2026年资源回收公司员工档案数字化管理制度

2026年资源回收公司员工档案数字化管理制度第一章总则第一条目的为规范公司员工档案数字化管理工作，实现档案信息的高效存储、查询与利用，保障档案信息的真实、完整、安全，提升人力资源管理精细化水平，结合资源回收行业岗位特性及公司实际经营情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司全体员工（含在职、离职、退休、劳务派遣员工）档案的数字化采集、整理、归档、存储、查阅、利用及销毁等全流程管理；覆盖员工档案从纸质载体向数字载体转化的所有环节，以及数字化档案的日常维护与管理工作。第三条基本原则合法合规原则：严格遵循《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国个人信息保护法》等法律法规，数字化管理流程、信息存储及利用均符合法定要求，严禁泄露、篡改员工个人信息。真实完整原则：数字化档案需与纸质档案内容完全一致，确保信息采集全面、录入准确，无遗漏、无篡改，完整反映员工职业生涯全周期信息。安全保密原则：建立多层级安全防护体系，明确档案访问权限，规范信息使用流程，防范档案信息泄露、丢失或被非法篡改，保障员工隐私及公司信息安全。便捷高效原则：优化数字化管理流程，提升档案查询、调取、更新效率，为人力资源管理、员工考核、薪酬调整等工作提供快速数据支撑，兼顾管理规范性与实用性。第四条管理职责人力资源部：作为档案数字化管理牵头部门，负责制度制定、修订与解释，组织档案数字化采集、整理、归档工作，审核数字化档案信息，管理档案访问权限，处理档案查阅申请，定期核查档案完整性与准确性。信息技术部：负责档案数字化管理系统的搭建、维护与升级，保障系统稳定运行；搭建数据安全防护体系，定期进行系统漏洞检测与数据备份，协助处理系统操作相关问题。各部门：配合人力资源部完成本部门员工档案资料的收集、提交与核对，及时反馈员工信息变更情况，协助核查数字化档案信息的真实性。全体员工：配合提供个人档案相关资料，确保提交信息真实有效；知晓个人档案数字化管理相关规定，有权查询本人数字化档案信息，对信息有误的可申请更正。公司管理层：负责审批制度修订、系统升级、重大档案利用事项，监督档案数字化管理工作的合规性与安全性，协调解决管理过程中的重大问题。第二章档案数字化范围与标准第五条数字化档案范围员工基本信息资料：身份证复印件、学历证书、学位证书、职业资格证、特种作业操作证（含资源回收相关作业证书）、简历等。入职与劳动关系资料：入职申请表、录用通知书、劳动合同、劳务派遣协议、岗位说明书、试用期考核表、转正审批表等。工作表现与考核资料：绩效考核表、工作总结、奖惩文件、评优评先材料、培训记录、技能考核成绩、岗位调整通知书等。薪酬福利与社保资料：薪酬调整审批表、社保公积金缴纳凭证、补充医疗保险参保资料、福利领取记录等。离职与退休资料：离职申请表、离职交接单、解除/终止劳动合同证明、退休审批表、离职访谈记录等。其他重要资料：员工健康体检报告、工伤认定相关材料、劳动争议处理文件等与员工职业生涯相关的重要信息资料。第六条数字化标准采集标准：纸质档案需采用高清扫描方式采集，扫描分辨率不低于300dpi，图像清晰、无歪斜、无阴影、无污渍；文字类资料扫描为PDF格式，图片类资料（如证件照、体检报告影像）扫描为JPG格式，单个文件大小不超过50MB。录入标准：数字化档案信息需逐页录入，关键字段（如姓名、身份证号、入职日期、岗位名称等）需单独标注，确保录入信息与原始资料完全一致，无错别字、无信息遗漏；录入完成后需进行双人核对，核对无误后方可归档。命名标准：数字化档案文件命名采用“员工姓名-档案类别-资料名称-日期”格式，如“张三-基本信息-身份证复印件-20260101”；文件夹按“部门-岗位-员工姓名”层级分类创建，确保档案存储有序、便于检索。元数据标准：每份数字化档案需关联元数据信息，包括档案编号、采集人、采集日期、核对人、核对日期、归档日期等，确保档案全流程可追溯。第三章档案数字化流程第七条资料收集与预处理人力资源部牵头收集全体员工的纸质档案资料，各部门配合提交本部门员工的相关资料；对收集的资料进行预处理，剔除破损、污渍严重的纸张，对残缺资料进行修补，排序整理后标注档案类别与页码，确保资料完整、有序，为数字化采集做准备。第八条数字化采集与录入由人力资源部指定专人负责数字化采集工作，按照扫描标准对纸质档案进行逐页扫描，生成数字化文件；扫描完成后，按录入标准将档案信息录入数字化管理系统，关键字段单独标注，同时关联元数据信息；录入完成后，由另一专人进行交叉核对，核对无误后签署核对意见，核对不一致的需重新采集、录入。第九条档案审核与归档人力资源部负责人对数字化档案进行最终审核，重点核查信息真实性、完整性、格式规范性及元数据关联性；审核通过的数字化档案，按命名标准与存储层级归档至管理系统，分配唯一档案编号；审核未通过的，退回相关责任人整改，整改完成后重新提交审核，直至审核通过。第十条存量档案数字化与增量档案同步存量纸质档案按“先重要后一般、先在职后离职”的原则，分阶段完成数字化转化，确保一年内完成所有存量档案的数字化归档；新增员工档案或员工信息变更资料，需在资料收集完成后3个工作日内完成数字化采集、录入与归档，实现增量档案与纸质档案同步更新。第十一条纸质档案留存数字化完成后的纸质档案，按档案管理规定整理装订，存入专用档案柜，由人力资源部指定专人保管；保管期限与数字化档案一致，离职员工纸质档案保管期限不少于5年，在职员工纸质档案长期保管；纸质档案如需销毁，需按规定履行审批手续，确保销毁流程合规。第四章数字化档案安全管理第十二条系统安全管理信息技术部搭建档案数字化管理系统安全防护体系，设置防火墙、入侵检测系统，定期进行系统漏洞扫描与升级，防范非法入侵；系统需具备操作日志功能，记录所有用户的登录、查询、修改、删除等操作，日志保存期限不少于1年，便于追溯核查。第十三条数据安全管理数字化档案数据采用加密存储方式，确保数据传输与存储过程中的安全；信息技术部每日对档案数据进行自动备份，每周进行手动备份，每月进行异地备份，备份数据保存期限不少于3年，防止数据丢失；备份数据需定期进行恢复测试，确保备份有效。第十四条权限与人员安全管理实行档案访问权限分级管控，人力资源部负责人拥有最高权限，可进行全流程操作；部门负责人可访问本部门员工档案；普通员工仅可查询本人档案；其他人员需查询档案的，需履行审批手续。所有用户需设置复杂密码，定期更换，严禁转借账号、泄露密码。参与档案数字化管理的员工，需签订《档案保密协议》，接受保密培训，明确保密责任；严禁私自复制、传播、泄露数字化档案信息，严禁篡改、删除档案数据；离职时需办理权限注销与工作交接手续，确保档案管理工作无缝衔接。第十五条应急处置建立档案安全应急处置预案，针对系统故障、数据丢失、信息泄露等突发情况，明确应急处置流程、责任人和处置时限；发生突发情况时，相关责任人需立即启动应急预案，采取补救措施，减少损失，并及时上报公司管理层。第五章数字化档案使用与维护第十六条档案查阅与利用内部查阅：部门因工作需要查阅员工档案的，需填写《数字化档案查阅申请表》，经部门负责人签字、人力资源部审核同意后，凭账号登录系统查阅；查阅时严禁下载、复制档案信息，如需引用档案内容，需经人力资源部批准后摘录，并标注引用来源。外部查阅：外部单位（如司法机关、社保部门）需查阅员工档案的，需出具正式函件及有效证件，经公司管理层审批同意后，由人力资源部指定专人协助查阅，严禁外部人员直接登录系统操作。本人查阅：员工可凭本人账号登录系统查询本人档案，对档案信息有异议的，可填写《档案信息更正申请表》，提交相关证明材料，经人力资源部审核确认后，对错误信息进行更正，并记录更正痕迹。第十七条档案更新与维护人力资源部定期对数字化档案进行维护，员工信息发生变更（如岗位调整、薪酬变动、学历提升等）的，需在3个工作日内更新档案信息，确保档案信息与员工实际情况一致；每月对数字化档案进行核查，及时发现并修正缺失、错误信息，清理冗余文件，保障档案质量。第十八条档案销毁数字化档案销毁需严格遵循档案管理规定，离职员工档案保管期满后，由人力资源部提出销毁申请，附销毁清单，经公司管理层审批同意后，由信息技术部与人力资源部共同负责销毁；销毁过程需全程记录，确保数据彻底删除，无恢复可能；销毁记录保存期限不少于5年。第六章责任追究第十九条违规责任对在档案数字化管理工作中存在以下行为的，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职等处分；情节严重的，解除劳动合同；涉嫌违法的，移交司法机关处理：未按标准完成档案数字化采集、录入、审核工作，导致档案信息失真、缺失的；擅自篡改、删除数字化档案数据，或泄露、传播员工档案信息的；违规查阅、下载、复制档案信息，或转借账号、泄露密码的；未按规定进行数据备份、系统维护，导致数据丢失、系统故障的；违反档案销毁规定，擅自销毁档案数据的；其他违反本制度规定，造成公司或员工损失的行为。第七章附则第二十条制度解释本制度由公司人力资源部负责解释，若条款存在歧义，以人力资源部的官方解释为准。第二十一条制度修订本制度根据国家法律法规变化、行业发展趋势及公司经营需求可适时修订，修订流程由人力资源部发起，征求各部门意见后拟定修订草案