担以下合规操作责任：1.岗位合规承诺：基层执行岗应签署岗位合规承诺书，承诺遵守公司财务报销专项管理制度，如实填报报销信息，提供合规票据，配合监督检查。2.风险上报义务：基层执行岗应积极发现并上报本部门的财务报销风险，对发现的风险及时采取措施进行处置，避免风险扩大。第三章专项管理重点内容与要求第十一条采购领域供应商尽职调查1.业务操作的合规标准：采购部门在开展采购活动时，应严格按照公司《供应商管理制度》进行供应商尽职调查，确保供应商资质合规、信誉良好、价格合理。供应商尽职调查应包括但不限于：供应商营业执照、税务登记证、组织机构代码证、行业资质证书、银行资信证明、财务状况、经营状况、诉讼记录等。2.禁止性行为内容：严禁采购部门与供应商进行利益输送，严禁采购部门与供应商串通投标、操纵采购价格、违规签订采购合同等。3.专项风险的重点防控点：采购部门应重点关注供应商资质造假、供应商财务状况恶化、供应商经营异常等风险，采取有效措施进行防控，确保采购活动的合规性、安全性。第十二条招标流程规范1.业务操作的合规标准：采购部门在开展招标活动时，应严格按照公司《招标投标管理制度》进行招标，确保招标流程规范、公开、公平、公正。招标流程应包括但不限于：招标公告发布、投标文件接收、投标文件评审、中标通知发布、合同签订等。2.禁止性行为内容：严禁采购部门与投标人进行利益输送，严禁采购部门操纵招标结果、违规签订招标合同等。3.专项风险的重点防控点：采购部门应重点关注招标公告发布不规范、投标文件评审不公正、中标结果被操纵等风险，采取有效措施进行防控，确保招标活动的合规性、公平性。第十三条资金审批权限1.业务操作的合规标准：财务部应制定资金审批权限表，明确不同金额的资金审批权限，确保资金审批权限清晰、合理。资金审批权限表应包括但不限于：部门负责人审批权限、分管领导审批权限、总经理审批权限等。2.禁止性行为内容：严禁各部门、下属单位越权审批资金、违规拆分审批金额等。3.专项风险的重点防控点：财务部应重点关注资金审批权限不清、资金审批不规范等风险，采取有效措施进行防控，确保资金审批的合规性、安全性。第十四条税务合规要求1.业务操作的合规标准：财务部应严格按照国家税收法律法规进行税务处理，确保税务合规。税务处理应包括但不限于：增值税、企业所得税、个人所得税等税种的申报、缴纳、退税等。2.禁止性行为内容：严禁财务部进行虚假税务申报、逃税、偷税等违法行为。3.专项风险的重点防控点：财务部应重点关注税务政策变化、税务申报错误、税务稽查等风险，采取有效措施进行防控，确保税务处理的合规性、准确性。第十五条差旅住宿标准1.业务操作的合规标准：人力资源部应制定差旅住宿标准，明确不同职级、不同地区的差旅住宿标准，确保差旅住宿费用合理。差旅住宿标准应包括但不限于：高级别人员、中级别人员、低级别人员的住宿标准、不同地区的住宿标准等。2.禁止性行为内容：严禁员工超标准住宿、违规选择住宿地点、虚假报销差旅住宿费用等。3.专项风险的重点防控点：人力资源部应重点关注差旅住宿标准执行不到位、差旅住宿费用超标等风险，采取有效措施进行防控，确保差旅住宿费用的合理性、合规性。第十六条公务接待标准1.业务操作的合规标准：接待部门应制定公务接待标准，明确不同级别、不同场合的公务接待标准，确保公务接待费用合理。公务接待标准应包括但不限于：高级别人员、中级别人员、低级别人员的接待标准、不同场合的接待标准等。2.禁止性行为内容：严禁接待部门超标准接待、违规提供招待费用、虚假报销公务接待费用等。3.专项风险的重点防控点：接待部门应重点关注公务接待标准执行不到位、公务接待费用超标等风险，采取有效措施进行防控，确保公务接待费用的合理性、合规性。第十七条固定资产购置1.业务操作的合规标准：资产管理部门应制定固定资产购置标准，明确固定资产购置的审批流程、审批权限、购置标准等，确保固定资产购置合规。固定资产购置标准应包括但不限于：固定资产购置审批流程、固定资产购置审批权限、固定资产购置标准等。2.禁止性行为内容：严禁资产管理部门违规购置固定资产、超标准购置固定资产、虚假报销固定资产购置费用等。3.专项风险的重点防控点：资产管理部门应重点关注固定资产购置审批不规范、固定资产购置费用超标等风险，采取有效措施进行防控，确保固定资产购置的合规性、合理性。第十八条维修维护1.业务操作的合规标准：工程管理部门应制定维修维护标准，明确维修维护的审批流程、审批权限、维修维护标准等，确保维修维护合规。维修维护标准应包括但不限于：维修维护审批流程、维修维护审批权限、维修维护标准等。2.禁止性行为内容：严禁工程管理部门违规进行维修维护、超标准进行维修维护、虚假报销维修维护费用等。3.专项风险的重点防控点：工程管理部门应重点关注维修维护审批不规范、维修维护费用超标等风险，采取有效措施进行防控，确保维修维护的合规性、合理性。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制财务部应根据国家法律法规、行业准则、集团母公司规定及子公司实际运营情况，定期对财务报销专项管理制度进行评估，及时修订制度，确保制度的合规性、适用性。制度动态更新机制应包括但不限于：每年对财务报销专项管理制度进行一次评估，根据评估结果及时修订制度，修订后的制度应报公司主要负责人批准后实施。第二十条风险识别预警机制财务部和审计部应定期开展财务报销专项风险排查，识别、评估、处置财务报销风险。风险识别预警机制应包括但不限于：每年开展两次财务报销专项风险排查，对排查出的问题进行分级评估，发布风险预警通知，要求相关部门、下属单位及时采取措施进行整改。第二十一条合规审查机制财务部和审计部应将财务报销合规审查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，确保财务报销行为的合规性。合规审查机制应包括但不限于：在业务决策、合同签订、项目启动前，对财务报销方案进行合规审查，未经审查不得实施。第二十二条风险应对机制财务部和审计部应根据财务报销风险的等级，采取不同的应对措施。风险应对机制应包括但不限于：对一般风险，要求相关部门、下属单位及时采取措施进行整改；对重大风险，要求相关部门、下属单位立即采取措施进行处置，并上报公司主要负责人，公司主要负责人应及时决策处理。第二十三条责任追究机制公司对违反财务报销专项管理制度的行为，应追究相关人员的责任。责任追究机制应包括但不限于：对违规行为，根据违规情节的严重程度，采取不同的处罚措施，包括但不限于：通报批评、经济处罚、纪律处分等。第二十四条评估改进机制财务部和审计部应定期对财务报销专项管理体系的有效性进行评估，及时发现问题并优化流程。评估改进机制应包括但不限于：每年对财务报销专项管理体系进行一次评估，对评估结果进行分析，提出改进意见，并督促相关部门、下属单位落实改进措施。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障公司主要负责人、分管领导及各部门、下属单位负责人应切实履行财务报销专项管理职责，确保财务报销专项管理工作的顺利开展。组织保障应包括但不限于：公司主要负责人、分管领导及各部门、下属单位负责人应定期参加财务报销专项管理工作会议，研究解决财务报销专项管理工作中存在的问题。第二十六条考核激励机制公司应将财务报销专项合规情况纳入部门及个人的年度考核，与绩效、评优挂钩。考核激励机制应包括但不限于：每年对各部门、下属单位的财务报销专项管理工作进行考核，对考核结果优秀的部门、下属单位进行奖励，对考核结果不合格的部门、下属单位进行处罚。第二十七条培训宣传机制公司应分层级开展财务报销专项培训，提升员工财务报销合规意识。培训宣传机制应包括但不限于：每年对管理层进行一次财务报销专项管理培训，对一线员工进行两次财务报销专项管理培训，培训内容包括财务报销专项管理制度、财务报销操作规范、财务报销风险防控等。第二十八条信息化支撑公司应通过信息化