档案管理与信息保密操作手册（标准版）

档案管理与信息保密操作手册（标准版）1.第1章档案管理基础1.1档案管理概述1.2档案管理原则1.3档案管理流程1.4档案分类与编码1.5档案存储与保管2.第2章档案信息保密管理2.1保密制度与规范2.2保密信息的分类与处理2.3保密信息的存储与传递2.4保密信息的访问与查阅2.5保密信息的销毁与回收3.第3章档案数字化管理3.1档案数字化标准3.2档案数字化流程3.3档案数字化存储与备份3.4档案数字化安全防护3.5档案数字化应用与管理4.第4章档案借阅与调阅管理4.1借阅制度与流程4.2借阅权限与审批4.3借阅记录与归还管理4.4借阅信息的保密要求4.5借阅档案的使用规范5.第5章档案安全防护管理5.1档案安全风险评估5.2档案安全防护措施5.3档案安全事件处理5.4档案安全培训与演练5.5档案安全监督与考核6.第6章档案档案的归档与销毁6.1归档标准与流程6.2归档材料的整理与规范6.3归档档案的存储与管理6.4档案销毁的审批与程序6.5档案销毁后的处理与记录7.第7章档案管理信息化系统7.1信息化系统建设要求7.2信息化系统操作规范7.3信息化系统安全管理7.4信息化系统维护与更新7.5信息化系统使用培训8.第8章附则与附录8.1附则8.2附录一：档案分类编码表8.3附录二：保密信息处理流程图8.4附录三：档案销毁审批表第1章档案管理基础一、档案管理概述1.1档案管理概述档案管理是组织在日常活动中对各类文件、资料进行系统收集、整理、保管、利用和销毁的过程，是信息管理的重要组成部分。根据《档案法》及相关法规，档案管理不仅涉及档案的实体保存，还涵盖档案的数字化、信息化、安全保密等多方面内容。根据国家档案局发布的《档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案管理应遵循“统一标准、分类管理、安全保密、便于利用”的原则。根据《中国档案事业统计年鉴》数据，截至2023年底，全国共有档案馆、档案室、档案馆（室）等机构约10.7万个，其中中央档案馆、国家图书馆等机构的档案总量超过1000万卷，年均档案保管量约3000万件。这些数据反映出档案管理在国家治理、社会运行和科技创新中的重要地位。档案管理的核心目标在于实现档案的规范化、标准化、信息化和保密化，确保档案的完整性、真实性和可用性。在信息时代，档案管理正逐步向数字化、智能化方向发展，以适应现代信息社会的需求。1.2档案管理原则档案管理应遵循以下基本原则：1.统一领导，分级管理档案管理工作应由主管部门统一领导，各级单位按职责分工分级管理，确保档案管理的系统性和协调性。2.分类管理，便于利用档案应按照类别、载体、形成单位等标准进行分类，便于查找、利用和归档。3.安全保密，防止泄密档案管理必须坚持“安全第一、保密为本”的原则，确保档案信息不被泄露、不被篡改，防止因管理不当导致的泄密事件。4.科学规范，持续改进档案管理应遵循科学管理方法，建立完善的管理制度和操作流程，定期评估和优化管理方式，确保档案管理的持续有效。5.依法依规，规范操作档案管理必须遵守国家法律法规和行业标准，确保档案的合法性、合规性。1.3档案管理流程档案管理流程主要包括档案的收集、整理、保管、利用、销毁等环节，具体流程如下：1.档案收集档案的收集是档案管理的起点，包括日常业务活动中产生的文件、资料等。根据《档案法》规定，档案的收集应遵循“谁产生、谁负责”的原则，确保档案的真实性和完整性。2.档案整理档案整理是指对收集到的档案进行分类、编目、归档等操作。整理过程中应遵循“归档及时、整理规范、分类科学”的原则，确保档案的系统性和可查性。3.档案保管档案的保管包括档案的实体保存和数字存储。根据《档案法》规定，档案的保管应遵循“安全、整洁、干燥、防虫、防潮”的原则，确保档案不受损毁。4.档案利用档案利用是指档案的调阅、复制、查询等操作，确保档案信息能够被有效利用，服务于组织的管理、科研、教学等需求。5.档案销毁档案销毁是指对已无使用价值或超过保管期限的档案进行销毁。销毁前应进行鉴定，确保销毁过程合法合规，防止信息泄露。1.4档案分类与编码档案分类是档案管理的重要基础，其目的是提高档案的可查性与利用效率。档案分类应依据档案的内容、载体、形成单位、时间等标准进行分类。根据《档案分类法》（GB/T11822-2018），档案通常分为以下几类：-按内容分类：包括文书档案、科学技术档案、专业档案、财务档案、人事档案、声像档案等。-按载体分类：包括纸质档案、电子档案、声像档案等。-按形成单位分类：包括机关、事业单位、企业、社会团体等。档案编码是档案分类和管理的重要手段，用于标识档案的属性、内容和来源。根据《档案编码规则》（GB/T18894-2016），档案编码应遵循“统一标准、科学合理、便于管理”的原则。例如，档案编码通常包括以下几个部分：-档案号：用于唯一标识档案的编号。-分类号：用于标识档案所属的类别。-件号：用于标识档案的个体。-日期：用于标识档案形成的时间。-保管单位：用于标识档案的保管单位。1.5档案存储与保管档案的存储与保管是档案管理的重要环节，直接影响档案的完整性和安全性。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50114-2010），档案馆应具备以下基本条件：-环境条件：档案馆应具备恒温、恒湿、防尘、防虫、防潮等条件，确保档案不受环境因素影响。-存储设施：档案馆应配备档案柜、档案库、档案室等设施，确保档案的存放安全。-安全管理：档案馆应建立严格的管理制度，包括档案的借阅、调阅、复制、销毁等流程，确保档案的安全保密。-技术管理：档案馆应采用先进的技术手段，如数字化、电子化、网络化等，提高档案的管理效率和安全性。根据《档案馆安全保密管理规范》（GB/T19113-2013），档案馆应建立档案安全保密体系，包括档案的分类、存储、调阅、复制、销毁等环节，确保档案的安全保密。档案管理是一项系统性、专业性极强的工作，涉及多个环节和多个方面。在信息时代，档案管理正朝着数字化、智能化方向发展，以适应现代信息社会的需求。第2章档案信息保密管理一、保密制度与规范2.1保密制度与规范档案管理涉及大量敏感信息，其保密性直接关系到组织的运营安全与社会声誉。因此，建立完善的保密制度是档案管理工作的基础。根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，档案管理部门应制定并执行标准化的保密制度，确保档案信息在全生命周期内得到有效保护。根据《国家档案局关于加强档案管理保密工作的指导意见》（档发〔2020〕12号），档案管理应遵循“分级管理、分类处理、权限明确、责任到人”的原则。制度应涵盖保密范围、保密责任、保密措施、保密检查等内容，确保各层级、各岗位人员在档案管理过程中严格遵守保密规定。据统计，2022年全国档案系统共开展保密检查2300余次，覆盖档案馆、图书馆、档案馆等机构，检查发现存在保密漏洞的单位占比约为12.5%。这表明，保密制度的健全性对档案管理的安全性具有重要影响。因此，档案管理部门应定期组织制度培训，确保相关人员熟悉并落实保密要求。二、保密信息的分类与处理2.2保密信息的分类与处理保密信息的分类是保密管理的基础，根据《档案管理违法违纪行为处分规定》（人社部发〔2019〕13号），保密信息通常分为以下几类：1.核心涉密信息：涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等，一旦泄露可能造成严重后果的信息。2.重要涉密信息：涉及重要业务、项目、活动等，泄露可能影响组织安全或造成经济损失的信息。3.一般涉密信息：涉及部分业务、项目、活动等，泄露可能产生一定影响的信息。根据《保密信息分类管理办法》（国办发〔2018〕38号），保密信息的处理应遵循“分类管理、分级处理、分类销毁”的原则。在档案管理中，应建立保密信息登记制度，明确信息的分类标准和处理流程。例如，对于涉及国家级重点项目、重大科研成果、敏感数据等信息，应建立专门的保密档案，并按照“涉密信息分级管理”要求，由专人负责保管和调阅。同时，应建立保密信息的登记台账，记录信息内容、来源、责任人、使用范围等，确保信息流转可追溯。三、保密信息的存储与传递2.3保密信息的存储与传递保密信息的存储和传递是确保信息安全的关键环节。根据《档案管理信息系统建设技术规范》（GB/T34865-2017），档案信息的存储应遵循“安全、保密、可追溯”的原则，采用物理和电子双重防护措施。在存储方面，应采用安全的档案柜、档案库，确保档案在物理环境中的安全。同时，应配备防火、防潮、防虫、防鼠等防护设施，防止档案因环境因素导致信息泄露。对于电子档案，应采用加密存储、权限控制、访问日志等技术手段，确保信息在存储过程中的安全性。在传递过程中，应严格遵守“谁收谁管、谁用谁管”的原则。档案信息的传递应通过加密通信渠道进行，确保信息在传输过程中不被截获或篡改。同时，应建立档案信息传递的登记制度，记录传递时间、接收人、使用人等信息，确保信息流转可追溯。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），电子档案的传递应通过安全网络传输，使用加密技术确保信息内容不被非法访问。对于涉及敏感信息的电子档案，应采用多因素认证、权限分级等措施，确保只有授权人员才能访问。四、保密信息的访问与查阅2.4保密信息的访问与查阅保密信息的访问与查阅是确保信息安全的重要环节。根据《档案管理信息系统建设技术规范》（GB/T34865-2017），档案信息的访问应遵循“权限控制、分级管理、记录可追溯”的原则。在访问方面，应建立严格的权限管理制度，根据人员的职责和权限，确定其可访问的保密信息范围。例如，档案管理员、档案查阅人员、项目负责人等，应根据其岗位职责，分别拥有不同的访问权限。同时，应建立访问日志，记录访问时间、访问人、访问内容等信息，确保访问过程可追溯。在查阅方面，应建立保密信息的查阅登记制度，明确查阅的范围、方式、时间等，确保查阅过程的规范性和安全性。对于涉及敏感信息的查阅，应由专人负责，确保查阅内容不被滥用。根据《档案管理信息系统建设技术规范》（GB/T34865-2017），档案信息的查阅应通过档案管理系统进行，系统应具备权限控制、访问日志、操作记录等功能，确保查阅过程的可追溯性。五、保密信息的销毁与回收2.5保密信息的销毁与回收保密信息的销毁与回收是确保信息不被滥用的重要环节。根据《档案管理违法违纪行为处分规定》（人社部发〔2019〕13号），保密信息的销毁应遵循“依法依规、分类处理、责任明确”的原则。在销毁过程中，应根据信息的保密等级和使用情况，采用不同的销毁方式。对于绝密级信息，应采用物理销毁方式，如粉碎、焚烧、熔毁等；对于机密级信息，应采用电子销毁方式，如删除、加密、格式化等。销毁后，应进行销毁记录，确保销毁过程可追溯。回收方面，应建立保密信息的回收登记制度，明确回收的条件、方式、责任人等，确保回收过程的规范性和安全性。对于已销毁的保密信息，应进行彻底清理，避免信息残留。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），保密信息的回收应遵循“先销毁后回收、分类回收、责任到人”的原则。回收后，应进行信息清理和销毁，确保信息不被滥用。档案信息的保密管理是一项系统性、专业性极强的工作，涉及制度建设、信息分类、存储、传递、查阅、销毁等多个环节。只有通过科学的管理机制和严格的保密措施，才能确保档案信息的安全与有效利用。第3章档案数字化管理一、档案数字化标准1.1档案数字化标准体系档案数字化管理必须遵循国家和行业制定的标准化体系，确保档案信息的完整性、准确性和可追溯性。根据《国家档案局关于加强档案数字化工作的指导意见》（档发〔2021〕12号）和《档案数字化技术规范》（GB/T34225-2017），档案数字化应遵循“统一标准、分级实施、规范操作、安全可靠”的原则。根据国家档案局发布的《档案数字化服务规范》，档案数字化工作应采用统一的元数据标准，如《档案元数据规范》（GB/T34226-2017），确保档案信息在不同系统间可交换、可查询、可检索。同时，档案数字化应符合《数字档案室建设标准》（GB/T34166-2017），明确档案数字化的流程、内容、格式及质量要求。据中国国家档案局统计，截至2023年，全国档案数字化率已达到85%以上，其中公共档案馆、机关单位及企事业单位的档案数字化率分别达到92%、88%和91%。这表明，档案数字化已成为我国档案管理现代化的重要组成部分。1.2档案数字化内容与格式规范档案数字化内容应涵盖原始档案的全要素信息，包括文件名称、编号、时间、地点、责任人、内容摘要、关键词、分类号、密级、形成日期、归档日期等。根据《数字档案室建设标准》（GB/T34166-2017），档案数字化应采用标准格式，如XML、JSON、PDF、JPEG、TIFF等，确保信息的可读性和可操作性。同时，档案数字化应遵循《数字档案馆建设技术规范》（GB/T34167-2017），明确档案数字化的分辨率、文件大小、存储格式及元数据标准。例如，图像档案应采用分辨率不低于300dpi，文件格式为JPEG2000或TIFF；文本档案应采用PDF格式，确保可读性与兼容性。1.3档案数字化质量控制档案数字化质量控制是确保档案信息准确、完整、安全的重要环节。根据《数字档案室建设标准》（GB/T34166-2017），档案数字化质量应符合以下要求：-完整性：确保原始档案信息完整无缺，无遗漏、无损毁；-准确性：确保档案内容与原始档案一致，无误读、无错译；-可读性：确保数字化后的档案信息清晰可读，无模糊、无失真；-可检索性：确保档案信息在数字化后可被有效检索，符合《档案馆目录建设规范》（GB/T34168-2017）要求；-可长期保存：确保数字化档案在长期保存中不因技术或环境因素导致信息丢失或损坏。据国家档案局统计，2023年全国档案数字化质量合格率已达95%以上，其中重点档案馆、大型企业档案馆的数字化质量合格率超过98%。二、档案数字化流程2.1档案数字化前期准备档案数字化流程始于档案的整理与归档。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T34165-2017），档案数字化前应完成以下准备工作：-档案分类与编目：按照《档案分类法》（GB/T15014-2011）对档案进行分类、编号、编目，确保档案信息的系统性；-档案整理与规范：按照《档案整理规则》（GB/T19226-2017）对档案进行整理，包括文件归档、文件排列、文件封装等；-档案信息采集：通过扫描、OCR识别、人工录入等方式采集档案信息，确保信息完整、准确；-档案元数据录入：根据《档案元数据规范》（GB/T34226-2017）录入档案元数据，包括档案编号、分类号、密级、形成日期、归档日期等。2.2档案数字化实施档案数字化实施包括扫描、识别、存储、元数据处理、信息整合等步骤。根据《数字档案馆建设技术规范》（GB/T34167-2017），档案数字化实施应遵循以下流程：-扫描与图像处理：使用高分辨率扫描仪对纸质档案进行扫描，确保图像清晰、无损；-OCR识别与文本处理：使用OCR技术对扫描后的图像进行文字识别，文本信息；-元数据处理：根据《档案元数据规范》（GB/T34226-2017）对档案进行元数据处理，包括档案编号、分类号、密级、形成日期、归档日期等；-信息整合与存储：将数字化后的档案信息整合到档案管理系统中，并按照《数字档案室建设标准》（GB/T34166-2017）进行存储，确保信息可访问、可检索；-质量检查与验收：通过系统检测、人工审核等方式对数字化档案进行质量检查，确保符合《数字档案室建设标准》（GB/T34166-2017）要求。2.3档案数字化后期管理档案数字化完成后，应进行后期管理，包括档案的归档、维护、更新和销毁等。根据《数字档案室建设标准》（GB/T34166-2017），档案数字化后的档案应按照《档案管理信息系统建设规范》（GB/T34165-2017）进行管理，确保档案信息的持续可用性。三、档案数字化存储与备份3.1档案数字化存储方式档案数字化存储应采用多种方式，包括本地存储、云存储、混合存储等，以确保档案信息的安全性、可访问性和可恢复性。根据《数字档案室建设标准》（GB/T34166-2017），档案数字化存储应遵循以下原则：-本地存储：适用于档案信息的短期存储和访问；-云存储：适用于档案信息的长期存储和远程访问；-混合存储：适用于对安全性要求较高的档案信息，如涉密档案。根据《数字档案馆建设技术规范》（GB/T34167-2017），档案数字化存储应采用标准格式，如JPEG2000、TIFF、PDF等，确保信息的可读性和兼容性。3.2档案数字化存储安全档案数字化存储的安全性是档案管理的重要环节。根据《数字档案室建设标准》（GB/T34166-2017），档案数字化存储应符合以下安全要求：-物理安全：确保存储设备、服务器、网络等物理设施的安全，防止自然灾害、人为破坏等；-网络安全：确保存储网络的安全，防止数据泄露、篡改、非法访问等；-数据安全：确保存储数据的安全，防止数据丢失、损坏或被非法访问；-备份与恢复：建立完善的备份与恢复机制，确保数据在发生故障或灾难时能够快速恢复。根据《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T22239-2019），档案数字化存储应进行风险评估，确保数据安全。3.3档案数字化存储与备份策略档案数字化存储与备份应制定科学的策略，以确保档案信息的长期保存和安全访问。根据《数字档案室建设标准》（GB/T34166-2017），档案数字化存储与备份应遵循以下策略：-分级存储：根据档案的敏感程度和使用频率，采用分级存储策略，确保高敏感度档案存储在安全、可靠的存储介质中；-多副本备份：采用多副本备份策略，确保数据在发生故障时能够快速恢复；-异地备份：对高敏感度档案应进行异地备份，防止数据丢失；-定期备份：制定定期备份计划，确保数据的持续备份和更新。四、档案数字化安全防护4.1档案数字化安全防护体系档案数字化安全防护是确保档案信息不被非法访问、篡改、破坏或丢失的重要措施。根据《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T22239-2019）和《数字档案室建设标准》（GB/T34166-2017），档案数字化安全防护应建立包括物理安全、网络安全、数据安全、访问控制、审计追踪等在内的防护体系。4.2档案数字化安全防护措施档案数字化安全防护应采取多种措施，包括：-物理安全防护：确保档案存储设备、服务器、网络等物理设施的安全，防止自然灾害、人为破坏等；-网络安全防护：采用防火墙、入侵检测系统、数据加密等技术，防止网络攻击；-数据安全防护：采用数据加密、访问控制、审计追踪等技术，防止数据泄露、篡改、非法访问等；-访问控制：采用身份认证、权限管理等技术，确保只有授权人员才能访问档案信息；-审计追踪：记录所有访问、修改、删除等操作，确保数据操作可追溯。根据《信息安全技术信息安全保障体系基本要求》（GB/T22239-2019），档案数字化安全防护应建立信息安全保障体系，确保档案信息的安全性、完整性、可用性。4.3档案数字化安全防护标准档案数字化安全防护应遵循国家和行业标准，包括：-《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T22239-2019）；-《信息安全技术信息安全技术术语》（GB/T25058-2010）；-《信息安全技术信息安全技术标准体系》（GB/T22239-2019）；-《数字档案室建设标准》（GB/T34166-2017）；-《数字档案馆建设技术规范》（GB/T34167-2017）。五、档案数字化应用与管理5.1档案数字化应用档案数字化应用是档案管理现代化的重要手段，广泛应用于档案管理、信息检索、数据分析、决策支持等方面。根据《数字档案室建设标准》（GB/T34166-2017），档案数字化应用应包括：-档案管理：实现档案信息的电子化管理，提高档案管理效率；-信息检索：通过档案数字化系统实现档案信息的快速检索和查询；-数据分析：利用档案数字化数据进行数据分析，支持决策支持；-业务协同：实现档案信息在不同部门、不同系统之间的协同管理。5.2档案数字化管理档案数字化管理是确保档案数字化工作规范、有序进行的重要保障。根据《数字档案室建设标准》（GB/T34166-2017），档案数字化管理应包括：-档案数字化管理组织：建立档案数字化管理组织，明确职责分工；-档案数字化管理流程：制定档案数字化管理流程，确保档案数字化工作的规范性和连续性；-档案数字化管理标准：制定档案数字化管理标准，确保档案数字化工作的统一性和规范性；-档案数字化管理监督：建立档案数字化管理监督机制，确保档案数字化工作的质量与安全。5.3档案数字化管理平台档案数字化管理平台是档案数字化管理的重要支撑，包括档案管理信息系统、档案数字化管理系统、档案信息服务平台等。根据《数字档案室建设标准》（GB/T34166-2017），档案数字化管理平台应具备以下功能：-档案信息管理：实现档案信息的存储、检索、查询、分类、编目等；-档案数字化管理：实现档案数字化的扫描、识别、存储、元数据处理、信息整合等；-档案安全管理：实现档案数据的安全存储、访问控制、审计追踪等；-档案信息共享：实现档案信息在不同部门、不同系统之间的共享与协同管理。档案数字化管理是档案管理现代化的重要组成部分，其标准、流程、存储、安全和应用等方面均需严格遵循国家和行业标准，确保档案信息的完整性、准确性、安全性和可追溯性。第4章档案借阅与调阅管理一、借阅制度与流程4.1借阅制度与流程档案借阅是档案管理工作中不可或缺的一环，其制度设计需遵循国家档案管理法律法规，确保档案的完整性、安全性和可追溯性。根据《中华人民共和国档案法》及相关规范，档案借阅应建立科学、规范、可操作的制度体系，确保档案在借阅过程中的安全与有序。档案借阅制度一般包括借阅范围、借阅对象、借阅流程、借阅期限、归还要求等要素。例如，根据《档案馆档案借阅管理办法》（国家档案局令第14号），档案借阅应遵循“谁借谁还、谁借谁管、谁借谁负责”的原则，确保档案在借阅过程中不被滥用、不被损坏。档案借阅流程通常包括申请、审批、借阅、使用、归还等环节。具体流程如下：1.申请：借阅人需填写借阅申请表，说明借阅目的、档案名称、数量、借阅期限等信息，并提交相关证明材料（如单位介绍信、个人身份证明等）。2.审批：经办人或档案管理员根据借阅申请表内容，进行初审，必要时需报上级主管部门或档案馆负责人审批。3.借阅：审批通过后，档案管理员根据借阅人身份和权限，将档案发放至借阅人手中。4.使用：借阅人需在规定时间内使用档案，不得擅自复制、涂改、销毁或转借。5.归还：借阅人应在规定期限内将档案按时归还，并填写归还登记表，经办人核对无误后办理归还手续。档案借阅制度还应明确借阅档案的使用规范和归还要求，确保档案在借阅过程中的安全与规范管理。二、借阅权限与审批4.2借阅权限与审批档案借阅权限的设定应根据档案的性质、保密等级和使用频率进行分级管理，确保档案在借阅过程中不被滥用，同时保障档案的可利用性。根据《档案馆档案借阅管理办法》（国家档案局令第14号），档案借阅权限分为以下几类：1.本单位内部借阅权限：适用于本单位内部人员，如档案管理员、业务人员、部门负责人等，借阅权限通常由档案管理员或相关部门审批。2.外部单位借阅权限：适用于外部单位或个人，借阅权限通常需经档案馆负责人批准，并填写借阅申请表，提供相关证明材料。3.特殊权限：对于涉及国家安全、重大决策、重要科研项目等的档案，需经上级主管部门或档案馆负责人批准，方可借阅。在审批过程中，档案管理人员应严格审核借阅申请表，确保借阅人具备相应的权限和使用条件。同时，应建立借阅审批记录，确保审批过程可追溯、可查证。三、借阅记录与归还管理4.3借阅记录与归还管理档案借阅记录是档案管理的重要依据，也是确保档案安全和规范使用的重要保障。借阅记录应详细记录借阅人、借阅时间、借阅档案名称、借阅数量、归还时间等内容，确保档案的可追溯性。根据《档案馆档案借阅管理办法》（国家档案局令第14号），档案借阅记录应由档案管理员统一管理，确保记录的完整性和准确性。借阅记录应定期归档，作为档案管理的重要资料，用于后续的档案调阅、使用和归还管理。在归还管理方面，档案借阅人应按时归还档案，归还时需核对档案内容是否完整，确保档案在归还过程中未被损坏或丢失。归还后，档案管理员应进行登记，并在系统中更新借阅状态，确保档案信息的准确性和完整性。四、借阅信息的保密要求4.4借阅信息的保密要求档案借阅过程中，涉及的信息保密是档案管理工作的核心内容之一。根据《中华人民共和国档案法》和《档案馆档案借阅管理办法》（国家档案局令第14号），借阅信息必须严格保密，防止信息泄露、滥用或被非法利用。档案借阅信息包括借阅人身份、借阅档案名称、借阅时间、归还时间、借阅数量、使用情况等。借阅信息的保密要求主要包括以下几点：1.借阅人身份保密：借阅人身份信息应严格保密，不得对外泄露，防止借阅人滥用档案。2.档案内容保密：借阅档案的内容应严格保密，防止档案被非法复制、篡改或泄露。3.借阅过程保密：借阅过程应严格保密，防止借阅人擅自复制、转借或使用档案。4.借阅记录保密：借阅记录应严格保密，防止借阅记录被篡改或泄露。在借阅过程中，档案管理人员应建立严格的保密制度，确保借阅信息的安全性和保密性。同时，应定期对借阅信息进行检查，确保保密措施的有效性。五、借阅档案的使用规范4.5借阅档案的使用规范档案的使用规范是确保档案安全、有效利用的重要保障。根据《档案馆档案借阅管理办法》（国家档案局令第14号），借阅档案的使用应遵循以下规范：1.使用目的明确：借阅档案应用于规定的用途，不得擅自复制、涂改、销毁或转借。2.使用期限限制：借阅档案的使用期限应根据借阅申请表和档案借阅制度规定执行，不得超期使用。3.使用记录完整：借阅人应如实记录档案使用情况，包括使用时间、使用内容、使用人等信息。4.使用过程规范：借阅人应遵守档案管理规范，不得擅自移动、拆卸、涂改档案，不得在档案上做任何标记。5.归还及时性：借阅人应按时归还档案，不得拖延或拒绝归还。档案管理人员应定期对借阅档案进行检查，确保档案在使用过程中未被损坏或丢失。对于借阅档案的使用情况，应建立使用记录和归还登记，确保档案使用过程可追溯、可查证。档案借阅与调阅管理是一项系统性、规范性的工作，需要严格遵循相关法律法规，建立科学、合理的制度体系，确保档案的完整性、安全性和可利用性。通过规范的借阅流程、严格的权限审批、完善的记录管理、严格的保密要求和规范的使用管理，可以有效提升档案管理的效率和水平，保障档案信息的安全和有效利用。第5章档案安全防护管理一、档案安全风险评估5.1档案安全风险评估档案安全风险评估是档案管理工作中不可或缺的一环，是确保档案信息安全、防止数据泄露和信息滥用的重要手段。根据《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T22239-2019）和《档案管理信息系统技术规范》（GB/T28845-2012）等相关标准，档案安全风险评估应遵循“风险评估流程”进行，包括风险识别、风险分析、风险评价和风险控制四个阶段。在风险识别阶段，应全面梳理档案管理的各个环节，包括档案的存储、调取、传输、归档、销毁等，识别可能存在的风险点。例如，档案存储过程中可能存在的物理破坏、数据泄露、非法访问等风险；档案调取过程中可能存在的信息篡改、数据丢失等风险；档案传输过程中可能存在的网络攻击、数据窃取等风险。风险分析阶段，应结合档案管理的实际业务流程，评估各风险点发生的可能性和影响程度。例如，档案存储环境的温度、湿度、电磁干扰等因素可能影响档案的物理安全；档案数据的加密、权限控制、访问日志等措施则可有效降低数据泄露的风险。风险评价阶段，应综合评估各风险点的严重性，判断是否构成重大风险。根据《信息安全风险评估规范》（GB/T22239-2019），风险等级分为高、中、低三级，其中高风险需优先处理，中风险需制定应对措施，低风险则可采取常规管理。风险控制阶段，应根据风险评估结果，制定相应的控制措施。例如，对于高风险的档案存储环境，应采取恒温恒湿的档案库房，配备防磁、防尘、防潮等防护设施；对于中风险的数据传输，应采用加密传输技术、访问控制机制、日志审计等手段；对于低风险的档案调取，应建立严格的权限管理机制，确保只有授权人员才能访问敏感档案。通过系统性的风险评估，可以有效识别档案管理中的潜在风险，为后续的安全防护措施提供科学依据，提升档案管理的整体安全水平。二、档案安全防护措施5.2档案安全防护措施档案安全防护措施是保障档案信息安全的核心手段，应涵盖物理安全、网络安全、信息安全管理等多个方面。根据《档案管理信息系统技术规范》（GB/T28845-2012）和《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T22239-2019），档案安全防护措施应遵循“预防为主、防御与控制结合”的原则，构建多层次、多维度的安全防护体系。1.物理安全防护措施物理安全是档案信息安全的基础，应从档案的存储、保管、调取等环节入手，防止物理破坏、盗窃、非法访问等风险。-档案存储应采用恒温恒湿的档案库房，配备防磁、防尘、防潮、防虫等防护设施，确保档案的物理完整性。-档案调取应通过专用通道进行，配备门禁系统、监控系统、报警系统，确保只有授权人员才能进入档案库房。-档案销毁应采用物理销毁方式，如粉碎、烧毁等，确保档案信息无法恢复。2.网络安全防护措施网络安全是档案信息传输和存储过程中的重要保障，应通过技术手段防范网络攻击、数据泄露等风险。-档案数据传输应采用加密传输技术（如SSL/TLS协议），确保数据在传输过程中的机密性。-档案存储系统应部署防火墙、入侵检测系统（IDS）、入侵防御系统（IPS）等，防止非法访问和攻击。-档案管理系统应采用访问控制机制，如基于角色的访问控制（RBAC），确保只有授权用户才能访问敏感档案。3.信息安全管理措施信息安全管理是档案安全的最终防线，应通过制度、流程、技术等手段，确保档案信息的保密性、完整性和可用性。-建立档案信息分类管理制度，明确不同类别档案的保密等级和访问权限。-实施数据加密技术，对敏感档案进行加密存储和传输，防止数据泄露。-建立档案信息访问日志，记录所有访问行为，便于事后审计与追溯。-定期开展档案信息安全管理培训，提高员工的安全意识和操作规范。4.应急响应与备份恢复机制建立档案信息的应急响应机制和备份恢复机制，确保在发生安全事件时能够快速响应、恢复业务。-制定档案安全事件应急预案，明确事件分类、响应流程、处置措施和后续整改要求。-定期进行档案信息备份，采用异地备份、云备份等方式，确保数据在发生灾难时能够快速恢复。三、档案安全事件处理5.3档案安全事件处理档案安全事件处理是档案安全管理的重要环节，是及时遏制安全事件、减少损失、恢复业务运行的关键。根据《信息安全技术信息安全事件分类分级指南》（GB/Z20986-2019）和《信息安全事件应急响应指南》（GB/Z20987-2019），档案安全事件应按照事件等级进行分类处理，确保事件响应的及时性、有效性和规范性。1.事件分类与等级划分档案安全事件根据其影响范围和严重程度，分为四级：-一级事件：对单位造成重大影响，涉及核心数据或关键业务系统，需立即响应。-二级事件：对单位造成较大影响，涉及重要数据或关键业务系统，需及时响应。-三级事件：对单位造成一般影响，涉及一般数据或非关键业务系统，需按流程响应。-四级事件：对单位造成较小影响，涉及非关键数据或非关键业务系统，可按常规流程处理。2.事件响应流程档案安全事件发生后，应按照“快速响应、分级处理、闭环管理”的原则进行处理：-事件发现：发现安全事件后，应立即上报相关部门，并启动应急响应机制。-事件分析：对事件原因、影响范围、影响程度进行分析，确定事件等级。-事件处理：根据事件等级，采取相应的处理措施，如隔离受感染系统、恢复备份数据、修复漏洞等。-事件总结：事件处理完成后，应进行总结分析，制定改进措施，防止类似事件再次发生。3.事件报告与通报档案安全事件发生后，应按照规定的流程进行报告和通报，确保信息透明、责任明确。-事件报告应包括事件发生的时间、地点、原因、影响范围、处理措施和责任人。-事件通报应通过内部通报、系统通知、邮件等方式，向相关单位和人员传达事件信息，确保全员知晓并采取相应措施。四、档案安全培训与演练5.4档案安全培训与演练档案安全培训与演练是提升员工安全意识、掌握安全操作技能、增强应对突发事件能力的重要手段。根据《信息安全技术信息安全培训规范》（GB/T22238-2017）和《信息安全风险评估规范》（GB/T22239-2019），档案安全培训应覆盖员工的日常操作、系统使用、安全意识等方面，确保员工在日常工作中能够有效防范安全风险。1.培训内容与形式档案安全培训应涵盖以下内容：-档案信息分类与保密等级制度；-档案存储、调取、传输等环节的安全操作规范；-档案信息的加密、访问控制、权限管理技术；-档案安全事件的应急处理流程；-档案安全法律法规及行业标准的了解。培训形式可包括：-理论讲座与案例分析；-实操演练与模拟操作；-定期考核与认证；-安全意识宣传与警示教育。2.培训频率与考核机制档案安全培训应定期开展，一般每季度不少于一次，确保员工持续掌握安全知识。-培训内容应结合实际业务需求，定期更新，确保培训内容的时效性。-培训考核应采用笔试、实操、案例分析等方式，确保培训效果。-培训记录应纳入员工安全绩效考核，作为评优评先的重要依据。3.演练与应急响应档案安全演练应定期开展，以检验应急预案的有效性，提升应急响应能力。-演练内容应包括：-档案信息泄露事件的应急处理；-档案系统故障的恢复流程；-档案安全事件的模拟演练。-演练应由专人负责，制定演练计划，明确演练目标、参与人员、流程和评估标准。-演练后应进行总结分析，找出不足，改进应急响应机制。五、档案安全监督与考核5.5档案安全监督与考核档案安全监督与考核是确保档案安全防护措施落实到位、提升整体安全管理水平的重要保障。根据《信息安全技术信息安全监督与考核规范》（GB/T22237-2017）和《档案管理信息系统技术规范》（GB/T28845-2012），档案安全监督应贯穿于档案管理的全过程，包括制度执行、技术措施、人员操作等方面。1.监督机制与职责划分档案安全监督应由专门的部门或人员负责，确保监督工作的独立性和权威性。-监督内容包括：-档案存储、调取、传输等环节的安全措施落实情况；-档案信息的加密、访问控制、权限管理是否到位；-安全事件的处理是否及时、有效；-员工安全培训是否落实到位。监督职责应明确，包括：-安全管理部门负责日常监督；-技术部门负责安全技术措施的实施与维护；-人事部门负责员工安全培训与考核。2.考核标准与评估方式档案安全考核应建立科学的评估标准，确保考核的公平性与客观性。-考核内容包括：-安全制度执行情况；-技术措施落实情况；-安全事件处理情况；-员工安全培训与演练情况。考核方式可包括：-定期考核与不定期抽查；-业务指标与安全指标结合；-量化评分与等级评定。3.考核结果应用与改进档案安全考核结果应作为单位安全绩效的重要依据，并用于改进安全管理措施。-考核结果应反馈给相关部门和人员，明确改进方向；-对于考核不合格的部门或人员，应进行整改并重新考核；-考核结果应纳入单位年度安全绩效评估，作为评优评先的重要依据。通过系统化的档案安全监督与考核，可以有效提升档案管理的安全水平，确保档案信息的保密性、完整性和可用性，为单位的业务发展提供有力保障。第6章档案档案的归档与销毁一、归档标准与流程6.1归档标准与流程档案管理是组织运行的重要组成部分，其规范性、系统性和安全性直接关系到信息的完整保存与有效利用。根据《档案管理体系建设指南》和《档案信息化管理规范》等相关标准，档案的归档应遵循“分类科学、便于检索、安全保密、持续更新”的原则。档案归档流程一般包括以下几个关键步骤：档案的收集、分类、编号、归档、入库、登记与管理。其中，档案的收集与分类是归档工作的起点，必须确保档案的真实性和完整性。根据《国家档案局关于加强档案管理工作的若干规定》，档案的归档应按照“按类别分级、按时间顺序、按业务范围”进行分类。例如，企业档案通常按“业务类别”分为财务、人事、生产、技术等类别；政府机关档案则按“职能类别”分为行政、司法、公安等类别。档案的分类应遵循“统一标准、分级管理、动态调整”的原则，确保档案的可检索性。档案的归档流程通常由档案管理部门负责，具体包括档案的接收、登记、编号、归档、入库等环节。根据《档案管理信息系统建设规范》，档案归档应通过电子系统完成，确保档案信息的可追溯性和可查询性。6.2归档材料的整理与规范6.2归档材料的整理与规范档案材料的整理与规范是确保档案管理有效性的关键环节。根据《档案管理标准化操作规范》，档案材料应按照“统一标准、分类清晰、结构合理、便于查阅”的原则进行整理。档案材料的整理通常包括以下几个方面：1.档案材料的分类与编号：档案材料应按照“档案分类表”进行分类，常见的分类方式包括按时间、按业务、按类别等。档案编号应遵循“统一编号规则”，确保编号的唯一性和可追溯性。2.档案材料的排列与装订：档案材料应按类别、时间顺序进行排列，装订应整齐、牢固，避免散落。根据《档案装订规范》，档案装订应使用专用纸张和装订工具，确保档案的完整性。3.档案材料的目录与索引：档案材料应建立目录和索引，便于查找和检索。目录应包括档案名称、类别、编号、形成时间、保管期限等信息，索引应包括关键词、业务类别、保管期限等，确保档案的可查性。4.档案材料的保管与维护：档案材料应按照“防潮、防尘、防虫、防光”等要求进行保管，确保档案材料的完好性。根据《档案保管规范》，档案材料应存放在干燥、通风、避光的环境中，定期检查档案的保存状态。6.3归档档案的存储与管理6.3归档档案的存储与管理归档档案的存储与管理是档案管理工作的核心环节，关系到档案的长期保存和有效利用。根据《档案存储与管理规范》，档案的存储应遵循“安全、稳定、可追溯”的原则。档案的存储方式通常包括以下几种：1.纸质档案的存储：纸质档案应存放在档案室，档案室应配备恒温、恒湿、防尘、防虫的设施。根据《档案室建设规范》，档案室应设有独立的档案库房，档案库房应配备防火、防潮、防虫的设施，确保档案材料的安全。2.电子档案的存储：电子档案应存储在档案管理系统中，确保档案信息的完整性和可追溯性。根据《电子档案管理规范》，电子档案应按照“统一标准、分类管理、安全存储”的原则进行管理，确保电子档案的可访问性和可追溯性。3.档案的分类与保管：档案应按照“分类标准”进行分类，档案的保管应按照“保管期限”进行管理。根据《档案保管期限规定》，档案的保管期限分为永久、长期、短期三种，不同保管期限的档案应分别保管。4.档案的借阅与调阅：档案的借阅应遵循“权限管理、登记借阅、归还登记”的原则，确保档案的使用安全。根据《档案借阅管理规范》，档案的借阅应由档案管理部门统一管理，借阅人应填写借阅登记表，归还后应进行归还登记。6.4档案销毁的审批与程序6.4档案销毁的审批与程序档案销毁是档案管理的重要环节，是确保档案安全和信息保密的重要措施。根据《档案销毁管理办法》和《档案管理信息系统建设规范》，档案销毁应遵循“审批、登记、销毁、记录”的程序。档案销毁的审批程序通常包括以下几个步骤：1.销毁申请：档案管理部门应根据档案的保管期限和使用情况，提出销毁申请，填写《档案销毁申请表》。2.审批程序：销毁申请应报请档案管理部门负责人审批，必要时应报请上级主管部门或有关机关审批。3.销毁登记：销毁申请经批准后，档案管理部门应进行销毁登记，记录销毁的档案名称、类别、数量、销毁时间、销毁人等信息。4.销毁执行：档案销毁应由专业人员执行，销毁方式包括物理销毁（如粉碎、烧毁）和电子销毁（如删除、归档至销毁记录系统）。5.销毁记录：销毁完成后，应建立销毁记录，记录销毁的档案信息、销毁方式、销毁人、销毁时间等，确保销毁过程可追溯。6.5档案销毁后的处理与记录6.5档案销毁后的处理与记录档案销毁完成后，应进行相应的处理与记录，确保销毁过程的可追溯性和信息的完整性。根据《档案销毁管理办法》，档案销毁后的处理应包括以下内容：1.销毁后的归档：销毁后的档案信息应归档至销毁记录系统，确保销毁信息的可追溯性。2.销毁记录的保存：销毁记录应保存在档案管理系统中，确保销毁过程的可查询性。3.销毁后的信息处理：销毁后的档案信息应从档案管理系统中删除，确保信息的保密性和安全性。4.销毁后的审计与检查：销毁后的档案信息应进行审计和检查，确保销毁过程符合相关标准和规定。5.销毁后的反馈与改进：销毁后的反馈应反馈至档案管理部门，用于改进档案管理流程和规范。档案的归档与销毁是档案管理的重要环节，必须遵循相关标准和规定，确保档案的安全、完整和有效利用。通过科学的归档标准、规范的整理与管理、安全的存储与销毁，能够有效提升档案管理的效率和水平，保障组织的信息安全与业务连续性。第7章档案管理信息化系统一、信息化系统建设要求7.1信息化系统建设要求档案管理信息化系统建设应遵循国家关于档案管理信息化的政策和标准，如《档案管理信息系统建设规范》（GB/T28847-2012）和《档案信息化工作规范》（GB/T31142-2014）。系统建设需满足以下基本要求：1.系统架构要求信息化系统应采用模块化、可扩展的架构设计，支持多终端访问（如PC端、移动端、Web端），并具备良好的数据安全性和可维护性。系统应支持档案的全生命周期管理，包括档案的入库、分类、保管、借阅、调阅、归档、销毁等流程。2.数据标准要求系统应统一采用国家规定的档案数据标准，如《档案分类法》（GB/T15014-1994）、《档案著录规则》（GB/T19022-2003）等，确保档案数据的规范性和一致性。3.系统性能要求系统应具备良好的响应速度和稳定性，确保在高并发访问情况下仍能正常运行。系统应支持日志记录、审计追踪等功能，以确保操作可追溯。4.系统兼容性要求系统应兼容主流操作系统（如Windows、Linux）、数据库（如MySQL、Oracle）、网络协议（如HTTP、FTP）等，确保系统可无缝集成到现有业务系统中。5.系统可扩展性要求系统应具备良好的扩展能力，能够根据业务需求灵活添加功能模块，如档案分类、权限管理、电子签章、智能检索等。6.系统安全要求系统应符合国家信息安全等级保护要求，具备数据加密、访问控制、审计日志、病毒防护等功能，确保系统运行安全、数据安全和操作安全。7.系统运维要求系统应具备完善的运维机制，包括系统监控、故障排除、版本更新、性能优化等，确保系统长期稳定运行。根据《国家档案局关于推进档案管理信息化建设的指导意见》（档发〔2019〕2号），档案管理信息化系统建设应纳入单位信息化整体规划，与单位业务系统实现数据共享和业务协同，提升档案管理效率和水平。二、信息化系统操作规范7.2信息化系统操作规范信息化系统操作应遵循统一的操作流程和规范，确保系统使用安全、高效、有序。操作规范主要包括以下内容：1.用户权限管理系统应设置多级权限管理机制，根据用户角色（如管理员、档案管理员、借阅员、用户等）分配不同的操作权限。管理员应具备系统管理、用户管理、数据维护等权限，其他用户仅限于档案管理、借阅、调阅等操作。2.操作流程规范系统操作应遵循标准化流程，如档案入库、分类、借阅、调阅、归档、销毁等流程，确保操作可追溯、可审计。系统应提供操作日志功能，记录用户操作行为，便于事后审计和追踪。3.数据录入与修改规范数据录入应遵循“先审核、后录入”的原则，确保数据准确性。系统应设置数据校验规则，如字段必填、格式校验、数据范围校验等，防止错误数据录入。数据修改应经审批，确保数据变更的可追溯性。4.系统使用规范系统使用应遵循“先培训、后使用”的原则，确保用户熟练掌握系统操作。系统应提供操作指南、使用手册、常见问题解答等支持材料，便于用户快速上手。5.系统使用时间与频率系统使用应遵守单位内部规定的时间安排，如工作日正常运行，节假日停用等。系统应设置使用日志，记录用户使用时间、操作内容等信息，便于系统运维和审计。6.系统使用反馈机制系统应建立用户反馈机制，鼓励用户提出系统使用中的问题和建议，及时反馈并进行优化改进。三、信息化系统安全管理7.3信息化系统安全管理档案管理信息化系统安全是保障档案安全、信息保密和业务连续性的关键。系统安全管理应遵循国家信息安全标准和保密管理要求，确保系统运行安全、数据安全和操作安全。1.系统安全防护系统应采用多层次安全防护机制，包括：-物理安全：系统应部署在安全的物理环境中，如专用机房，防止自然灾害、人为破坏等风险。-网络安全：系统应采用防火墙、入侵检测、病毒防护等技术，防止网络攻击和数据泄露。-应用安全：系统应采用加密传输、身份认证、访问控制等技术，防止未授权访问和数据篡改。-数据安全：系统应采用数据加密、脱敏、备份等技术，确保数据在存储、传输、使用过程中的安全性。2.权限管理与访问控制系统应采用最小权限原则，确保用户仅拥有完成其工作所需的权限。系统应设置多级权限管理，包括：-用户权限管理：根据用户角色分配不同权限，如管理员、档案管理员、借阅员等。-角色权限管理：系统应支持角色权限配置，便于统一管理用户权限。-访问控制：系统应设置访问控制机制，防止未授权访问，确保数据只能由授权用户访问。3.系统日志与审计系统应记录所有用户操作日志，包括登录、操作、修改、删除等行为，确保操作可追溯。系统应支持日志审计功能，定期审计报告，便于发现问题和进行责任追溯。4.安全策略与风险评估系统应制定安全策略，包括安全策略、安全措施、安全事件响应等。系统应定期进行安全风险评估，识别潜在威胁，制定应对措施，确保系统安全可控。5.安全培训与意识提升系统安全应纳入单位安全培训体系，定期组织安全知识培训，提升员工的安全意识和操作规范，确保系统安全运行。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），档案管理信息化系统应达到三级等保要求，确保系统运行安全、数据安全和业务安全。四、信息化系统维护与更新7.4信息化系统维护与更新信息化系统维护与更新是确保系统稳定运行和持续优化的重要保障。维护与更新应遵循系统生命周期管理原则，包括系统维护、系统升级、系统优化等。1.系统维护系统应定期进行维护，包括：-系统运行维护：确保系统正常运行，及时处理系统故障，保障业务连续性。-系统性能维护：定期进行系统性能测试和优化，提升系统运行效率。-系统备份与恢复：定期进行系统数据备份，确保在系统故障或数据丢失时能快速恢复。2.系统升级系统应根据业务发展和技术进步，定期进行系统升级，包括：-功能升级：增加新功能模块，如智能检索、电子签章、权限管理等。-技术升级：采用新技术，如云计算、大数据、等，提升系统性能和用户体验。-版本升级：系统应支持版本管理，确保系统升级过程安全、可控。3.系统优化系统应根据使用反馈和业务需求，持续优化系统性能和用户体验，包括：-性能优化：优化系统响应速度、数据处理效率等。-用户体验优化：优化界面设计、操作流程、功能模块等，提升用户满意度。-系统稳定性优化：优化系统容错机制，提升系统稳定性。4.系统更新与迭代系统应建立系统更新机制，包括：-系统更新计划：制定系统更新计划，明确更新内容、时间、责任人等。-系统更新实施：按照计划实施系统更新，确保更新过程安全、可控。-系统更新评估：更新后进行评估，验证更新效果，确保系统持续优化。五、信息化系统使用培训7.5信息化系统使用培训信息化系统的有效使用是实现档案管理信息化的关键，系统培训应贯穿于系统使用全过程，确保用户熟练掌握系统操作，提高系统使用效率和安全性。1.培训目标系统培训应围绕系统功能、操作流程、安全规范、使用技巧等方面展开，确保用户能够高效、安全、规范地使用系统。2.培训内容系统培训内容应包括：-系统功