养老院档案信息管理制度

养老院档案信息管理制度养老院档案信息管理制度养老院档案信息作为机构运营、服务质量及合规管理的重要载体，其真实性、完整性、安全性和保密性直接关系到入住老人的切身利益和机构的声誉。为规范养老院档案信息管理，防范信息泄露、篡改、丢失等风险，提升管理效率与合规水平，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规，结合养老行业特性及集团母公司关于数据安全与风险防控的管理规定，特制定本制度。本制度适用于公司各部门、下属养老院及全体员工，涵盖档案信息的收集、整理、存储、利用、销毁等全生命周期管理，并覆盖养老院运营、医疗、财务、人事、安全管理等业务场景。本制度中下列术语的定义如下：1.XX专项管理：指针对养老院档案信息管理，建立覆盖制度规范、流程优化、风险防控、监督考核、技术保障等全要素的管理体系，确保档案信息合规、安全、高效利用。2.XX风险：指因档案信息管理不善可能导致的法律责任、运营中断、声誉损害、数据泄露或侵权风险等。3.XX合规：指档案信息管理活动严格遵守国家法律法规、行业准则及公司内部制度，确保业务操作合法合规。4.XX关键环节：指档案信息管理中的核心流程节点，如信息采集、权限控制、安全审计等，需重点管控以防范风险。养老院档案信息管理应遵循以下原则：1.全面覆盖：档案信息管理须覆盖所有业务领域，确保无死角、无遗漏。2.责任到人：明确各级管理及执行主体的职责，确保责任可追溯。3.风险导向：聚焦高风险环节，强化预防与控制措施。4.持续改进：定期评估管理效果，动态优化制度与流程。第二章管理组织机构与职责第二章第一条公司主要负责人为养老院档案信息管理的第一责任人，对档案信息管理工作的整体成效负总责；分管领导为直接责任人，负责组织制度落实、风险防控及监督考核。第二章第二条设立养老院档案信息管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司分管领导牵头，成员包括档案管理部、信息技术部、运营部、法务合规部等部门负责人及下属养老院院长。领导小组统筹档案信息管理的顶层设计，负责：1.制定与修订档案信息管理制度，审批重大风险防控方案；2.组织跨部门协调，解决管理中的重大问题；3.定期开展管理效果评估，向决策层汇报。第二章第三条各部门及下属单位职责划分如下：1.牵头部门（档案管理部/信息技术部）：-统筹档案信息管理制度的制定与优化；-识别档案信息管理风险，提出防控措施；-负责系统化工具的推广与运维；-组织培训与宣贯，提升全员合规意识。2.专责部门（法务合规部/运营部）：-负责档案信息业务合规审核，监督流程执行；-优化档案信息管理流程，降低操作风险；-参与重大风险事件的处置与调查。3.业务部门/下属单位（各养老院及业务团队）：-落实档案信息管理要求，确保业务操作合规；-开展日常风险排查，及时上报异常情况；-负责档案信息的日常整理、归档与保管。4.基层执行岗（一线员工）：-严格遵守档案信息操作规范，履行岗位合规承诺；-配合风险排查与审计，及时报告可疑行为；-对所接触的档案信息承担保密责任。第三章专项管理重点内容与要求第三章第一条信息采集与登记-合规标准：档案信息采集须基于业务需求，遵循“最小必要”原则，确保信息来源合法、采集过程规范；采用标准化表格统一登记，避免信息遗漏或错误。-禁止性行为：严禁通过非法渠道获取或强迫老人及家属提供非必要信息。-风险防控：重点防范采集环节的虚假信息、不实记录，需建立信息核验机制。第三章第二条权限控制与访问管理-合规标准：实施分级授权，核心档案（如医疗记录、财务凭证）仅限授权人员访问；建立访问日志，记录查询人、时间、内容等。-禁止性行为：严禁越权访问、违规共享或泄露档案信息。-风险防控：定期审查权限分配，及时撤销离职员工或调岗人员的访问权限。第三章第三条存储与保管-合规标准：纸质档案需分类编号、专柜存放，设置“双人双锁”保管机制；电子档案需存储在安全服务器，定期备份，确保不可篡改。-禁止性行为：严禁将档案带离办公场所，禁止非授权人员接触存储设备。-风险防控：定期检查存储环境（温湿度、防火防潮），防范物理损毁风险。第三章第四条利用与共享-合规标准：档案信息利用须取得相关方（老人、家属或法律授权主体）同意，并明确用途；对外共享需经领导小组审批。-禁止性行为：严禁以营利为目的擅自使用档案信息，禁止泄露老人隐私。-风险防控：建立档案利用审批台账，监督用途是否与授权一致。第三章第五条保密与销毁-合规标准：敏感档案信息需标注保密等级，离职员工须清退所有接触过的档案；档案销毁需经审批，采用不可逆方式（如碎纸机）处理，并记录销毁时间、数量、经办人。-禁止性行为：严禁私自销毁或留存涉密档案。-风险防控：定期开展保密培训，强化员工保密意识。第三章第六条系统安全管理-合规标准：电子档案系统需符合国家信息安全等级保护要求，采用加密传输、多重认证等技术手段；定期开展安全漏洞扫描，及时修复。-禁止性行为：禁止使用非授权账号登录系统，禁止擅自修改系统参数。-风险防控：建立应急响应机制，防范黑客攻击或数据中毒事件。第三章第七条医疗档案专项管理-合规标准：医疗档案需完整记录诊疗过程、用药记录、护理方案等，确保与老人健康信息同步更新；实施“医疗档案与老人健康档案绑定”管理。-禁止性行为：严禁伪造医疗记录，禁止未经授权调阅他人医疗档案。-风险防控：加强医护人员的合规培训，防范诊疗记录不实风险。第三章第八条财务档案专项管理-合规标准：财务档案包括合同、凭证、报表等，需按会计准则归档，确保可追溯；定期开展内部审计，防范财务舞弊。-禁止性行为：严禁虚列支出、伪造发票，禁止违规使用档案信息进行资金挪用。-风险防控：建立财务档案交叉复核机制，确保数据准确。第三章第九条应急响应与处置-合规标准：制定档案信息安全事故应急预案，明确报告流程、处置措施及责任分工；发生信息泄露时，需在24小时内启动应急程序，控制影响范围。-禁止性行为：严禁迟报、漏报或瞒报档案信息安全事故。-风险防控：定期开展应急演练，提升处置能力。第四章专项管理运行机制第四章第一条制度动态更新机制-档案信息管理制度须每年至少审核一次，根据法律法规变化、业务调整或风险事件及时修订；修订后需组织全员培训，确保执行到位。第四章第二条风险识别预警机制-每季度开展专项风险排查，重点识别信息泄露、系统漏洞、操作违规等风险，评估后形成风险清单并分级管理；对高风险项发布预警通知，要求限期整改。第四章第三条合规审查机制-将档案信息管理审查嵌入业务流程，如采购合同签订需审核档案引用条款，系统权限变更需合规部门审批；明确“未经审查不得实施”原则，违规操作需追溯责任。第四章第四条风险应对机制-一般风险由业务部门自行处置，重大风险需领导小组协调处置；建立责任协同机制，如信息技术部配合运营部修复系统漏洞，法务合规部指导流程优化。第四章第五条责任追究机制-明确违规情形及处罚标准，如泄露档案信息属一般违规，需扣除绩效；伪造档案属重大违规，需解除劳动合同并追究法律责任；处罚结果与绩效考核、评优评先挂钩。第四章第六条评估改进机制-每半年对档案信息管理有效性开展评估，通过查阅记录、抽样检查、员工访谈等方式收集反馈；评估结果用于优化制度漏洞，如发现系统操作不便需改进界面设计。第五章专项管理保障措施第五章第一条组织保障-各级领导须定期听取档案信息管理汇报，将管理成效纳入部门年度目标考核；设立专项管理推进小组，协调跨部门资源。第五章第二条考核激励机制-将档案信息管理合规情况纳入部门年度绩效考核，合规达标率高的部门给予奖励，不合格的部门通报批评；对发现重大风险的员工给予绩效加分。第五章第三条培训宣传机制-每半年开展全员档案信息管理培训，管理层侧重合规履职要求，一线员工侧重操作规范；通过宣传栏、内部邮件等渠道强化合规意识。第五章第四条信息化支撑-引入电子档案管理系统，实现档案分类自动归档、权限动态调整、操作全程留痕；利用大数据技术进行风险实时监控，异常行为自动预警。第五章第五条文化建设-编制《养老院档案信息合规手册》，发布至各养老院及员工端；组织签订合规承诺书，将保密义务纳入劳动合同。第五章第六条报告制度-建立风险事件上报台账，要求业务部门在发现异常时24小时内上报至牵头部门；每年1月31日前提交年度管理报告，