企业内部资料管理制度

企业内部资料管理制度企业内部资料管理制度---第一章总则第一条制度制定的政策依据本制度依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等国家相关法律法规，参照《信息安全技术网络安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019）等行业标准，结合集团母公司《企业内部控制规范手册》及本公司实际需求，旨在规范内部资料管理，防控泄密、滥用、丢失等风险，保障企业核心信息资产安全，维护公司合法权益。第二条适用范围本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司经营管理、技术研发、人力资源、财务审计等所有业务场景中涉及的商业秘密、客户信息、员工档案、财务数据等资料的创建、收集、存储、传输、使用、销毁等全生命周期管理。第三条核心术语定义1.“XX专项管理”：指公司针对资料管理风险实施的系统性控制活动，包括但不限于分级分类、权限管控、流程规范、技术防护、应急处置等，旨在实现“零容忍”风险目标。2.“XX风险”：指因资料管理不善可能导致公司经济利益、声誉形象、知识产权等遭受损害的潜在威胁，包括人为操作风险、技术漏洞风险、外部攻击风险等。3.“XX合规”：指资料管理活动必须符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，确保合法合规运营。第四条专项管理的核心原则1.全面覆盖：所有资料管理活动必须纳入制度管控范围，不留管理盲区。2.责任到人：明确各级管理人员及岗位的资料管理职责，实行“一岗双责”。3.风险导向：聚焦高风险环节，优先配置资源，强化重点防控。4.持续改进：定期评估制度有效性，根据内外部环境变化及时优化。---第二章管理组织机构与职责第五条决策层职责公司主要负责人为资料管理工作的第一责任人，负责审批制度框架、资源配置及重大风险处置；分管领导为直接责任人，承担日常监督考核责任，确保制度落地执行。第六条专项管理领导小组设立“公司资料管理专项领导小组”，由分管领导担任组长，成员包括办公室、法务合规部、信息技术部、纪检监察部等关键部门负责人。主要职能：-统筹协调跨部门资料管理事项；-决策重大风险处置方案；-年度管理情况审核及报告审批。第七条部门职责划分1.牵头部门（办公室/档案管理部）：-负责制度体系建设，组织风险排查与评估；-统筹资料分类分级管理，制定操作指南；-监督考核各部门执行情况，开展培训宣贯。2.专责部门（信息技术部/信息安全部）：-负责技术防护方案设计，如加密存储、访问控制、审计日志；-处理数据安全事件，优化系统工具（如文档管理系统、权限平台）；-定期开展漏洞扫描与应急演练。3.业务部门/下属单位：-落实本领域资料管理要求，指定专人负责；-开展日常自查，及时上报风险隐患；-确保员工知晓并执行操作规范。第八条基层执行岗责任所有接触资料的岗位人员必须履行以下义务：-严格遵守资料使用权限，不得越权查阅；-发现异常情况（如权限异常、介质丢失）立即上报；-签署《岗位合规承诺书》，明确违规后果。---第三章专项管理重点内容与要求第九条资料分类分级管理1.分类标准：按保密级别划分为“核心级”“重要级”“一般级”，对应不同管控要求。2.分级细则：-核心级：涉及商业秘密、核心技术、客户敏感信息，禁止非必要存储；-重要级：业务数据、财务报表等，需加密存储并限制访问；-一般级：公开信息、工作记录等，遵循最小权限原则。第十条创建与收集规范1.创建要求：涉及敏感内容的文档必须标注密级、创建人及日期；2.收集管理：第三方资料接入需经法务审核，留存协议存档；3.禁止行为：严禁通过个人邮箱、即时通讯工具传输核心级资料。第十一条存储与保管要求1.介质管控：核心级资料禁止纸质存储，重要级资料需加密硬盘存储；2.异地备份：核心级资料须双活备份，异地存放；3.禁止行为：严禁将资料存储在非授权设备（如个人电脑、手机），禁止违规外带。第十二条传输与使用管控1.内部传输：通过公司授权系统进行，需记录操作人、时间及IP地址；2.外部传输：需经审批，目标接收方需签署保密协议；3.禁止行为：严禁通过公共云盘、社交媒体传输敏感资料，禁止无审批复印核心级文档。第十三条安全销毁管理1.销毁方式：核心级资料需专业碎纸机销毁，重要级资料需双重检查确认删除；2.销毁记录：每次销毁需填写《资料销毁登记表》，存档备查；3.禁止行为：严禁随意丢弃、删除或泄露未销毁资料。第十四条访问权限管理1.权限审批：按“按需知密”原则，由部门负责人申请，牵头部门审批；2.动态调整：离职、转岗人员权限须当日撤销；3.禁止行为：严禁授权给未经培训人员，严禁共享账号。第十五条供应商资料管理1.尽职调查：合作前审查供应商资料管理能力，签订保密协议；2.过程监督：定期抽查其资料处理流程；3.禁止行为：严禁向供应商泄露核心级技术方案。第十六条应急处置要求1.事件分类：按影响程度分为“一般级”（如资料泄露至非核心人员）和“重大级”（如核心资料外泄）；2.处置流程：事发部门立即隔离涉事资料，技术部评估影响，领导小组决策处置；3.报告要求：一般级事件24小时内上报，重大级事件1小时内上报。第十七条外包与委托管理1.合同约束：明确服务商资料管理责任，约定违约处罚；2.过程监控：定期审计服务商操作记录；3.禁止行为：严禁服务商将资料用于自身业务。---第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制1.修订条件：国家政策调整、业务模式变更、重大事件后；2.修订流程：牵头部门提出修订草案，领导小组审议，主要负责人审批；3.发布要求：修订后需全员培训，旧版制度作废并登记存档。第十九条风险识别预警机制1.排查周期：每季度开展一次全面排查，重大节点（如财报季）增加专项检查；2.风险分级：按可能性和影响程度分为“低、中、高”三级，高风险需制定专项整改方案；3.预警发布：技术部通过系统自动推送风险提示，每月生成《风险预警通报》。第二十条合规审查机制1.审查嵌入关键节点：新员工入职、系统上线、合作签约前必须审查资料合规性；2.“一票否决”原则：发现违规行为，暂停相关事项执行，待整改通过后方可继续；3.审查记录：每次审查需出具《合规审查报告》，存档备查。第二十一条风险应对机制1.一般风险处置：由业务部门自行整改，专责部门监督；2.重大风险处置：启动应急预案，成立专项处置组，必要时聘请外部专家协助；3.责任协同：明确牵头部门、配合部门及责任人，限时销项。第二十二条责任追究机制1.违规情形：擅自泄露资料、违规操作系统、未及时上报风险等；2.处罚标准：根据《员工手册》及集团相关规定，轻者通报批评，重者解除合同；3.联动考核：违规记录计入绩效考核，影响评优晋升。第二十三条评估改进机制1.评估周期：每年开展一次体系有效性评估，采用问卷、访谈、系统数据相结合方式；2.优化流程：针对薄弱环节制定改进计划，次年跟踪验证；3.成果应用：评估报告作为制度修订的依据。---第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障1.各级领导干部需将资料管理纳入“一岗双责”考核，定期述职；2.设立“资料管理联络员”制度，各部门指定专人对接牵头部门。第二十五条考核激励机制1.部门考核：将资料管理合规率纳入部门年度评优指标；2.个人激励：对举报重大风险行为的员工给予奖励；3.绩效考核：违规人员绩效扣分，连续两次取消评优资格。第二十六条培训宣传机制1.分层级培训：管理层重点培训合规履职要求，全员培训操作规范；2.宣传载体：制作《资料管理合规手册》、张贴宣传海报、组织案例警示教育；3.考核检验：培训后需通过线上测试，合格率低于90%的部门负责人约谈。第二十七条信息化支撑1.系统工具：统一使用公司级文档管理系统，实现权限自动流转、操作不可逆；2.技术防护：核心级资料采用动态水印、移动端加密，接入互联网的设备强制加密传输；3.监控预警：技术部通过AI识别异常行为（如大量下载、外发），自动触发风险通知。第二十八条文化建设1.合规手册发布：每年更新《资料管理合规手册》，覆盖所有场景操作指引；2.承诺书签订：新员工入职时签署《资料管理合规承诺书》；3.氛围营造：设立“合规月”活动，通过征文、演讲等形式强化意识。第二十九条报告制度1.风险事件报告：采用标准化表格（附件1），事发24小时内提交；2.年度管理报告：次年3月31日前提交，包含数据统计、问题分析、改进计划；3.报告审核：牵头部门初审，领导小组终审，必要时报送母公司备案。---第六章附则第三十条解释