采购申请与审批流程标准文档控制成本支出

采购申请与审批流程标准文档（成本控制版）一、适用范围与常见应用场景本流程标准适用于企业内部各部门因业务需要采购物品或服务时的申请与审批管理，旨在通过规范化流程控制成本支出、明确责任分工、提升采购效率。常见应用场景包括但不限于：办公用品（如文具、耗材）的常规采购；生产用原材料、零部件的补充采购；设备、工具的采购或升级；服务类采购（如维修、咨询、培训等）；其他符合公司规定的非日常性采购需求。二、标准化操作流程详解（一）需求发起与申请单填写发起人：需求部门经办人*（以下简称“经办人”）根据实际业务需求，发起采购申请。填写要求：登录公司采购管理系统（或填写纸质《采购申请单》），准确填写以下信息：基本信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期、预计到货日期；采购明细：物品/服务名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总价、用途说明（需注明“成本控制依据”，如“替换旧设备以降低能耗”“批量采购享受折扣”等）；附件：如需提供技术参数、市场询价记录（至少2家供应商报价单）、旧设备报废证明等，一并。提交：确认信息无误后，提交至部门负责人审核。（二）部门负责人初审审核人：需求部门负责人*（以下简称“部门负责人”）。审核内容：采购需求的合理性：是否符合部门年度工作计划，是否为必需品；需求数量与规格的准确性：是否存在过度采购或规格冗余；成本初步控制：预估总价是否在部门预算范围内，是否有更经济的替代方案。处理结果：审核通过：流转至财务部门；审核不通过：退回经办人修改，注明修改意见（如“数量过多，建议按季度采购”“规格偏高，可降级选择”）。（三）财务部门成本审核审核人：财务部成本会计*（以下简称“财务审核人”）。审核内容：预算符合性：采购项目是否纳入年度/季度预算，超预算部分是否按规定提交《预算外申请说明》；价格合理性：对比历史采购价格、市场均价，评估预估单价是否合理；成本效益分析：对大额采购（如单次超万元），要求提供“投入产出分析”（如“新设备预计降低能耗成本%/年”）；附件完整性：检查市场询价记录、技术参数等附件是否齐全。处理结果：审核通过：流转至采购部门；审核不通过：退回需求部门，说明原因（如“超预算且未提交预算外说明”“预估单价高于近期采购均价10%以上”）。（四）采购部门可行性审核审核人：采购部主管*（以下简称“采购负责人”）。审核内容：采购方式合规性：根据采购金额确定方式（如小额采购采用电商平台比价，大额采购需组织招标或三家比价）；供应商选择：是否在公司合格供应商名录内，新供应商需提供资质证明（营业执照、相关行业许可证等）；交期保障：预估到货日期是否满足业务需求，是否存在延期风险。处理结果：审核通过：根据采购金额流转至对应审批层级；审核不通过：退回需求部门，提出优化建议（如“规格可标准化以降低采购成本”“建议选择合作更稳定的供应商”）。（五）高层审批（按金额分级）根据采购金额，由不同层级管理人员审批，保证大额支出严格受控：小额采购（预估总价≤5000元）：采购部负责人审批；中额采购（5000元＜预估总价≤50000元）：分管副总*审批；大额采购（预估总价＞50000元）：总经理*审批。审批人需重点关注“成本控制必要性”与“合规性”，审批通过后，采购部门方可执行采购。（六）采购执行与结果反馈执行主体：采购部门根据审批结果，按公司《采购管理办法》执行采购（如签订合同、下单付款）。结果反馈：采购完成后，采购部门将采购合同、订单截图、供应商送货单等反馈至需求部门；需求部门确认收货后，在系统中确认“验收合格”，并反馈至财务部门入账。（七）文档归档采购全流程文档（含申请单、审批记录、询价单、合同、验收单等）由采购部门统一整理，按“采购日期+申请部门”编号归档，保存期限不少于3年，便于后续审计与成本追溯。三、采购申请单模板及填写说明采购申请单编号：CG–X申请部门申请人*预计到货日期序号物品/服务名称规格型号单位数量预估单价（元）预估总价（元）用途说明预算依据（如：历史采购价/批量折扣等）12合计预估总价（大写）：______________________（小写）：￥___________部门负责人审核财务部门审核意见：意见：签字：*日期：签字：*日期：采购部门审核高层审批意见：意见：签字：*日期：签字：*日期：备注：需补充附件（□市场询价单□技术参数□其他_________）填写说明：带“*”项为必填项，规格型号需填写具体参数（如“办公纸：A4、80g、500张/包”）；预算依据需简明说明成本控制理由，如“参考2023年采购单价，本次批量采购享9折”；采购类型勾选“其他”时，需在用途说明中备注具体内容。四、执行过程中的关键要点提醒预算控制优先：所有采购需在年度预算内执行，超预算采购必须提交《预算外申请说明》，详细说明超预算原因及成本控制措施，经总经理审批后方可推进。审批时限管理：各环节审核人需在2个工作日内完成审批，逾期未反馈视为默认通过；紧急采购（如生产设备突发故障）可启动“紧急审批流程”，但事后需补全手续。信息准确性：采购明细（名称、规格、数量）需与实际需求一致，避免因信息错误导致采购闲置或重复采购，造成成本浪费。合规性要求：禁止向未经资质审核的供应商采购，禁止拆分订单规避审批（如将5000元采购拆为2笔2500元）。特殊情况处理