企业办公文件电子归档管理制度模板

企业办公文件电子归档管理制度模板一、总则（一）目的与依据为规范企业内部办公文件的电子归档管理，保证文件信息的完整性、安全性及可追溯性，提高办公效率，依据《_________档案法》及企业内部管理要求，制定本制度。（二）基本原则电子归档管理遵循“规范分类、及时归档、安全存储、便捷利用”的原则，保证文件在形成、流转、归档各环节有序衔接，保障电子档案的真实性、有效性。二、适用范围与文件类型（一）适用范围本制度适用于企业各部门在生产经营、行政管理、业务往来等活动中形成的，具有保存价值的电子文件，包括但不限于公文、合同、会议纪要、项目文件、财务凭证、人事档案、技术资料等。（二）文件类型界定公文类：通知、报告、请示、批复等企业内部及对外正式公文；业务类：合同协议、招投标文件、客户资料、项目方案、验收报告等；管理类：会议纪要、工作计划、总结、制度流程、会议记录等；凭证类：财务报销单、发票扫描件（仅作为电子档案附件）、工资表等；其他类：具有保存价值的图片、音视频、设计图纸等非文本电子文件。三、分类与编号规范（一）分类标准电子文件按“部门-年度-文件类型-保管期限”四级分类法进行管理：部门代码：用部门名称首字母缩写表示（如行政部“XZB”、财务部“CWB”）；年度：文件形成年份，用4位数字表示（如2024）；文件类型代码：按“公文类（GW）、业务类（YW）、管理类（GL）、凭证类（PZ）、其他类（QT）”划分；保管期限：永久（Y）、长期（C，10年以上）、短期（D，10年及以下）。（二）编号规则电子档案编号格式为：部门代码-年度-文件类型代码-流水号，示例：XZB-2024-GW-001（行政部2024年公文类第1号文件）。四、电子文件归档操作流程（一）文件收集与整理责任主体：各部门指定专人（如文员或部门助理）负责本部门电子文件的收集与初步整理。收集要求：文件需为最终版本，内容完整（含、附件、审批签章扫描件等），格式为PDF、DOC、XLS等通用格式，避免使用加密或特殊格式文件。整理规范：按“一事一档”原则，对同一事项的文件合并为一个档案单元，删除重复、冗余内容，保证文件逻辑清晰。（二）分类与编号根据上述分类标准，对收集的文件确定所属类别；按编号规则唯一档案编号，编号不得重复、跳号；将编号标注于文件名首，示例：“XZB-2024-GW-001_关于2024年春节放假的通知.pdf”。（三）录入归档系统登录企业电子档案管理系统（如OA系统档案模块）；新建归档条目，依次填写档案编号、文件题名、形成部门、形成日期、密级（内部公开、秘密、机密）、保管期限、关键词、文件摘要等信息；整理后的电子文件，保证文件与系统信息一致，后进行校验，避免文件损坏或遗漏。（四）审核与移交部门审核：部门负责人（如经理）对本部门归档文件的内容完整性、分类准确性进行审核，确认无误后提交至档案管理部门。档案部门复核：档案管理员（如档案专员）对归档文件进行复核，重点检查编号规范性、系统信息完整性、文件格式合规性，复核通过后确认归档；若发觉问题，退回原部门重新整理。移交登记：复核通过后，档案管理员在《电子文件归档移交登记表》（见附件1）中记录归档信息，移交部门与档案部门双方签字确认。（五）存储与备份存储要求：归档文件统一存储至企业指定的服务器或云存储平台，存储路径按“部门-年度-文件类型”分级设置，保证文件可快速检索。备份机制：每日对当日归档文件进行增量备份；每周进行一次全量备份；备份数据需存储于异地服务器，防止单点故障。五、责任分工与职责要求（一）各部门职责形成部门：负责本部门电子文件的及时收集、规范整理、初步审核，保证文件内容真实、完整，按流程提交归档。部门负责人：对本部门归档文件的质量负审核责任，督促相关人员完成归档工作。（二）档案管理部门职责档案管理员：负责电子档案管理系统的日常维护，对归档文件进行复核、分类、编目、存储与备份，提供档案检索与利用服务。档案部门负责人：统筹电子归档管理工作，定期组织制度培训与监督检查，保证归档流程规范执行。（三）信息技术部门职责负责电子档案管理系统及存储设备的技术支持，保障系统运行稳定、数据安全，定期进行系统升级与漏洞修复。六、保管利用与安全维护（一）保管期限管理档案管理员需根据文件类型及保管期限规定，定期对到期档案进行鉴定，对无保存价值的档案按规定程序销毁，对需延长保管期限的档案重新审批。销毁档案需填写《电子档案销毁审批表》（见附件2），经档案部门负责人、分管领导审批后，由两人以上共同监督销毁，并记录销毁过程。（二）档案利用查阅权限：员工因工作需要查阅档案，需通过系统提交申请，说明查阅事由、范围，经所在部门负责人及档案部门审批后，方可在线查阅或（涉密档案需额外经分管领导批准）。查阅记录：系统自动记录查阅人、查阅时间、查阅内容等信息，保证档案利用可追溯。禁止行为：严禁擅自复制、传播、篡改电子档案，严禁将档案内容用于非工作用途。（三）安全维护访问控制：系统实行权限分级管理，不同岗位人员拥有不同操作权限（如管理员、录入员、查阅员），严禁越权操作。病毒防护：档案服务器需安装杀毒软件，定期进行病毒查杀，严禁携带病毒的存储设备接入系统。应急处理：制定电子档案安全应急预案，若发生数据丢失、系统故障等情况，需立即启动备份恢复机制，并上报信息技术部门与档案部门负责人。七、监督考核与附则（一）监督检查档案管理部门每季度对各部门归档工作进行检查，重点检查归档及时性、文件完整性、分类准确性，检查结果纳入部门绩效考核。（二）责任追究对未按本制度规定归档，导致文件丢失、损坏或泄密的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、通报批评；造成重大损失的，按企业奖惩制度追究责任。（三）制度培训人力资源部门与档案管理部门每年组织至少一次电子归档管理培训，保证相关人员熟悉制度要求与操作流程。（四）附则本制度由档案管理部门负责解释和修订；本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。附件1：电子文件归档移交登记表档案编号文件题名形成部门形成日期密级保管期限文件大小移交人接收人移交日期备注XZB-2024-GW-001关于2024年春节放假的通知行政部2024-01-15内部公开短期1.2MB张*李*2024-01-16含审批签章扫描件YW-2024-YW-005项目采购合同业务部2024-02-20秘密长期3.5MB王*李*2024-02-21合同正本扫描件