采购流程审批单采购规范指导模板

采购流程审批单采购规范指导模板一、适用范围与发起条件采购需求基于实际工作需要，非主观臆断或非必要支出；预算已纳入部门年度/月度预算计划（临时紧急采购需单独说明预算来源）；采购物品/服务符合公司相关规定，不存在禁止或限制采购的情形（如高耗能、非环保产品等）。二、采购流程全环节操作指引（一）需求提出与部门初审需求发起：需求部门根据工作计划或实际需要，填写《采购需求申请表》（可作为附件），明确物品/服务名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期等关键信息，经部门负责人*审核签字后，提交至采购部门。需求初审：采购部门收到需求后，1个工作日内完成初审，重点核查：需求描述是否清晰、规格参数是否合理；是否存在替代方案（如现有资产复用、租赁代替购买等）；预算是否与采购类型匹配（如固定资产采购需明确资金来源）。初审不通过的，需反馈需求部门补充或修改。（二）采购申请单填写与提交通过初审后，申请人登录采购管理系统或使用纸质模板，填写《采购审批单》，核心内容包括：基础信息：申请编号（系统自动）、申请部门、申请人、联系方式、申请日期；采购明细：物品/服务名称、规格型号、单位、数量、预算单价、预算金额（需精确到元）、备注（如技术参数、特殊要求等）；供应商信息：至少提供3家候选供应商名称（紧急采购或独家授权供应商需说明理由）、联系人、联系方式、初步报价（若已询价）；审批流程：勾选需参与的审批部门（如财务、法务、分管领导等）。填写完成后，提交至部门负责人*进行二次审核。（三）采购方式确认与供应商选择采购部门根据采购金额、物品类型及公司《采购管理办法》，确认采购方式：公开招标：单次采购金额≥50万元（或公司规定的招标限额），需通过指定平台发布招标公告，组建评标小组（含需求部门、采购、财务、法务人员），综合评估价格、资质、服务后确定中标供应商；询价采购：单次采购金额5万-50万元，需向至少3家合格供应商发出询价单，要求其提供书面报价及产品说明，比价后选择性价比最优的供应商；单一来源采购：因产品专利、专有技术或指定等原因只能从唯一供应商采购的（如定制化设备、独家授权服务），需提交《单一来源采购说明》，经分管领导及总经理审批后执行；紧急采购：因突发情况（如生产设备故障急需维修）需立即采购的，需在审批单中标注“紧急”字样，说明紧急原因，经部门负责人及分管领导加急审批后可先执行采购，后续补充完善手续。（四）价格审核与合同拟定价格审核：采购部门确定供应商后，将报价单、供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证、质量认证等）提交财务部门审核。财务部门重点审核：价格是否偏离市场平均水平（可通过历史采购数据、第三方平台比价验证）；预算金额是否超支，超支部分是否履行特殊审批流程；付款方式、条件是否合理（如预付款比例不超过30%，尾款需验收合格后支付）。合同拟定：价格审核通过后，采购部门根据采购明细及谈判结果，拟定采购合同。合同需包含以下核心条款：供应商名称、地址、联系方式；物品/服务名称、规格型号、数量、单价、总金额；质量标准、验收方法及期限；交货时间、地点、运输方式及费用承担；付款方式、时间及违约责任；售后服务承诺（如质保期、维修响应时间等）。合同需经法务部门*审核（金额≥20万元的合同必须法务审核），保证条款合法合规。（五）审批流转与执行采购审批单及合同附件按以下流程逐级审批（可根据公司权限调整）：需求部门负责人*审核签字（确认需求必要性）；采购部门负责人*审核签字（确认采购方式合规性、供应商选择合理性）；财务部门负责人*审核签字（确认预算及价格合理性）；法务部门*审核签字（确认合同条款合规性，20万元以上合同必审）；分管领导*审核签字（根据采购金额划分审批权限，如10万-50万元由分管领导审批）；总经理*审批签字（50万元以上采购或重大项目采购需最终审批）。审批完成后，采购部门将审批单复印件交需求部门，原件及合同文本交档案管理部门留存。随后，采购部门与供应商签订正式合同，明确双方权利义务，跟进供应商履约（如生产进度、发货安排等）。（六）验收与归档货物/服务验收：到货后，需求部门联合采购部门、质检部门（如涉及产品质量）进行现场验收，对照合同及采购明细核对物品名称、规格、数量、质量等，填写《验收单》，三方签字确认；服务类采购（如维修、咨询）需由需求部门出具《服务验收报告》，明确服务内容、完成质量、是否达到预期效果等。付款申请：验收合格后，采购部门凭审批单、合同、验收单、发票（发票抬头需为公司全称，税号准确）提交财务部门申请付款。财务部门审核无误后，按合同约定支付款项。资料归档：采购完成后，采购部门整理全套资料（采购申请单、审批单、供应商资质、报价单、合同、验收单、发票等），按“一单一档”原则分类归档，保存期限不少于5年（重要固定资产采购档案需长期保存）。三、采购审批单模板（含填写说明）采购审批单基础信息内容申请编号（系统自动，无需填写）申请部门申请人联系方式申请日期年月日需求部门需求人联系方式采购类型□物资类□服务类□工程类（勾选）预算金额万元（大写：资金来源□年度预算□专项预算□其他（请注明：采购明细序号物品/服务名称12…合计供应商信息序号供应商名称123（若单一来源）供应商名称：审批流程审批意见审批人日期需求部门负责人*年月日采购部门负责人*年月日财务部门负责人*年月日法务部门（必审项）*年月日分管领导*年月日总经理*年月日备注□紧急采购□单一来源□其他说明：附件清单□需求申请表□询价记录□供应商资质□合同草案□其他：填写说明：带“*”处需由相关负责人手签或电子签批，不得代签；采购明细需逐项填写，不得涂改，如需修改需加盖申请人私章；供应商信息需真实有效，询价采购需提供至少3家供应商报价；审批单需按流程依次审批，不得跳级或逆向流转。四、关键风险提示与合规要点预算控制风险：严禁无预算、超预算采购，确需调整预算的，需提前提交《预算调整申请表》，经财务部门及分管领导审批后方可执行。供应商管理风险：供应商需具备合法经营资质及履约能力，优先选择公司合格供应商名录内的单位；新供应商需通过资质审核（如营业执照、行业许可证、质量体系认证等）后方可参与采购。审批时限要求：常规采购审批需在3个工作日内完成，紧急采购需在1个工作日内