分公司合同归档协议范本

分公司合同归档协议范本甲乙双方根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规的规定，就分公司合同归档事宜，经友好协商，达成以下协议：鉴于甲方为乙方的主办单位，乙方为甲方的分支机构，为明确双方在合同归档方面的权利与义务，确保合同档案的安全、完整与有效利用，特制定本协议。第一条定义1.1本协议所称“合同”是指乙方以自身名义或者代表甲方签订的，设立、变更、终止民事权利义务关系的协议及其他具有法律约束力的文件。1.2本协议所称“合同档案”是指与合同相关的各类文件材料，包括但不限于合同正本、副本、附件、谈判记录、审批流程文件、履行过程中的各种书面凭证（如变更协议、补充协议、付款凭证、发票、对账单、纠纷处理文件、法律文书等）、电子合同及其相关数据等。1.3“归档”是指按照本协议约定，对合同档案进行分类、标识、整理、保存和管理的活动。1.4“电子档案”是指以电子形式生成的或存储的合同档案，包括但不限于电子合同、扫描件、电子签名文件、与合同履行相关的电子数据记录等。1.5“纸质档案”是指以纸质形式存在的合同档案。第二条归档范围2.1乙方在经营活动中签订或参与的，且与甲方利益相关的所有合同，无论合同金额大小、性质如何，均属于本协议约定的归档范围。2.2具体归档范围包括但不限于：购销合同、服务合同、租赁合同、借款合同、担保合同、工程承包合同、技术开发与转让合同、知识产权许可合同、保密协议、劳动合同等。2.3合同履行过程中产生的所有相关文件，如通知、确认函、往来函件、会议纪要、验收报告、审计报告、诉讼或仲裁文件等，均应作为合同档案的组成部分进行归档。第三条纸质档案归档要求3.1归档时间：乙方应在合同签订或合同关系终止后[例如：三十]个工作日内完成合同正本及重要附件的纸质归档工作；其他相关文件应在其产生后及时归档。3.2分类与编号：乙方应按照甲方制定的《合同档案分类方案》和《合同档案编号规则》对纸质档案进行分类和编号。分类应科学合理，编号应唯一且具有系统性。3.3整理与装订：纸质档案应进行系统整理，去除无关材料，按编号顺序或时间顺序排列，使用统一规格的档案盒装订或存放。档案盒应干净、牢固，并能有效保护档案内容。3.4标识：每盒档案应粘贴档案标签，标签上应清晰、准确地标注档案编号、合同标题、签订日期、对方当事人名称、保管期限等关键信息。档案盒的外部应进行明显标识。3.5存放：纸质档案应存放在干燥、通风、安全、防火、防盗的专用档案室或档案柜中。存放环境应符合档案保管的要求。第四条电子档案归档要求4.1归档时间：乙方应在电子合同生成或相关电子文件形成后及时进行归档，确保电子档案与纸质档案的同步性或优先性，具体操作遵循甲方电子档案管理系统的规定。4.2管理系统：乙方必须将电子档案上传至甲方指定的电子合同档案管理系统（系统地址/名称：[请填写系统信息]）。不得将电子档案存储在个人电脑、移动设备或其他非指定位置。4.3分类与命名：电子档案的上传应遵循甲方系统的分类目录结构，文件命名应规范、清晰，通常应包含合同编号、合同标题、文件类型等信息，例如：“合同编号-合同标题-文件类型（如：合同.pdf）”。4.4有效性保障：确保电子档案的完整性、准确性和可读性。对于扫描件，应保证扫描质量；对于电子签名文件，应确保签名的有效性及与原文的关联性。定期检查电子档案的打开和阅读是否正常。4.5备份与安全：乙方有义务按照甲方要求对电子档案进行备份，并采取必要的技术措施（如设置密码、权限控制等）确保电子档案的安全，防止未经授权的访问、修改或删除。甲方负责电子档案管理系统本身的安全维护和备份。4.6纸电同步：对于法律或甲方要求需要纸质原件存档的合同，乙方应确保电子档案与纸质档案内容一致，并按要求将纸质档案报送甲方或存放在分公司指定位置，由分公司妥善保管并定期向甲方汇报。第五条甲方的权利与义务5.1甲方可随时查阅、复制、借阅乙方归档的合同纸质档案和电子档案，以进行内部管理、风险评估、审计等工作。5.2甲方负责制定和完善合同档案的分类方案、编号规则、保管期限表以及电子档案管理系统的操作规范，并向乙方提供必要的培训和指导。5.3甲方应建立安全的电子档案管理系统，并负责系统的日常维护、数据备份和安全防护，确保电子档案的存储安全与可靠。5.4甲方有权对乙方的合同归档工作进行定期或不定期的检查、监督，对发现的问题及时提出整改意见。5.5甲方应按照规定保管所有接收的合同档案，特别是需要长期保存的档案，应确保其安全、完整，并依法进行处置。5.6甲方应建立合同档案的检索系统，方便内部人员查询所需档案。第六条乙方的权利与义务6.1乙方有权根据甲方的规定和指导，就合同归档工作中遇到的问题向甲方咨询。6.2乙方必须严格按照本协议及甲方相关规定，及时、准确、完整地履行合同归档义务，确保归档工作的质量。6.3乙方应建立健全内部合同管理流程，将合同归档作为必要环节，并配备合适的资源（人员、设备等）支持归档工作的开展。6.4乙方应指定专人负责合同档案的收集、整理、归档和保管工作，并确保该人员接受过甲方的相关培训。6.5乙方应妥善保管已归档的纸质档案，遵守档案存放环境要求，防止档案损坏、丢失或泄密。6.6乙方应严格遵守甲方电子档案管理系统的使用规定，及时、准确地上传电子档案，并做好本地相关文件的备份工作。6.7乙方应积极配合甲方的监督检查工作，提供必要的资料和说明。6.8如发现归档的合同档案有任何遗失、损毁、篡改或泄密等情况，乙方应立即向甲方报告，并积极配合甲方采取补救措施。第七条违约责任7.1乙方未按本协议约定及时归档或归档不符合要求的，甲方有权要求乙方限期整改，并视情节严重程度给予警告、通报批评、经济处罚（如按合同金额一定比例罚款）等处理。7.2因乙方归档疏忽或不当导致合同档案丢失、损毁、内容不完整、无法辨认或泄露，给甲方造成经济损失、业务中断、声誉损害或法律风险的，乙方应承担相应的赔偿责任。赔偿金额应足以弥补甲方遭受的实际损失。7.3甲方未能提供必要的归档指导、培训或维护不善导致电子档案管理系统无法正常使用，影响乙方归档工作，甲方应承担相应责任，并应采取补救措施恢复系统。7.4任何一方违反保密义务，泄露归档合同档案中涉及的商业秘密或个人隐私的，应承担相应的法律责任。第八条争议解决8.1因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。8.2协商不成的，任何一方均有权向[请填写有管辖权的人民法院，例如：甲方所在地有管辖权的人民法院]提起诉讼。第九条协议期限9.1本协议自双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）之日起生效。9.2本协议有效期为[例如：三年]。期满前[例如：一个月]，如双方无书面异议，本协议自动续展[例如：一年]；如需变更或终止，应提前[例如：三个月]书面通知对方，经双方协商一致后签订新的协议或书面确认终止。第十条其他10.1本协议未尽事宜，双方可签订补充协议。补充协议与本协议具有同等法律效力。10.2本协议附件（如有，例如：《合同档案分类方案》、《合同档案编号规则》）是本协议不可分割的组成部分，与本协议具有同等法律效力。10.3本协议一式[例如：四]份，甲方执[例如：两]份，乙方执[例如：两]份，具有同等法律效力。