采购验收单及供应商评价表综合评价供应商版

采购验收单及供应商评价表综合评价供应商版工具指南一、适用场景与价值定位本工具适用于企业采购流程中，对供应商交付的货物或服务进行现场验收，并结合履约过程表现进行综合评价的场景。具体包括：新供应商准入评估：首次合作后，对供应商的产品质量、交付能力、服务配合度等进行全面考核，决定是否纳入合格供应商名录；常规采购履约监控：对长期合作的供应商进行定期（如季度/半年度）评价，动态跟踪其履约稳定性；重大项目专项评价：针对金额较大、技术复杂或涉及关键生产物料的采购项目，在验收阶段同步开展供应商综合能力评估；供应商续约与分级管理：为供应商续约、订单分配比例调整、淘汰不合格供应商提供数据支持。通过标准化验收与评价流程，可实现“验收有依据、评价有标准、结果可追溯”，提升采购管理规范性和供应商质量管控水平。二、标准化操作流程指南（一）前置准备：明确评价依据与分工资料收集：整理采购订单、技术协议、质量标准（如国标/行标/企标）、供应商投标承诺文件等，作为验收和评价的基准依据。组建小组：由采购部牵头，联合质检部、使用部门（如生产部/研发部）、仓储部成立验收评价小组，明确分工：采购部：负责核对订单信息、协调供应商资源、汇总评价结果；质检部：负责实物质量检测、出具质量验收报告；使用部门：负责货物实用性、服务匹配度评价；仓储部：负责数量清点、入库信息登记。（示例：小组成员可包括采购部经理、质检部工程师、生产部主管、仓储部专员）（二）现场验收：逐项核对实物与标准数量验收：对照采购订单和送货单，采用过磅、点件、计量等方式核对货物数量，确认“应到数”“实到数”“短缺数”或“溢余数”；对数量不符情况，当场记录并由供应商签字确认，同步启动异常处理流程（如补货、退款）。质量验收：外观检查：检查货物包装是否完好、标识是否清晰（如生产日期、批次号、合格证），有无破损、变形、污染等问题；规格参数核对：按技术协议要求，使用专业工具检测尺寸、功能指标（如电器产品的功率、机械零件的公差）；抽样检验：对批量货物按GB/T2828.2-2008标准抽样，检测关键质量指标（如合格率、不良项类型）；特殊物料处理：对需第三方检测的物料（如特种设备、原材料），留存样品并委托具备资质的机构检测，出具检测报告。交付与服务验收：核对交付时间是否与订单约定一致，延迟到货需记录延迟时长及原因；检查供应商是否随货提供必要的技术资料（如说明书、检测报告、保修卡）、发票（合规性）及物流凭证；对安装、调试等增值服务，由使用部门现场确认服务完成度及效果。（三）评价填写：量化评分与定性描述完成现场验收后，小组各成员根据分工填写《采购验收单》和《供应商评价表》，重点突出“数据支撑”和“客观事实”。采购验收单填写要点：明确验收结论：分为“合格”“让步接收”（轻微瑕疵不影响使用）、“拒收”（严重不合格）三类，拒收需注明具体不合格项及处置意见（如退货、换货）；附证明材料：对不合格项，拍摄照片或视频留存，标注问题位置；检测报告需加盖质检章。供应商评价表填写要点：量化评分：按“质量、交付、服务、价格、配合度”五大维度评分（各维度权重可根据采购类型调整，如原材料采购可提高“质量”权重至40%），采用百分制，保留1位小数；定性描述：结合验收过程中的具体事例说明评分依据（如“质量得分85分，因1批次货物规格偏差0.5mm，已要求供应商整改”）；改进建议：针对供应商短板提出可落地的改进要求（如“建议供应商优化仓储管理，减少运输过程中的货物破损”）。（四）结果审核与反馈内部审核：验收评价小组组长（如采购部经理）汇总验收单和评价表，审核数据一致性、结论合理性，保证无遗漏或矛盾项。供应商沟通：将评价结果（含不合格项、扣分原因、改进建议）书面反馈给供应商，要求其在5个工作日内提交整改计划；对“拒收”或“重大不合格”情况，启动供应商约谈程序。结果应用：合格供应商：纳入下阶段采购候选名单，评价结果作为订单分配权重依据（如年度评价前30%供应商可获订单倾斜）；不合格供应商：暂停合作资格，整改后需重新进行验收评价；连续2次评价不合格的，启动淘汰流程。（五）资料归档将验收单、评价表、检测报告、沟通记录等资料整理归档，保存期限不少于3年（按企业档案管理要求执行），保证可追溯性。三、核心模板工具（含表格样式）表1：采购验收单基本信息采购单号PO-2023供应商名称有限公司验收日期2023年月日验收地点公司仓库订单金额（元）50,000验收小组成员采购部、质检部、生产部、仓储部验收明细物料名称规格型号单位应到数实到数验收结果（合格/不合格/让步接收）不合格描述/备注原材料AFY-2023-01千克100100合格辅料BFZ-2023-05件200198不合格短缺2件，供应商承诺3日内补发验收结论|□合格□让步接收□拒收（请注明原因：辅料B数量短缺，影响生产进度）|处理意见|1.辅料B短缺2件，要求供应商于2023年月日前补发至公司仓库；2.补发后需重新验收，合格方可入库。|签字确认|采购员：__________质检员：__________使用部门：__________仓储员：__________供应商代表：__________|表2：供应商评价表供应商基本信息供应商名称有限公司联系人*（供应商联系人）合作周期2023年1月至今采购品类原材料及辅料评价周期2023年Q1评价维度与评分评分标准（100分制）得分具体说明（结合验收实例）质量（40%）产品合格率≥98%得40分，每降低1%扣2分；出现重大质量（如安全功能不达标）直接0分85本季度交付3批货物，合格率99%，但1批次辅料B规格偏差，扣15分交付（25%）准时交货率≥95%得25分，每降低5%扣5分；延迟3天以上每次扣3分20订单PO-2023延迟2天交付，扣5分；准时交货率90%服务（15%）响应及时性（问题24小时内响应）得10分，配合度（整改态度）得5分12辅料短缺问题2小时内响应，承诺补发，配合度良好；但技术资料提供不全，扣3分价格（10%）价格与市场均价对比，低于5%得10分，持平得5分，高于5%不得分5与市场均价持平，无价格优势配合度（10%）沟通顺畅度、文档规范性各得5分8沟通顺畅，但送货单偶有信息漏填，扣2分综合得分85分综合评价等级|□优秀（≥90分）□合格（70-89分）□待改进（60-69分）□不合格（＜60分）|

等级：合格||改进建议|1.加强生产过程管控，提升规格参数一致性；2.优化物流配送管理，保证准时交货；3.完善送货单信息核对流程，避免漏填。|评价人签字|采购部：__________质检部：__________使用部门*：__________|

审核人签字|采购部*经理：__________|

评价日期|2023年月日|四、关键应用要点提醒依据标准统一：验收前需明确“合格判定标准”（如国标、企标或双方约定的技术参数），避免主观判断，保证不同批次验收尺度一致。记录客观真实：验收和评价过程需以事实为依据，避免模糊表述（如“质量较差”应改为“某批次货物尺寸偏差0.8mm，超出标准±0.5mm要求”）。问题闭环管理：对验收中发觉的不合格项，需