会议纪要编写及归档标准流程模板

会议纪要编写及归档标准流程模板一、适用范围与工作目标本标准流程适用于公司各类会议（包括但不限于例会、专题研讨会、项目推进会、跨部门协调会等）的纪要编写及后续归档工作，旨在规范会议信息记录、传递与留存，保证会议决议的有效落实，并为后续工作追溯、经验总结提供依据。通过统一流程，提升会议纪要的准确性、完整性与规范性，保障会议成果的高效转化。二、会议纪要全流程操作规范（一）会前准备阶段明确会议核心要素会议组织者需提前确定会议目的、核心议题、时间、地点、参会人员（含主持人、记录人），并提前1-2个工作日通过内部系统或书面形式通知参会人员，同步附上会议议程及相关背景材料（如需讨论的方案、数据报告等），保证参会人员提前知晓会议内容。记录人前置准备记录人需提前与主持人沟通，明确会议重点记录方向（如需决策的关键事项、待明确的任务分工、存在争议的讨论点等），并熟悉会议议题及背景材料，准备好记录工具（如会议纪要模板、录音设备【需提前征得参会人员同意】、笔录本等）。（二）会中记录阶段准确记录基础信息会议开始后，记录人首先需核对并记录会议基本信息，包括：会议名称、会议日期及具体起止时间、会议地点（线上会议需注明平台及）、主持人、记录人、参会人员（姓名及部门，用“”代替具体姓名，如“市场部-”）、缺席人员及原因（如有）。聚焦议题与讨论要点按照会议议程逐项记录，对每个议题的讨论过程需客观记录关键观点、不同意见（如有）及共识结论，避免记录个人主观评价。重点记录与会议目的直接相关的内容，如：各议题的讨论背景与核心问题；参会人员的主要发言要点（用“”代替发言人姓名，如“提出需优化流程以提升效率”）；存在争议的问题及未达一致的讨论方向。明确决议与待办事项对会议中形成的决议、待办任务需单独记录，保证包含以下要素：决议内容：明确决策结果（如“同意通过《*项目方案》”）；责任主体：明确负责部门或具体执行人（用“”代替，如“由牵头负责”）；完成时限：明确具体截止日期或阶段性节点；所需资源（如有）：明确需协调的人力、物力支持。动态补充与确认会议过程中，若遇复杂议题或关键信息，记录人可适时向主持人或发言人简要确认记录准确性（如“*刚才提到的任务截止日期是X月X日，是否确认？”）；会议结束前，记录人需快速梳理纪要向主持人简要汇报记录要点，保证无遗漏关键信息。（三）会后整理与归档阶段整理初稿会议结束后24小时内，记录人需根据会议记录（含笔录、录音【需整理为文字】等）整理会议纪要初稿，内容需涵盖：会议基本信息（会前记录的要素）；会议议程及各议题讨论要点（按议程顺序梳理，逻辑清晰）；会议决议事项（明确决议内容、责任主体、时限）；待办任务清单（按责任主体或优先级排序，包含任务描述、负责人、截止日期）；附件清单（如会议中提及的方案、报告等，需注明名称及版本）。审核与修订初稿完成后，记录人需提交主持人审核，重点核对决议内容、待办任务的责任主体与时限的准确性；主持人审核通过后，根据反馈意见修订纪要，必要时发送至相关参会人员确认（涉及跨部门任务时，需与责任部门负责人确认任务细节）；最终版纪需经主持人签字（或线上审批）确认。分发与传达最终版会议纪要需在确认后1个工作日内，通过内部办公系统、邮件或指定群组分发给所有参会人员及需知晓的相关部门/人员，并同步抄送存档部门（如行政部或综合管理部）。归档管理会议纪要最终版（含签字审批页扫描件）需在分发后3个工作日内提交至存档部门，按“年份-月份-会议类型”分类归档（如“2024-05-项目推进会”）；归档材料需包含：会议通知、会议议程、签到表（如有）、会议纪要最终版、相关附件材料；电子档案需存储于公司指定服务器或共享文件夹，保证查阅权限可控；纸质档案需装入档案盒，标注清晰信息（会议名称、日期、档号），存放于指定档案柜。三、会议纪要模板会议纪要会议基本信息项目内容会议名称*会议日期年月*日会议时间:-:（具体起止时间）会议地点*（线下会议室名称/线上会议平台及）主持人*记录人*参会人员、、……（按部门或姓名排序，用“”代替具体姓名）缺席人员及原因（部门-）：*（如“出差”“请假”）会议议程及讨论要点序号议题名称讨论要点1*1.背景：；2.讨论：提出需关注问题，建议；3.共识：……2*1.背景：；2.争议：认为，主张；3.未决：需进一步调研……3*（按实际讨论情况记录，突出关键信息与结论）会议决议事项序号决议内容责任主体完成时限备注1（如“通过《项目方案（V1.0）》”）*（部门/个人）年月*日2（如“调整流程，新增*环节”）*（部门/个人）年月*日需同步更新制度文件待办任务清单序号任务描述负责人截止日期协助部门/人备注1（如“整理项目需求文档，提交评审”）*年月*日*（技术部）2（如“协调资源，支持*活动开展”）*年月*日*（行政部）预算*元附件清单《*方案（V1.0）》.pdf*数据统计表.xlsx分发范围：、*……（参会人员及相关部门）存档部门：行政部/综合管理部四、执行关键提示内容客观准确会议纪要需忠实反映会议实际内容，避免记录个人观点或未经证实的信息，决议及待办任务的责任主体、时限等关键信息需反复确认，保证无误。及时性与时效性严格遵守“会后24小时内整理初稿、1个工作日内分发、3个工作日内归档”的时间要求，避免因延迟整理导致信息遗漏或遗忘。保密与权限管理涉及公司敏感信息（如未公开战略、财务数据、人员调整等）的会议纪要，需严格控制分发范围，电子档案需加密存储，纸质档案需存放于带锁档案柜，严禁无关人员查阅。格式规范统一严格遵循本模板的格式要求，字体、字号、段落间距等需保持统一，保证纪要整洁易读；议题、决议、待办任务等需分点清晰，便于快速查阅。归档完整性归档材料需包含会议全流