企业内部沟通协作制度

企业内部沟通协作制度企业内部沟通协作制度第一章总则第一条为贯彻落实《中华人民共和国网络安全法》《数据安全法》《个人信息保护法》等相关国家法律法规，遵循《企业信息安全管理规范》（GB/T30976.1-2014）等行业准则，以及集团母公司关于强化内部控制、提升管理效能的系列规定，同时为有效防控沟通协作过程中的信息安全风险、运营管理风险及合规风险，规范企业内部沟通协作行为，提升组织协同效率，特制定本制度。第二条本制度适用于公司总部各部门、各下属单位及全体员工。凡涉及公司内部信息传递、文件流转、会议组织、跨部门协作、线上沟通平台使用等所有沟通协作活动，均须遵守本制度规定。本制度覆盖公司所有业务场景下的内部沟通协作管理要求。第三条本制度涉及的核心术语定义如下：（一）内部沟通协作管理：指企业为实现组织目标，在内部层级之间、部门与部门之间、员工与员工之间，通过正式或非正式渠道进行信息交流、意见表达、任务协调、决策制定与执行等活动的管理过程。其核心在于确保信息传递的及时性、准确性、安全性，促进跨部门协同，提升整体运营效率，并有效防范相关风险。（二）沟通协作风险：指在内部沟通协作过程中，因制度不健全、流程不规范、操作不合规、技术缺陷、人为失误或外部干扰等原因，可能导致企业利益受损、信息泄露、资产损失、声誉影响、法律责任或运营中断等潜在不利的可能性。（三）合规要求：指企业内部沟通协作活动必须遵守的所有法律、法规、行业规范、政策要求以及公司内部规章制度、行为准则等总和。包括但不限于信息安全规定、保密制度、档案管理要求、反商业贿赂规定、数据保护规定等。第四条企业内部沟通协作管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：沟通协作管理的范围应覆盖所有内部沟通协作活动及参与人员，确保无死角、无盲区。（二）责任到人原则：明确各层级、各部门、各岗位在沟通协作管理中的职责，确保事事有人管、层层有人负责。（三）风险导向原则：聚焦沟通协作过程中的重点风险领域，实施差异化管控措施，优先防范重大风险。（四）持续改进原则：定期评估沟通协作管理的有效性，根据内外部环境变化及时调整优化管理措施，不断提升管理水平。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司内部沟通协作管理工作负总责，对落实本制度、防控相关风险承担最终领导责任。公司分管领导对内部沟通协作管理工作负直接领导责任，负责组织协调、督促落实相关工作。第六条设立公司内部沟通协作管理领导小组（以下简称“领导小组”），作为公司内部沟通协作管理工作的决策与统筹协调机构。领导小组由公司主要负责人或其授权代表担任组长，分管领导担任副组长，相关职能部门负责人担任成员。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹研究制定和完善公司内部沟通协作管理的总体战略、政策与制度体系。（二）审议重大沟通协作管理事项，对跨部门、跨层级的复杂沟通协作问题进行决策审批。（三）协调解决沟通协作管理过程中的重大争议和困难，推动形成协同合力。（四）监督评价内部沟通协作管理工作的整体成效，听取相关部门和员工的意见建议。第七条明确各层级、各部门在内部沟通协作管理中的具体职责分工：（一）牵头部门：由办公室（或综合管理部/行政部等根据企业实际情况确定）担任内部沟通协作管理的牵头部门。主要职责包括：统筹推进本制度的建设、修订与宣贯工作；组织开展内部沟通协作风险的识别、评估与预警；建立并监督执行沟通协作的合规审查机制；协调、监督各部门沟通协作管理工作的落实情况；组织开展相关培训与宣贯；定期汇总、分析沟通协作管理情况，向领导小组报告。（二）专责部门：由信息安全部、法务合规部、人力资源部等相关部门担任沟通协作管理的专责部门。主要职责包括：负责内部沟通协作活动中涉及信息安全、法律合规、人员行为等方面的审核与指导；参与制定和优化沟通协作相关流程与技术规范；协助开展风险处置与事件调查；对各部门沟通协作合规性进行监督检查；提供专业培训与咨询支持。（三）业务部门/下属单位：各部门、各下属单位负责人是本部门/本单位内部沟通协作管理的第一责任人，对本部门/本单位的沟通协作活动负全面管理责任。主要职责包括：组织传达学习本制度及相关要求，确保本部门/本单位员工掌握并遵守；根据本制度及公司整体要求，制定本部门/本单位的细化沟通协作管理细则；落实本部门/本单位的日常风险防控措施，开展自查自纠；及时报告沟通协作中的风险事件与问题；配合领导小组及相关部门开展监督检查与调查工作。第八条基层执行岗，即参与具体内部沟通协作操作的员工，承担以下合规操作责任：（一）严格遵守本制度及本部门制定的细化管理规定，按章办事。（二）规范使用公司提供的沟通协作工具与平台，不得擅自改装、越权操作或使用非授权渠道。（三）妥善保管和使用沟通协作中涉及的公司信息、业务数据及个人信息，落实保密要求。（四）发现沟通协作过程中的潜在风险或违规行为，应立即采取控制措施并按流程上报。（五）积极参加公司组织的沟通协作管理相关培训，提升合规意识和操作技能。（六）签署岗位合规承诺书，明确个人在沟通协作中的责任与义务。第三章专项管理重点内容与要求第九条信息传递与流转环节管理：所有内部信息（包括但不限于文件、报告、数据、邮件、即时消息等）的传递和流转，必须通过公司指定的官方渠道进行。严禁通过个人邮箱、即时通讯工具、社交媒体等非官方渠道传递涉密或敏感信息。重要信息传递应确认接收方身份，并根据信息密级要求采取相应的安全措施（如加密、审批登记等）。电子文件流转应使用公司统一的文档管理系统，确保版本控制、操作可追溯。第十条会议组织与沟通环节管理：各类内部会议（包括但不限于办公会、专题会、培训会等）的组织与沟通，应遵循相关会议管理制度。会议通知应明确会议主题、时间、地点、参会人员、议题等关键信息，并通过正式渠道发布。会议期间，应指定专人记录，重要决策或指示应及时整理成文，按程序传达和存档。会议产生的电子文件应按档案管理规定进行归档管理。使用视频会议等远程沟通方式时，应注意会议系统的安全设置，结束后及时退出，防止信息泄露。第十一条跨部门协作与协调环节管理：部门间的协作项目或临时任务，应有明确的牵头部门和配合部门，并制定相应的协作计划。通过正式渠道下达协作指令或提出协作需求，明确工作内容、标准、时限和责任人。协作过程中，应建立有效的沟通机制，及时反馈进展、解决障碍。涉及多个部门的重大协作事项，应向领导小组报备或寻求协调支持。协作形成的成果或文件，应由相关部门会签确认。第十二条线上沟通平台使用管理：公司统一采购或搭建的内部即时通讯、在线文档、项目管理等线上沟通平台，是开展内部沟通协作的主要工具。所有员工必须使用公司指定的平台进行工作相关的沟通协作。平台使用应遵循“工作相关、内外有别”的原则，不得利用平台进行与工作无关的活动，严禁传播小道消息、发布不当言论或进行可能损害公司形象的行为。平台运营管理部门应定期对平台进行安全检查和漏洞修复，保障系统稳定运行和数据安全。第十三条供应商与外部沟通环节管理：与外部供应商、合作伙伴或客户的沟通协作，涉及公司内部信息传递时，应严格遵守保密协议和信息安全规定。对外提供公司信息前，需履行内部审批程序，明确信息提供范围和保密要求。与外部人员的沟通应规范使用公司官方邮箱或授权渠道，注意保护公司商业秘密和敏感数据。对外沟通中涉及公司政策、策略或非公开信息的，不得泄露给无关第三方。第十四条涉密信息与敏感数据处理管理：明确公司涉密信息和敏感数据的范围界定、标识方法、管理要求。涉密信息原则上不得在任何非安全环境下进行传递、处理或存储。确需处理的，应在授权的保密环境下进行，并采取严格的物理隔离、技术防护和管理措施。涉密载体（如涉密文件、U盘、移动硬盘等）的使用、保管、传递、销毁必须严格遵守保密规定。对敏感个人信息（如员工个人信息、客户隐私数据等）的处理，必须符合《个人信息保护法》等法律法规要求，履行合法、正当、必要原则，并采取加密、脱敏等技术措施保护。第十五条沟通协作工具与系统安全管理：规范各类沟通协作工具（包括硬件设备、软件应用、网络系统等）的采购、验收、部署、使用、变更和报废管理。加强对员工使用沟通协作工具的监督和审计，防止违规使用或引入不安全因素。定期对沟通协作系统进行安全评估和渗透测试，及时修复发现的安全漏洞。建立健全账号和权限管理制度，遵循“最小权限、定期变更”原则，防止越权访问或数据泄露。第十六条禁止性行为管理：严禁利用内部沟通渠道散布谣言、传播小道消息、恶意攻击他人或进行人身攻击。严禁泄露公司商业秘密、技术秘密、经营信息、客户资料、员工个人信息等任何形式的保密信息。严禁利用沟通协作工具进行任何形式的赌博、迷信、色情或其他非法活动。严禁通过内部沟通渠道进行利益输送、权钱交易或任何形式的商业贿赂活动。严禁发送垃圾邮件、无关信息或干扰他人正常工作。严禁违反公司规定，私自使用外部云存储、个人邮箱、即时通讯工具等处理或存储公司信息。第十七条专项风险重点防控点：（一）信息安全风险：重点防控未经授权的访问、信息泄露、数据篡改、系统破坏、病毒木马攻击等。加强边界防护、访问控制、数据加密、安全审计等措施。（二）运营管理风险：重点防控沟通不畅导致的决策失误、协作延迟、任务遗漏、责任不清等。优化沟通流程、明确协作职责、加强进度跟踪与反馈。（三）合规风险：重点防控违反法律法规（如《网络安全法》《数据安全法》《个人信息保护法》《反不正当竞争法》等）、违反公司规章制度或行为准则等。加强制度宣贯、合规审查、违规行为惩处。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：本制度及其配套细则将根据国家法律法规、行业准则的更新变化，公司业务战略、组织架构的调整，以及内外部风险环境的变化，由牵头部门牵头，专责部门参与，定期（至少每年一次）进行评估和修订。修订后的制度需按程序报批后发布实施。重大变化或紧急情况可启动临时修订程序。第十九条风险识别预警机制：建立常态化的内部沟通协作风险识别与评估机制。牵头部门应至少每半年组织一次全面的风险排查，结合专责部门的专项检查结果，识别沟通协作各环节存在的潜在风险点。对识别出的风险进行分级评估（一般风险、较大风险、重大风险），分析风险发生的可能性、影响程度，并形成风险清单和评估报告。对评估结果为“较大”及以上风险的，应及时发布预警通知，要求相关部门采取针对性防控措施。第二十条合规审查机制：将合规审查嵌入内部沟通协作的关键节点和流程中，实现全过程管控。具体嵌入环节包括：（一）重要文件发布或传递前，由相关部门或专责部门（如法务合规部、信息安全部）进行合规性审查。（二）涉及重大决策、重要业务调整、跨部门重大协作的沟通方案或计划，需经领导小组或其授权机构审查。（三）对外发布信息、公告或进行公众沟通前，需履行内部审批和合规审查程序。（四）采购、外包等涉及与外部单位沟通协作的合同或协议，需由法务合规部等专责部门进行审查。建立“未经合规审查不得实施”的制度刚性约束，确保所有沟通协作活动符合法律法规及公司制度要求。第二十一条风险应对机制：针对识别和评估出的风险，以及实际发生的风险事件，建立分级分类的风险应对流程。（一）一般风险：由业务部门/下属单位根据风险评估结果，制定并落实具体的防控措施，定期向牵头部门报告处置情况。（二）较大风险：由牵头部门协调相关专责部门和业务部门/下属单位共同制定应对方案，报分管领导审批后实施。必要时向领导小组报告。（三）重大风险：立即启动应急响应程序。由领导小组或其指定的应急指挥机构负责统一指挥，相关牵头部门、专责部门和业务部门/下属单位按照预案分工，迅速采取措施控制风险蔓延，减少损失。重大风险事件处置过程中，应明确责任协同机制，确保信息畅通、行动迅速。风险事件处置完毕后，应按规定进行总结评估，并将处置报告和改进措施上报领导小组。第二十二条责任追究机制：对违反本制度及相关管理规定的个人或部门，视情节严重程度和造成后果的大小，采取以下一项或多项责任追究措施：（一）批评教育：对情节轻微、初次违规且未造成后果的，给予口头或书面批评教育。（二）警告：对违反规定行为进行正式书面警告，并记录在案。（三）通报批评：对违规行为在内部进行通报批评，警示相关人员和部门。（四）经济处罚：根据公司相关规定，对造成经济损失的违规者处以一定比例的经济处罚。（五）绩效影响：将违规行为记入个人绩效考评记录，影响绩效评分和奖金发放。（六）岗位调整或降级：对因失职、渎职导致严重后果的，可考虑调整岗位或降低职务等级。（七）纪律处分：对构成违纪的，依据公司《员工手册》或相关纪律处分规定，给予记过、记大过、降职、撤职等纪律处分。（八）移送处理：对涉嫌违法犯罪的，依法移送司法机关处理。责任追究应遵循“事实清楚、证据确凿、适用规定、处理恰当、程序合法”的原则，并做好相关记录。第二十三条评估改进机制：建立内部沟通协作管理有效性评估制度。每年由牵头部门牵头，组织专责部门对全年的沟通协作管理工作进行总结评估。评估内容包括：制度执行情况、风险防控效果、流程优化程度、员工合规意识、信息系统支撑能力等。评估可采用问卷调查、访谈座谈、案例分析、绩效考核数据分析等多种方式。评估结果应形成书面报告，提交领导小组审阅。对评估中发现的问题和薄弱环节，应制定专项改进计划，明确责任部门、完成时限，并跟踪落实情况，持续优化管理体系，提升管理效能。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：公司各层级领导应高度重视内部沟通协作管理工作，将其纳入重要议事日程。主要负责人应亲自部署、亲自推动。分管领导应具体负责、抓实抓细。各部门负责人应履行第一责任人的职责，将沟通协作管理要求融入到部门日常管理工作中。建立跨部门沟通协作管理的协调机制，确保各项工作顺畅推进。明确牵头部门、专责部门和业务部门/下属单位在沟通协作管理中的具体职责和权限，形成权责清晰、分工明确、协同高效的管理格局。第二十五条考核激励机制：将内部沟通协作管理的合规情况、风险防控成效、流程优化贡献等纳入各部门的年度绩效考核体系。对在沟通协作管理工作中表现突出、有效防范或处置风险、提出优化建议并产生良好效果的部门和个人，给予表彰奖励，可在评优评先、职务晋升等方面予以倾斜。同时，将个人在沟通协作中的合规表现作为年度绩效考评和评优评先的重要依据。对沟通协作管理工作中存在失职、渎职或违规行为，导致发生风险事件或造成损失的部门和个人，严格落实责任追究制度，并与绩效挂钩，形成正向激励与反向约束相结合的考核机制。第二十六条培训宣传机制：建立分层级、常态化的内部沟通协作管理培训与宣传体系。由牵头部门会同专责部门，定期组织开展面向全体员工的基础培训，重点内容包括：本制度及相关规定的解读、沟通协作工具的正确使用方法、信息安全基础知识、保密要求、合规风险案例警示等。针对不同岗位（如管理岗、操作岗、涉密岗）的需求，开展差异化、专业化的培训。利用公司内网、宣传栏、企业文化手册、专题培训会等多种形式，持续开展沟通协作合规宣传教育，营造“人人讲合规、事事守规矩”的浓厚氛围。鼓励员工积极参与沟通协作管理的建言献策，对有价值的建议给予表彰。第二十七条信息化支撑：加强信息技术在内部沟通协作管理中的支撑作用。推动建立统一的、安全的、功能完善的内部沟通协作平台体系，整合即时通讯、邮件、文档共享、视频会议、项目管理等功能。利用信息技术手段实现沟通协作流程的标准化、自动化，提高协同效率。通过信息系统实现用户行为审计、访问日志记录、数据传输监控、风险事件自动告警等功能，提升风险防控能力。加强信息系统本身的安全防护建设，保障平台稳定、安全、高效运行。定期评估和引入新的信息技术工具，赋能沟通协作管理。第二十八条文化建设：积极培育和践行健康的内部沟通协作文化。将沟通协作管理的要求融入企业核心价值观和员工行为规范中。通过制定发布《内部沟通协作合规手册》、组织签署《合规承诺书》、开展主题文化活动等形式，强化员工的合规意识。倡导开放、坦诚、尊重、高效的沟通理念，鼓励跨部门、跨层级的有效协作。建立畅通的沟通反馈渠道，鼓励员工就沟通协作中的问题提出改进建议