公章使用与管理规范操作手册

公章使用与管理规范操作手册一、总则（一）制定目的为规范公章使用与管理流程，强化风险防控，确保公章使用合法、安全、高效，维护组织合法权益与公信力，结合实际管理需求，制定本操作手册。（二）适用范围本手册适用于各类组织公章（含法定名称章、专用章、业务章等）的刻制、保管、使用、交接及停用等全流程管理。（三）基本原则1.依法依规：严格遵守《印章治安管理办法》《民法典》等法律法规，确保公章管理与使用合法合规。2.严格审批：建立分级审批机制，杜绝无审批、超权限用印行为。3.安全保管：落实专人、专地、专具保管要求，防范公章遗失、盗用、伪造风险。4.责任到人：明确各环节管理责任，实行“谁使用、谁负责，谁保管、谁担责”。二、公章的刻制与备案（一）刻制依据公章刻制需以法定登记文件（如营业执照、法人登记证书）为依据，严禁擅自刻制与组织名称、业务范围不符的印章。（二）刻制流程1.申请：由组织法定代表人或授权经办人向管理部门提交刻制申请，说明刻制原因、印章名称、样式（含字体、尺寸、图案）。2.审批：经内部审批（如管理层会议决议、分管领导签批）后，报公安机关备案（部分组织需同步报主管部门审批）。3.刻制：委托公安机关指定的合法刻制单位制作，严禁委托无资质机构或个人刻制。（三）备案要求公章刻制完成后，需在3个工作日内向公安机关治安管理部门备案，领取《印章备案证明》，备案信息需与刻制申请一致。三、公章的保管要求（一）保管人资质1.由组织指定专人保管（可根据规模设主保管人、副保管人，实行双人监督），保管人需具备较强责任心、保密意识，无违规违纪记录。2.保管人岗位调整或离职时，须完成公章交接（见“交接与停用”章节）。（二）保管场所与工具1.公章须存放于防盗、防潮、防磁的专用保险柜（箱）内，保险柜密码与钥匙应分开保管（双人管理时，各持其一）。2.保管场所须安装监控设备，非工作时间锁闭，严禁将公章带离指定保管区域（特殊情况需经法定代表人书面批准）。（三）日常保管责任1.保管人每日检查公章完好性，核对保险柜（箱）锁具、监控设备运行状态，发现异常立即报告并留存证据。2.严禁将公章交由他人代管（含临时离岗），确需临时交接的，须填写《公章临时交接登记表》，由监交人签字确认。四、公章的使用流程（一）申请与审批1.内部用印（如内部文件、通知）：申请人填写《公章使用申请表》，注明用印事由、文件名称、份数，经部门负责人签字后，报公章保管人审核。2.外部用印（如合同、协议、证明材料）：一般事务：经部门负责人、分管领导签字审批；重大事务（如金额较大、涉外合同）：须经法定代表人或其授权委托人审批，必要时提交管理层会议决议。（二）用印操作规范1.文件审核：保管人核对用印文件内容与申请事项是否一致，确认手续齐全、内容合法（无空白条款、无违规承诺）。2.用印位置：公章应盖在文件落款日期上方（骑年盖月），确保印章清晰、完整，文字与印章不重叠；多页文件须加盖骑缝章（印章覆盖相邻页边缘，防止文件篡改）。3.特殊情形：严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信上用印；确因业务需要开具空白介绍信的，须注明使用范围、有效期，并经法定代表人审批，且仅可手写补充内容。（三）登记与存档1.每次用印后，保管人须在《公章使用登记表》中记录日期、用印事由、文件名称、申请人、审批人、用印份数、备注（如是否加盖骑缝章），并由申请人签字确认。2.《公章使用申请表》《登记表》及用印文件副本（或扫描件）须长期存档，电子台账需定期备份，便于追溯核查。五、公章的交接与停用（一）交接流程1.保管人岗位调整、离职或公章移交时，须填写《公章交接清单》，注明公章名称、数量、完好状态，由移交人、接收人、监交人（分管领导或纪检人员）签字确认。2.交接过程须全程录像，交接后接收人立即更换保险柜密码或锁具，确保公章控制权安全转移。（二）停用与销毁1.组织注销、名称变更或公章损坏时，须向公安机关提交停用申请，将公章交回原备案机关封存或销毁。2.销毁公章时，须由公安机关监督，填写《公章销毁登记表》，留存销毁现场照片、视频，确保公章无残留、无外流。六、违规行为与责任追究（一）违规情形1.未经审批擅自用印、超范围用印（如伪造文件、虚构事由用印）；2.保管不善导致公章遗失、被盗用，未及时报告或隐瞒不报；3.违规将公章带离保管区域，或委托无权限人员代管；4.伪造、变造公章，或为他人伪造公章提供便利。（二）责任追究1.内部处分：对违规责任人给予警告、记过、降职、开除等处分，涉事部门负责人连带追责。2.经济赔偿：因违规用印造成组织经济损失的，责任人须依法赔偿。3.法律责任：涉嫌违法犯罪的（如伪造公章、合同诈骗），移交司法机关处理，依据《刑法》《治安管理处罚法》追究刑事责任。七、附则1.本手册由[组织名称/管理部门]负责解释，未尽事宜可制定补充细则。2.本手册自发布之日起施行，原有规定与本手册冲