XX中学关于“校园开放日”活动流程设计与嘉宾接待工作方案

XX中学关于“校园开放日”活动流程设计与嘉宾接待工作方案一、方案总则第一条活动目的为全面展示XX中学办学理念、校园文化、教学成果及师生精神风貌，搭建学校与社会、家庭深度沟通的桥梁，让嘉宾、家长直观了解学校教育教学管理、课程设置、校园环境及学生成长氛围，增强学校办学透明度与社会认可度，凝聚教育合力，助力学校高质量发展，结合学校实际，制定本方案。第二条活动原则1.展示真实原则：全面、客观展示学校办学实况，不刻意包装、不弄虚作假，让嘉宾真实感受校园日常风貌与教育温度；2.流程规范原则：科学设计活动流程，明确各环节时间、内容、责任主体，确保活动有序开展、衔接顺畅；3.接待周到原则：坚持“热情、礼貌、细致、高效”的接待理念，兼顾不同嘉宾需求，提供个性化服务，展现学校良好形象；4.安全有序原则：强化安全管控，提前排查校园安全隐患，制定应急处置预案，确保嘉宾、师生人身安全及校园秩序稳定；5.注重实效原则：以开放日为契机，广泛收集嘉宾意见建议，建立反馈机制，持续优化办学工作，提升教育质量。第三条组织单位与参与对象1.主办单位：校办公室、德育处、教务处2.协办单位：总务处、团委、各年级组、教研组、学生会3.邀请嘉宾：上级教育主管部门领导、兄弟学校代表、学生家长、社区代表、媒体记者等；4.参与人员：全体教职工、部分学生志愿者、学生代表。二、活动基本信息第四条活动时间2026年X月X日（周六），上午8:30-11:30，下午14:30-17:00（分时段接待，避免人员聚集；上午侧重接待上级领导、兄弟学校代表，下午侧重接待家长及社区代表）。第五条活动地点主场地：XX中学操场、多功能报告厅、教学楼、实验楼、图书馆、食堂、宿舍（寄宿制学校）；配套场地：校园文化长廊、嘉宾休息区（行政楼会议室）、签到处（学校大门入口处）。第六条活动主题探校园风貌，品育人初心——XX中学开放日暨教育成果展示活动三、活动流程设计（一）前期筹备阶段（活动前10天-活动前1天）1.方案细化与分工：成立活动工作小组，明确各部门职责，细化流程节点，召开筹备会议，确保各项工作落地；发放活动通知，动员教职工、学生志愿者积极参与。2.嘉宾邀约与统计：校办公室负责拟定嘉宾名单，通过电话、邀请函、工作函等形式邀约，提前3天确认嘉宾出席情况、随行人数及需求（如停车、无障碍服务等），建立嘉宾信息台账。3.校园环境整治：总务处牵头，各年级组配合，开展校园大扫除，清理卫生死角，布置校园文化氛围（悬挂横幅、摆放展板、更新文化长廊内容），检修教学设备、音响、监控等设施，确保正常使用。4.成果展示筹备：教务处、德育处牵头，各教研组、年级组配合，准备教学成果展示材料（学生作业、作品、课题研究报告、课程体系手册等），布置展示区域；选拔学生代表、教师代表，准备汇报发言、课堂展示内容。5.人员培训：组织全体工作人员、学生志愿者开展培训，明确接待礼仪、流程规范、安全注意事项及应急处置流程，提升服务质量。（二）活动实施阶段（活动当日）1.签到迎宾环节（8:30-9:00/14:30-15:00）①签到处设置：学校大门入口处设2个签到处（嘉宾签到处、家长签到处），配备签到表、嘉宾胸牌、活动手册、校园导览图、饮用水等物资；②迎宾引导：学生志愿者佩戴绶带，在学校大门、签到处引导嘉宾签到，发放物资，为嘉宾佩戴胸牌；礼仪人员引导嘉宾至休息区稍作休整，告知活动流程及注意事项。2.开幕式暨成果汇报环节（9:00-9:40/15:00-15:40）①场地布置：多功能报告厅提前调试音响、投影设备，摆放嘉宾座椅、姓名牌，准备发言稿、PPT课件；②流程内容：主持人开场（校团委书记），介绍到场嘉宾；校长致辞，阐述学校办学理念、发展历程及教育成果；教师代表、学生代表发言，分享育人故事与成长感悟；播放学校宣传短片（5分钟），全面展示校园风貌与教育特色。3.校园参观与成果展示环节（9:40-11:00/15:40-16:50）①分组参观：将嘉宾分为若干小组，每组配备1名教师讲解员、2名学生志愿者引导，按预设路线参观校园（路线：教学楼→实验楼→图书馆→食堂→操场→宿舍→文化长廊）；②特色展示：教学楼内开放精品课堂（提前安排2-3节示范课，涵盖不同学科），邀请嘉宾听课；实验楼展示学生实验操作能力，图书馆展示馆藏资源及阅读活动成果；食堂开放后厨及就餐区域，介绍食品安全管理流程；文化长廊展示学生书画、手工作品及学校荣誉、课题成果；③互动交流：参观过程中，讲解员主动介绍相关情况，解答嘉宾疑问；设置互动体验区（如学生社团展示、科技小制作体验、书法绘画现场创作），邀请嘉宾参与，增强活动体验感。4.座谈交流环节（11:00-11:30/16:50-17:00）①场地安排：行政楼会议室设置座谈区，摆放茶水、水果、意见征集表；②交流内容：校长、分管副校长、各部门负责人与嘉宾座谈，倾听嘉宾意见建议，解答嘉宾关心的办学质量、课程设置、学生管理等问题；发放意见征集表，收集嘉宾书面反馈；③合影留念：座谈结束后，组织嘉宾与学校领导、教师代表合影留念，定格活动瞬间。（三）后期收尾阶段（活动结束后1-3天）1.现场清理：总务处牵头，各部门配合，清理活动现场物资，拆除展示设施，恢复校园原貌，清点物资并入库。2.感谢回馈：校办公室负责向嘉宾发送感谢信（短信、邮件或纸质版），感谢嘉宾莅临指导；对嘉宾赠送的礼品进行登记、致谢。3.意见整理与反馈：德育处、教务处联合整理嘉宾意见征集表，分类梳理问题与建议，形成反馈报告，上报学校领导，制定整改措施及落实时间表。4.总结归档：各部门总结活动开展情况，梳理经验与不足；校办公室收集活动照片、视频、文字材料，做好归档工作，制作活动总结简报。四、嘉宾接待工作细则（一）接待分组与职责1.总协调组：由校长、校办公室主任组成，负责活动整体统筹，处理突发情况，对接重要嘉宾。2.迎宾接待组：由团委、学生会工作人员及学生志愿者组成，负责嘉宾签到、物资发放、引导入座、陪同参观，提供全程礼仪服务。3.讲解组：由骨干教师、优秀学生代表组成，负责校园参观、成果展示的讲解工作，提前熟悉讲解内容，做到语言流畅、重点突出、礼貌应答。4.后勤保障组：由总务处工作人员组成，负责嘉宾餐饮、茶水供应、停车引导、场地布置、设备检修、卫生清理及安全保障，提前预留嘉宾停车位，设置指引标识。5.应急处置组：由安全保卫处、校医室工作人员组成，负责现场安全巡查，配备急救箱、应急车辆，处理突发安全事件、医疗紧急情况。6.宣传报道组：由德育处、信息技术中心工作人员组成，负责活动现场拍照、视频录制、新闻稿撰写，及时在校园公众号、官网发布活动动态。（二）接待礼仪规范1.仪容仪表：所有工作人员、学生志愿者统一着装（教职工穿工装，学生穿校服），仪容整洁、精神饱满，佩戴工作牌/绶带；言行举止文明得体，使用“您好”“欢迎”“请”“谢谢”等礼貌用语。2.接待流程：嘉宾抵达时，主动上前问候、引导，协助携带物品；与嘉宾交流时，保持适当距离，专注倾听，耐心解答，不随意插话、敷衍应付；参观过程中，全程陪同，根据嘉宾步伐调整速度，兼顾老弱嘉宾需求。3.细节服务：嘉宾休息区及时补充茶水、纸巾，提供充电设备、雨伞等便民物资；对有特殊需求的嘉宾（如无障碍服务、外语翻译），提前安排专人对接，确保服务到位。（三）不同嘉宾接待重点1.上级领导：由校长、校办公室主任全程陪同，重点汇报学校办学成果、特色工作及未来规划，准备详实的汇报材料，严格遵守接待流程，注重礼仪规范。2.兄弟学校代表：由教务处、德育处负责人陪同，重点展示教学管理、课程改革、校园文化建设等方面的经验做法，安排交流座谈，促进校际合作。3.学生家长：由年级组、班主任负责接待，重点介绍班级管理、学生在校表现、课程设置、食品安全、校园安全等情况，耐心解答家长疑问，收集家长对学校工作的意见建议。4.媒体记者：由校办公室专人对接，提供真实、准确的办学信息及新闻素材，引导参观采访，协助完成报道工作，把控宣传导向，避免不实报道。五、安全保障与应急处置第六条安全保障措施1.人员管控：活动当日安排安保人员在学校大门、重点区域值守，实行凭证入校制度，严禁无关人员进入校园；参观过程中，引导嘉宾有序流动，避免人员聚集。2.设施安全：活动前对校园建筑、消防设施、教学设备、水电线路等进行全面排查，及时整改安全隐患；活动现场设置安全警示标识，配备充足的消防器材。3.食品安全：若提供餐饮服务，总务处需严格把控食材采购、加工、留样等环节，确保食品卫生安全，避免出现食品安全问题。4.医疗保障：校医室安排专人在岗，携带急救箱在活动现场待命，熟悉周边医院位置及急救路线，应对突发医疗情况。第七条应急处置预案1.突发疾病：嘉宾突发疾病时，应急处置组立即到场救治，视情况联系120急救车辆送医，同时通知嘉宾家属及总协调组，做好后续对接工作。2.设备故障：音响、投影、水电等设备出现故障时，后勤保障组立即安排人员检修，同时启动备用设备，确保活动正常推进。3.人员走失：发现嘉宾走失时，立即通过校园广播、工作人员微信群发布寻人信息，组织人员排查，引导嘉宾前往休息区等候。4.恶劣天气：遇暴雨、大风等恶劣天气，及时调整活动流程，将户外活动转移至室内，通知嘉宾注意安全，必要时延迟或取消活动，做好解释工作。六、物资与经费预算第八条物资筹备清单1.接待物资：嘉宾胸牌、签到表、邀请函、活动手册、校园导览图、姓名牌、绶带、工作牌、饮用水、茶水、水果、纸巾等；2.展示物资：展板、横幅、海报、学生作品装裱框架、教学成果手册、意见征集表、签字笔等；3.应急物资：急救箱（创可贴、消毒水、晕车药、降压药等）、雨伞、备用音响、投影设备、充电设备等；4.其他物资：清洁工具、场地布置材料、礼品（赠送嘉宾的纪念礼品）等。第九条经费预算明细（总预算XX元）1.物资采购费用：XX元（占总预算40%），涵盖接待、展示、应急物资及礼品采购；2.场地布置费用：XX元（占总预算20%），涵盖横幅、展板制作、场地装饰、设备租赁等；3.餐饮茶水费用：XX元（占总预算20%），涵盖嘉宾茶水、水果、工作餐（工作人员、志愿者）等；4.宣传推广费用：XX元（占总预算10%），涵盖新闻稿撰写、视频剪辑、宣传物料印刷等；5.备用金：XX元（占总预算10%），用于应对突发情况及临时支出。第十条预算管理要求1.严格按照预算执行，专款专用，由总务处统一负责物资采购、经费报销，留存采购票据，确保经费使用透明可追溯；2.物资采购实行比价择优原则，选择资质齐全、性价比高的供应商，避免铺张浪费；3.备用金使用需经总协调组批准，活动结束后凭票据报销，结余部分统一上缴学校财务。七、附则第十一条工作要求1.各部门需高度重视，严格按照方案要求落实各项工作，密切配合、高效协作，确保活动顺利开展；2.全体工作人员、学生志愿者需按时到岗，坚守职责，服从统一调度，展现我校师生良好风貌；3.活动期间严格遵守