2026年资源回收公司质量追溯信息管理制度

2026年资源回收公司质量追溯信息管理制度第一章总则第一条目的为规范公司质量追溯信息管理工作，建立“全程覆盖、信息完整、追溯可查、闭环管控”的质量追溯体系，确保资源回收、分拣、加工、成品交付等全环节质量可追溯，及时定位质量问题根源，防范质量风险，保障产品质量与客户权益，符合《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国固体废物污染环境防治法》等相关法律法规及资源回收行业规范，结合公司实际，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有部门及全体岗位人员，涵盖质量追溯信息的收集、录入、审核、存储、追溯、应用及归档监督全流程；追溯对象包括回收原料、分拣半成品、加工成品、生产设备、操作人员、检测器具等；涉及资源回收、生产加工、质量检测、成品交付、不合格品处置等全环节的质量追溯活动，均需遵守本制度。第三条基本原则全程追溯原则：覆盖“原料回收-分拣加工-成品检测-交付使用”全流程，确保每一批次产品、每一批次原料均可正向追踪（原料到成品）、反向溯源（成品到原料）。信息准确原则：追溯信息需真实、完整、准确，无虚假记录、遗漏缺失，确保追溯结果可核查、可采信，留存完整佐证材料。闭环管控原则：建立“信息收集-录入-追溯-问题处置-整改优化”闭环机制，确保质量问题可快速定位、及时处置，追溯结果充分应用于流程优化。安全可控原则：追溯信息实行分级管控，电子信息加密存储，纸质信息专人保管，严控信息泄露、篡改、丢失风险，保障信息安全。权责明晰原则：明确各部门、各岗位追溯信息管理责任，做到“谁产生、谁记录，谁录入、谁负责”，确保责任落实到人。合规适配原则：符合资源回收行业质量管控要求及相关法律法规，确保追溯信息管理合规，支撑质量监管核查。第四条管理职责质量部（牵头部门）：负责制度制定与修订；搭建质量追溯信息管理体系，明确追溯范围与信息要素；统筹追溯信息的收集、审核、汇总；组织质量追溯实施与结果分析；负责追溯信息档案归档管理；监督各部门追溯信息管理执行情况。采购回收部：负责回收原料追溯信息的收集、录入与上报，包括供应商信息、回收来源、批次信息、检测数据等；配合质量部开展原料环节质量追溯，反馈追溯相关问题。生产加工部：负责生产加工环节追溯信息的收集、录入与上报，包括工艺参数、操作人员、设备运行记录、加工批次、检测结果等；落实追溯过程中生产环节的整改措施。销售部：负责成品交付环节追溯信息的收集、录入与上报，包括客户信息、交付批次、交付记录、质量反馈等；配合质量部开展成品环节质量追溯，传递客户质量诉求。设备管理部：负责生产设备、检测器具的追溯信息管理，包括设备档案、校准记录、运行维护记录等；配合追溯过程中设备相关问题的核查与整改。法务部：负责审核追溯信息管理的合规性，确保符合相关法律法规；协助处理因质量追溯问题引发的法律纠纷，提供合规指导。公司管理层：审批追溯信息管理制度、重大追溯方案及整改措施；监督制度落实；协调解决追溯管理中的重大问题，保障追溯管理资源投入。全体员工：按岗位要求记录、上报追溯信息；配合质量追溯实施与问题整改；主动参与追溯信息管理培训，规范操作流程。第二章质量追溯范围与信息内容第五条追溯范围原料回收环节：涵盖各类回收原料（如废旧金属、塑料、纸张等）的回收来源、供应商、回收批次、运输信息、检测数据等全链条信息。生产加工环节：涵盖原料分拣、拆解、加工、成型等各工序的工艺参数、操作人员、设备运行状态、加工时间、批次匹配、过程检测数据等信息。成品交付环节：涵盖成品批次、质量检测报告、客户信息、交付时间、运输方式、验收记录、质量反馈等信息。设备与器具环节：涵盖生产设备、检测器具的购置信息、校准记录、运行维护记录、故障处理记录等，确保设备状态可追溯。人员与管理环节：涵盖各环节操作人员、检测人员、管理人员的资质信息、培训记录、岗位职责履行记录等，确保人员行为可追溯。不合格品处置环节：涵盖不合格原料、半成品、成品的识别记录、隔离措施、处置方案、原因分析、整改措施等全流程信息。第六条核心追溯信息内容原料回收信息：供应商名称、统一社会信用代码、资质证明、回收原料名称及规格、回收批次号、回收数量、回收来源地、运输车辆信息、到货时间、外观检测结果、成分检测数据、验收结论、验收人员及日期等。生产加工信息：加工批次号、对应原料批次号、分拣/加工工序、工艺参数（如温度、压力、分拣标准等）、操作人员姓名及工号、设备编号及运行参数、加工起止时间、过程检测点位及数据、不合格项记录及处置措施等。成品交付信息：成品名称、规格型号、成品批次号、对应加工批次号、质量检测报告编号、检测结果、客户名称及联系方式、交付地址、运输单位、运输时间、验收记录、客户反馈意见及处理结果等。设备与器具信息：设备/器具名称、型号规格、购置日期、校准周期、校准记录、运行维护记录、故障维修记录、责任人、报废或停用记录等。人员信息：姓名、工号、岗位、资质证书、培训记录、上岗考核结果、岗位职责、参与追溯环节的操作记录及签字确认信息等。不合格品处置信息：不合格品名称、批次号、数量、不合格项、识别时间、识别人员、隔离记录、原因分析报告、处置方式（返工/报废/退回等）、处置时间、整改措施、验证结果等。第三章追溯信息收集与录入第七条信息收集渠道与要求收集渠道：各部门指定专人作为追溯信息收集责任人，通过现场记录、检测报告、验收单据、设备运行日志、培训档案等渠道收集信息；同步对接供应商、客户，获取外部追溯信息（如供应商资质、客户验收记录等）。收集要求：信息收集需及时，原料到货后24小时内完成回收信息收集，生产加工过程中实时记录操作信息，成品交付后1个工作日内完成交付信息收集；信息需真实准确，留存纸质单据、电子凭证等佐证材料，确保可追溯；严禁伪造、篡改追溯信息，发现信息缺失或错误需及时补正并说明原因。佐证材料：包括但不限于验收单据、检测报告、校准证书、运行日志、培训记录、处置协议、客户反馈函等，纸质材料需签字确认，电子材料需留存原始文件。第八条信息录入规范录入载体：追溯信息统一录入公司质量追溯信息管理系统（电子系统），同步留存纸质记录（核心信息双轨留存），电子系统需具备信息加密、权限管控、日志记录功能。录入要求：录入人员需按信息收集记录准确录入，确保信息要素齐全、无错别字、无遗漏；录入完成后需自我核查，提交部门负责人审核，审核通过后方可生效；审核未通过的，需退回修改并重新提交审核。录入时限：原料回收信息需在到货验收合格后24小时内录入；生产加工信息需在工序完成后4小时内录入；成品交付信息需在交付完成后1个工作日内录入；不合格品处置信息需在处置完成后24小时内录入；设备校准、培训等信息需在事项完成后3个工作日内录入。信息修改：已录入的追溯信息如需修改，需由录入人提交修改申请，说明修改原因并附佐证材料，经部门负责人及质量部审核同意后，方可修改；修改记录需全程留存，注明修改人、修改时间及修改原因，确保信息变更可追溯。第四章质量追溯实施流程第九条追溯启动条件出现以下情形之一，由质量部启动质量追溯：客户反馈成品质量问题的；检测发现原料、半成品、成品不合格的；生产过程中出现质量异常的；监管部门检查要求追溯的；其他需启动追溯的质量事件。第十条正向追溯流程（原料至成品）追溯申请：质量部接到质量问题反馈或发现质量异常后，1个工作日内填写《质量追溯申请表》，明确追溯对象、范围及目标，上报部门负责人审批。信息核查：审批通过后，质量部牵头协调采购回收部、生产加工部等相关部门，调取追溯信息管理系统中的原料回收、生产加工、成品检测等信息，核查信息完整性与准确性，追踪原料流向及成品生成全过程。问题定位：结合核查信息，定位质量问题发生的环节、原因（如原料不合格、工艺参数偏差、设备故障等），明确责任部门及责任人，形成《质量追溯核查报告》。整改落实：责任部门根据核查报告制定整改措施，明确整改事项、时限及责任人，质量部跟踪整改进度，整改完成后组织验证，确保问题彻底解决。第十一条反向追溯流程（成品至原料）信息调取：质量部根据客户反馈的成品批次号，从追溯信息管理系统中调取对应成品的生产加工记录，锁定关联的原料批次号及供应商信息。源头核查：协调采购回收部核查该原料批次的回收信息、检测数据、供应商资质等，追踪原料回收来源及运输环节；协调生产加工部核查该批次原料的加工工艺、设备运行状态、操作人员等信息。范围界定：明确该批次原料涉及的成品数量、交付客户、交付范围，及时通知相关客户进行质量核查，防范质量问题扩散。处置与总结：对不合格成品、原料采取隔离、召回、报废等处置措施；分析问题根源，优化追溯流程及质量管控措施，形成《质量追溯处置报告》，上报管理层备案。第十二条追溯结果应用问题整改：针对追溯发现的质量问题，责任部门限期整改，质量部验证整改效果，形成闭环管理。流程优化：结合追溯结果，优化原料验收、生产工艺、检测流程等，提升质量管控水平，减少同类质量问题发生。供应商管控：对因供应商原料不合格导致质量问题的，纳入供应商信用评估，情节严重的终止合作，列入黑名单。人员管理：对因操作人员违规操作导致质量问题的，进行岗位培训或考核，情节严重的按奖惩制度处理。档案留存：追溯过程中的申请表、核查报告、处置报告等资料，统一归档留存，作为质量改进及监管核查的依据。第五章追溯信息管理与风险管控第十三条信息存储与保管电子信息存储：追溯信息存储于公司加密服务器，设置访问权限（按岗位分级授权），定期进行数据备份（每周至少1次），备份数据单独存储，防范数据丢失或损坏；电子信息保管期限自追溯事项结束之日起不少于5年，核心质量事件追溯信息保管期限延长至10年。纸质信息保管：纸质追溯记录及佐证材料由质量部专人保管，存放于专用档案柜，加锁防护，存放环境符合防火、防潮、防虫、防盗要求；按追溯对象、年份分类存放，编制检索目录，便于快速查询；纸质档案保管期限与电子信息一致，保管期满后按档案管理规定销毁，留存销毁记录。信息安全管控：严禁未经授权人员访问、复制、传播追溯信息；电子系统登录需实行“一人一账号”，定期更换密码；纸质信息借阅需按权限申请，填写借阅记录，限期归还，严禁带出档案管理区域。第十四条信息共享与保密内部共享：追溯信息在公司内部按岗位权限共享，相关部门可根据业务需求查阅对应追溯信息，用于质量管控、问题整改等工作；共享过程中需遵守保密要求，严禁泄露敏感信息。外部提供：需向监管部门、客户等外部单位提供追溯信息的，由质量部牵头，经管理层审批后，按要求提供相关信息，严禁超出范围提供；提供前需对敏感信息进行脱敏处理（如隐藏供应商核心信息、客户隐私等）。保密要求：所有接触追溯信息的人员均需签订《信息保密承诺书》，严禁泄露、出售、非法使用追溯信息；人员离职时，需办理追溯信息资料交接手续，注销系统访问权限，签订离职保密承诺。第十五条风险管控与漏洞整改风险排查：质量部每月开展一次追溯信息管理风险排查，核查信息收集的完整性、录入的准确性、存储的安全性，识别追溯流程漏洞、信息缺失等风险，形成风险排查报告。漏洞整改：针对排查发现的风险及漏洞，明确整改责任人、整改时限，制定针对性整改措施；质量部跟踪整改进度，整改完成后组织验证，确保漏洞彻底修复；对反复出现的问题，分析根源，优化制度流程。应急处置：遇追溯信息丢失、泄露、篡改等突发事件，相关部门需立即上报质量部及管理层，采取应急措施（如数据恢复、信息加密、责任人核查等），降低风险损失；情节严重的，由法务部协助处理相关法律事宜。第六章监督考核与奖惩第十六条监督检查日常监督：质量部每日核查追溯信息的收集、录入情况，检查信息完整性、准确性，发现问题及时督促整改，做好监督记录。定期检查：每月开展一次追溯信息管理专项检查，核查追溯流程执行情况、信息归档完整性、风险管控有效性等，形成专项检查报告，上报管理层。专项核查：针对重大质量事件、客户投诉等，开展追溯信息专项核查，核实追溯信息的真实性、追溯流程的规范性，追究相关责任人责任。第十七条考核与奖惩奖励措施：（1）追溯管理先进部门：年度内追溯信息完整准确、追溯流程规范、整改落实到位的部门，授予“质量追溯管理先进部门”称号，给予部门绩效奖金上浮5%-10%奖励。（2）追溯管理先进个人：严格执行追溯信息管理要求、及时发现追溯漏洞、在质量追溯中表现突出的个人，给予一次性奖金500-2000元，年度评优优先考虑。（3）追溯贡献奖励：通过追溯快速定位质量问题、避免质量风险扩散或为公司挽回经济损失的团队或个人，给予一次性奖金1000-5000元，按贡献度分级奖励。处罚措施：（1）轻微违规：追溯信息填写不完整、录入逾期但未造成影响的，扣除责任人当期绩效奖金100-300元，给予口头警告，限期整改。（2）一般违规：追溯信息录入错误、伪造佐证材料，或追溯流程执行不到位导致质量问题无法快速定位的，扣除责任人当期绩效奖金300-800元，给予书面警告，部门负责人承担连带责任。（3）严重违规：泄露、篡改、丢失追溯信息，或因追溯管理失职导致重大质量事故、监管处罚的，扣除责任人全年绩效奖金，给予降职、撤职或解除劳动合同处分；造成公司经济损失的，依法追究赔偿责任；情节严重的，移交司法机关处理。第七章附则第十八条制度解释本制度由公司质量部负责解释，若条款存在歧义，以质量部出具的官方解释为准。第十九条制度修订