备用金管理办法

备用金管理办法备用金管理办法一、总则为了加强公司备用金的管理，提高资金使用效率，规范借款行为，减少资金占用，特制定本办法。本办法适用于公司内部各部门及员工因工作需要借用备用金的管理。备用金是公司为满足日常零星开支、出差等业务需要，暂借给员工个人的款项，员工需按照规定用途使用，并及时办理报销还款手续。二、备用金的分类及适用范围1.定额备用金定额备用金是指公司对经常有零星采购、零星开支的部门或个人，根据实际需要核定一个固定金额的备用金，供其周转使用。适用范围包括采购部门用于日常小额物资采购、行政部门用于办公用品采购及日常办公费用支出等。各部门的定额备用金金额由公司根据其业务量和实际需求进行核定，一经确定，一般不随意变动。2.非定额备用金非定额备用金是指公司员工因临时性、一次性业务需要而借用的备用金，如出差借款、项目专项借款等。出差借款主要用于员工出差期间的差旅费支出，包括交通费、住宿费、餐饮费等；项目专项借款用于特定项目的费用支出，如项目调研费、会议费等。三、备用金的申请1.定额备用金申请申请部门或个人应填写《备用金申请单》，详细说明申请备用金的用途、金额及预计使用期限等信息，并经部门负责人审核签字。部门负责人应根据本部门的业务需求和实际情况，对申请进行认真审核，确保申请金额合理、用途明确。审核通过后，将《备用金申请单》提交至财务部门。财务部门对申请进行复核，主要复核申请的合规性、金额的合理性等。复核无误后，报公司领导审批。公司领导根据公司的资金状况和业务需求进行审批，审批通过后，财务部门按照核定的金额向申请部门或个人支付备用金。2.非定额备用金申请员工因临时性业务需要借用备用金时，应提前填写《备用金申请单》，注明借款事由、借款金额、预计还款时间等。借款金额应根据实际业务需要合理估算，不得随意多借。《备用金申请单》需经部门负责人审核，部门负责人应核实借款的真实性和必要性，确保借款用于正当业务。审核通过后，提交至财务部门。财务部门对申请进行审核，重点审核借款金额是否符合公司规定的标准、预计还款时间是否合理等。对于金额较大的借款，财务部门应进行风险评估。审核通过后，报公司领导审批。公司领导根据业务情况和资金安排进行审批，审批通过后，财务部门办理借款支付手续。四、备用金的使用1.使用原则备用金必须专款专用，借款人应严格按照申请用途使用备用金，不得挪作他用。严禁将备用金用于个人消费或与公司业务无关的支出。借款人应妥善保管备用金，确保资金安全。如因保管不善导致备用金丢失或被盗，借款人应承担相应的赔偿责任。2.使用规范在使用备用金进行采购时，借款人应尽量取得正规发票或收据。发票或收据应注明商品或服务的名称、数量、单价、金额等详细信息，并加盖销售方的公章或财务专用章。对于无法取得正规发票的支出，借款人应提供其他合法有效的凭证，如收款收据、合同协议等，并说明原因。在使用备用金支付费用时，借款人应严格遵守公司的费用报销制度和相关规定。对于超出规定标准的费用，财务部门有权不予报销。五、备用金的报销1.报销时间要求定额备用金的使用部门或个人应定期（一般为每月）进行报销，补充备用金。非定额备用金的借款人应在业务结束后及时办理报销手续，一般不得超过15个工作日。如因特殊情况无法按时报销，借款人应提前向财务部门说明原因，并办理延期报销手续。2.报销流程借款人在办理报销手续时，应整理好相关的发票、收据等凭证，并填写《费用报销单》。《费用报销单》应详细填写报销日期、报销部门、报销人、费用项目、金额等信息，并粘贴好原始凭证。报销凭证应真实、合法、有效，不得涂改、伪造。借款人将填写好的《费用报销单》及相关凭证提交至部门负责人审核。部门负责人应审核费用的真实性、合理性和合规性，确保费用支出与业务相关。审核通过后，提交至财务部门。财务部门对报销凭证进行严格审核，审核内容包括凭证的真实性、合法性、完整性，费用的报销标准是否符合公司规定等。对于不符合要求的报销凭证，财务部门应及时退回并要求借款人补充或更正。审核无误后，财务部门按照公司的报销流程进行报销支付。对于定额备用金，报销金额直接补充到备用金账户；对于非定额备用金，报销金额冲减借款金额，如有剩余，借款人应及时归还剩余款项。六、备用金的归还1.非定额备用金归还借款人在业务结束后，应及时办理报销手续，并归还剩余的备用金。如借款金额大于报销金额，借款人应在报销时将剩余款项交回财务部门。财务部门应开具收款收据，注明收款日期、收款金额、借款人姓名等信息。如借款金额小于报销金额，财务部门应按照规定向借款人支付差额部分。2.定额备用金归还当部门或个人不再需要使用定额备用金时，应及时办理归还手续。部门或个人应填写《备用金归还申请单》，经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。财务部门对归还申请进行审核，审核无误后，收回备用金，并注销该部门或个人的备用金账户。七、备用金的监督与检查1.财务部门监督财务部门应定期对备用金的使用情况进行检查，检查内容包括备用金的借款金额、使用用途、报销情况、归还情况等。财务部门应建立备用金台账，详细记录每笔备用金的借款、报销、归还等信息，以便及时掌握备用金的动态。对于逾期未归还或未报销的备用金，财务部门应及时发出催款通知，督促借款人尽快办理相关手续。2.审计部门检查审计部门应定期对备用金的管理情况进行审计，审计内容包括备用金管理制度的执行情况、备用金的使用合规性、财务部门的监督检查工作等。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议。对于违反备用金管理规定的行为，审计部门应追究相关人员的责任。3.部门内部监督各部门应加强对本部门备用金使用情况的监督，定期对备用金的使用情况进行自查。部门负责人应督促本部门员工严格遵守备用金管理规定，及时办理报销和归还手续。对于发现的问题，应及时进行整改，并向财务部门和公司领导报告。八、责任追究1.借款人责任借款人未按照规定用途使用备用金，挪作他用的，应责令其限期归还挪用的资金，并视情节轻重给予警告、罚款等处罚。借款人逾期未归还备用金，经财务部门催款后仍未归还的，从其工资中扣除相应的借款金额，并按照逾期天数收取一定的滞纳金。滞纳金的收取标准由公司根据实际情况确定。借款人提供虚假报销凭证，骗取备用金的，应责令其退还骗取的资金，并给予严肃的纪律处分；情节严重的，依法追究其法律责任。2.部门负责人责任部门负责人对本部门备用金的使用和管理负有监督责任。如因部门负责人审核不严，导致备用金被挪用或骗取的，部门负责人应承担相应的管理责任。公司将根据情节轻重对部门负责人进行批评教育、罚款等处罚。3.财务人员责任财务人员在备用金管理过程中，如存在审核不严、监督不力等问题，导致公司资金损失的，应承担相应的责任。公司将根据情节轻重对