财务报销审核流程及要求详解手册

财务报销审核流程及要求详解手册为规范公司费用支出管理，保证报销流程合规、高效，明确各环节职责与要求，特制定本手册。本手册适用于公司全体员工及涉及报销审核工作的相关人员，旨在统一标准、减少歧义，保障财务工作有序开展。一、适用业务场景本手册涵盖以下需通过财务报销流程处理的业务场景：日常办公支出：包括办公用品采购、通讯费、快递费、打印复印费等维持日常运营所需的费用。差旅相关费用：员工因公外出产生的交通费、住宿费、市内交通费、伙食补助等。业务活动支出：如客户接待费、市场推广费、小型会议费等与业务开展直接相关的费用。其他合规支出：经公司批准的其他与工作相关的必要费用，需提前履行审批手续。二、报销流程全步骤解析（一）第一步：费用发生与原始凭证收集费用发生：员工因公开展业务时，应优先选择合规合作商，并索取合法有效的原始凭证（如合规收据、行程单、明细清单等），凭证需清晰载明费用发生时间、项目、金额、商家信息及支付方式。凭证整理：同一笔费用的原始凭证应集中整理，避免折叠、涂改；若涉及多张凭证，需按类别顺序排列，并在空白处注明“共X张，总金额XX元”。（二）第二步：填写报销单据登录系统：员工通过公司OA系统或财务系统进入“报销管理”模块，选择对应费用类型（如“办公费”“差旅费”）新建报销单。填写基本信息：准确录入报销部门、报销人姓名、联系方式、报销日期、费用归属期间（如“2024年3月”）。填报费用明细：逐笔填写费用项目（如“A4纸采购”“高铁票”）、金额、数量、单位及简要事由（如“部门例会打印材料”“上海出差调研”），系统自动计算小计及合计金额。附件：将原始凭证扫描或拍照（保证清晰完整）作为附件至系统，每张附件命名规则为“日期+费用类型+简述”（如“20240315-办公费-A4纸采购”）。（三）第三步：部门初审提交审批：员工确认报销单信息无误后，提交至部门负责人*处进行初审。审核要点：费用是否与部门业务计划相符，是否超出预算；报销单填写是否完整、金额计算是否准确；原始凭证是否齐全、合规，附件是否完整。处理结果：部门负责人*审核通过后，在系统中“同意”并签字；若需补充材料或修改，注明原因后退回员工。（四）第四步：财务部门审核接收单据：财务部门*在系统中接收已通过部门初审的报销单，核对电子材料与原始凭证一致性。合规性审查：费用是否符合公司《费用管理制度》规定的开支范围及标准（如差旅住宿费上限、招待费人均标准等）；原始凭证是否真实、有效，有无过期、重复报销等情况；特殊费用（如大额支出）是否已提前履行审批手续。结果反馈：审核通过后，财务部门*在系统中标记“审核通过”；若存在不合规事项，注明具体问题（如“住宿费超标”“缺少事由说明”）并退回员工补充修改。（五）第五步：领导审批审批权限：根据报销金额及费用类型，由不同层级领导审批：金额≤5000元：部门负责人*审批（已完成部门初审即视为通过）；5000元＜金额≤20000元：分管副总*审批；金额＞20000元：总经理*审批。审批流程：领导在系统中查看报销单详情，确认无误后“批准”；若需进一步核实，可联系财务部门*或报销人沟通。（六）第六步：报销款项发放资金支付：财务部门*完成最终审批后，于每周三统一汇总合规报销单，提交至财务部资金组，通过银行转账方式支付至员工工资卡。到账提醒：款项发放后，财务部门*通过OA系统发送到账通知，员工可通过“报销进度查询”功能实时跟踪状态。（七）第七步：档案归档资料整理：每月末，财务部门*将本月已完成的报销单（含电子版及原始凭证）按部门分类整理，装订成册。保存管理：报销档案保存期限不少于5年，电子档案备份至公司服务器，原始凭证存放于财务档案室，保证查阅便捷且安全。三、常用表单模板（一）费用报销单报销部门综合管理部报销人张*日期2024-03-20费用归属期间2024年3月1日-2024年3月15日申请编号BG20240320001费用项目数量单位单价（元）金额（元）备注办公用A4纸5箱25.00125.00部门日常打印使用快递费3件15.0045.00寄送合同文件市内交通费12次3.0036.003月1日-15日通勤合计金额（大写）人民币贰佰零陆元整合计金额（小写）¥206.00附件张数8张（含采购清单2张、快递底单3张、交通卡充值凭证3张）部门负责人签字李*财务审核人签字王*审批领导签字赵*（二）报销单据粘贴单序号凭证名称凭证日期金额（元）备注1办公用品采购清单2024-03-10125.00商家：晨光文具2顺丰快递底单2024-03-1215.00单号：SF03顺丰快递底单2024-03-1415.00单号：SF14申通快递底单2024-03-1515.00单号：ST5交通卡充值凭证2024-03-0536.00充值金额：100元，本次报销36元合计————206.00——粘贴区域（此处粘贴原始凭证复印件或扫描件，保证每张凭证清晰可辨，无重叠）（三）报销进度查询表申请编号申请日期费用类型报销人当前状态备注BG202403200012024-03-20办公费张*已发放2024-03-22到账BG202403180022024-03-18差旅费刘*领导审批中分管副总*审核中BG202403150032024-03-15业务招待费陈*财务审核不通过需补充招待事由说明四、操作要点与风险提示（一）原始凭证管理原始凭证需真实、合法，不得伪造、变造或篡改；复印件需注明“与原件一致”并签字确认。交通、住宿等凭证需包含时间、路线、金额等关键信息，避免仅有总额而无明细。（二）报销时限要求费用应在发生后30日内提交报销，逾期未报需说明原因，经部门负责人及财务部门审批后方可受理。差旅费报销应在出差返回后10日内提交，逾期影响当月工资发放的，责任由员工自行承担。（三）填写规范报销单中“费用项目”“事由”等栏位需详细具体，避免使用“办公用品”“杂费”等模糊表述。金额大小写需一致，小写前加“¥”，大写后加“整”字（如“壹仟元整”）。（四）特殊情况处理若遇紧急业务需垫付大额费用，应提前向部门负责人及财务部门报备，经批准后可适当延长报销时限。报销单填写错误需在系统中作废后重新填报，不可直接在原单据上涂改。（五）沟通机制员工对报销流程或审核结果有疑问时，可通过