培训跟踪回访制度及流程

PAGE培训跟踪回访制度及流程一、总则（一）目的为确保培训效果的有效转化，提升员工的工作能力和绩效，加强公司与员工之间的沟通与反馈，特制定本培训跟踪回访制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司内部组织的各类培训活动，包括但不限于新员工入职培训、岗位技能培训、管理能力培训等。（三）基本原则1.及时性原则：培训结束后应及时进行跟踪回访，确保反馈信息的准确性和时效性。2.客观性原则：回访过程中应客观公正地收集和分析信息，避免主观偏见。3.针对性原则：根据培训内容和员工岗位需求，有针对性地进行跟踪回访，提高回访效果。4.保密性原则：对回访过程中涉及的员工个人信息和培训相关信息严格保密。二、培训跟踪回访职责分工（一）培训部门1.负责制定培训跟踪回访计划，明确回访的时间、方式、内容等。2.组织实施培训跟踪回访工作，收集和整理回访信息。3.对回访数据进行分析，撰写回访报告，提出改进建议。4.与相关部门沟通协调，推动培训效果的转化和应用。（二）授课讲师1.协助培训部门开展培训跟踪回访工作，提供专业的技术支持和建议。2.根据回访反馈，对培训内容和教学方法进行总结和反思，提出改进措施。3.参与培训效果评估，为员工提供针对性的指导和帮助。（三）员工所在部门1.配合培训部门进行培训跟踪回访，提供员工在工作中的实际表现和需求信息。2.协助培训部门推动培训成果在本部门的应用，促进员工绩效提升。3.根据回访反馈，对本部门的培训需求进行重新评估和调整。（四）人力资源部门1.将培训跟踪回访结果纳入员工培训档案，作为员工绩效考核、晋升、调薪等的参考依据。2.根据回访情况，对培训工作进行整体评估，为公司培训决策提供支持。3.协调各部门之间的工作关系，确保培训跟踪回访制度的有效执行。三、培训跟踪回访流程（一）回访准备1.制定回访计划培训部门在培训结束后的[X]个工作日内，根据培训内容、培训对象、培训目标等制定详细的回访计划。回访计划应明确回访的时间范围、回访方式（如问卷调查、电话回访、面谈等）、回访内容（包括培训知识和技能的掌握情况、在工作中的应用情况、对培训的满意度等）以及回访人员的分工。2.收集相关资料培训部门收集培训课程资料、学员名单、培训评估报告等相关资料，以便在回访过程中能够全面了解培训情况，为分析和总结提供依据。3.培训回访人员对参与回访的人员进行培训，使其熟悉回访流程、回访内容和沟通技巧，确保回访工作的质量和效果。培训内容包括回访目的、回访方法、如何提问、如何记录反馈信息等。（二）实施回访1.问卷调查根据回访计划，培训部门设计并发放培训跟踪回访调查问卷。问卷应采用封闭式与开放式问题相结合的方式，确保能够全面收集员工对培训的反馈信息。问卷内容应包括培训内容的实用性、讲师的教学水平、培训方式的满意度、培训对工作的帮助程度等方面。问卷调查应在培训结束后的[X]周内完成，确保员工有足够的时间消化培训内容并进行反馈。2.电话回访对于一些关键岗位或重点培训项目，培训部门可选择部分学员进行电话回访。电话回访应提前预约时间，确保回访的顺利进行。回访过程中，回访人员应礼貌、专业地与学员沟通，详细记录学员的反馈意见。电话回访的重点应放在培训知识和技能在工作中的应用情况、遇到的问题及解决方案等方面。3.面谈回访针对培训效果要求较高或培训内容较为复杂的培训项目，培训部门可组织面谈回访。面谈回访应选择合适的时间和地点，确保回访环境舒适、安静，有利于沟通。面谈过程中，回访人员应与学员进行深入交流，了解学员对培训的整体评价、在工作中应用培训知识和技能的实际困难及需求等。面谈回访结束后，回访人员应及时整理面谈记录，形成详细的回访报告。（三）信息整理与分析1.数据录入与整理培训部门将回访收集到的信息进行分类整理，并录入到专门的培训跟踪回访数据库中。数据录入应确保准确无误，以便后续的分析和查询。2.数据分析培训部门运用统计学方法和数据分析工具，对回访数据进行深入分析。分析内容包括培训内容的掌握情况、培训效果的评估、员工对培训的满意度分析、培训与工作绩效的相关性分析等。通过数据分析，找出培训工作中存在的问题和不足之处，以及员工在培训应用过程中遇到的困难和需求。3.撰写回访报告培训部门根据数据分析结果，撰写培训跟踪回访报告。回访报告应包括回访基本情况概述、回访数据分析、培训效果评估、存在问题及改进建议等内容。回访报告应语言简洁、逻辑清晰、数据准确，能够为公司培训决策提供有力支持。（四）反馈与沟通1.内部反馈培训部门将回访报告提交给人力资源部门、授课讲师及员工所在部门。人力资源部门根据回访报告，将培训跟踪回访结果纳入员工培训档案，并作为员工绩效考核、晋升、调薪等的参考依据。授课讲师根据回访反馈，对培训内容和教学方法进行总结和反思，提出改进措施，并与培训部门沟通交流。员工所在部门根据回访情况，对本部门的培训需求进行重新评估和调整，制定相应的培训计划和措施，促进培训成果在本部门的有效应用。2.与员工沟通培训部门针对回访过程中发现的员工在培训应用方面存在的问题，与员工进行一对一的沟通和交流。沟通方式可根据员工的实际情况选择面谈、电话或邮件等。通过沟通，帮助员工解决实际困难，提供针对性的指导和建议，促进员工将培训知识和技能更好地应用到工作中。（五）持续改进1.制定改进措施根据回访报告中提出的问题和建议，培训部门会同相关部门共同制定培训改进措施。改进措施应明确责任部门、责任人、改进时间节点和预期目标，确保改进工作能够得到有效落实。2.实施改进措施责任部门按照制定的改进措施，组织实施培训改进工作。培训部门负责对改进措施的实施情况进行跟踪和监督，及时发现问题并协调解决。3.效果评估在改进措施实施一段时间后，培训部门对改进效果进行评估。评估方式可采用再次回访、对比分析培训前后员工绩效数据等方法。通过效果评估，验证改进措施的有效性，总结经验教训，为今后的培训工作提供参考。四、培训跟踪回访的内容（一）培训知识和技能的掌握情况1.员工对培训课程中所学知识和技能的理解程度。2.员工能够熟练运用培训所学知识和技能解决工作中实际问题的程度。3.员工在工作中对培训内容的应用频率和效果。（二）培训在工作中的应用情况1.培训所学知识和技能对员工工作效率和质量的提升情况。2.培训内容在员工实际工作场景中的应用效果，如是否能够优化工作流程、提高工作业绩等。3.员工在工作中应用培训知识和技能时遇到的困难和挑战，以及采取的解决措施。（三）对培训的满意度1.员工对培训内容的实用性、针对性和时效性的评价。2.员工对授课讲师的教学水平、专业素养、沟通能力等方面的满意度。3.员工对培训方式（如课堂讲授、案例分析、小组讨论、实践操作等）的满意度。4.员工对培训组织和管理工作（如培训时间安排、培训场地设施、培训资料等）的满意度。（四）培训对个人发展和职业规划的影响1.培训是否帮助员工拓宽了职业视野，提升了职业素养。2.培训对员工职业晋升、岗位调整等方面的影响。3.员工对自身职业发展的新期望和需求，以及培训如何能够更好地满足这些需求。五、培训跟踪回访的方式（一）问卷调查1.优点可以覆盖较大范围的培训学员，能够收集到较为全面的反馈信息。问卷形式标准化，便于数据统计和分析。2.缺点问卷的设计可能存在局限性，无法完全涵盖所有问题。部分学员可能对问卷调查不够重视，导致反馈信息不够真实和准确。3.适用场景适用于对培训整体效果进行初步评估，以及对一些共性问题的收集和分析。（二）电话回访1.优点能够及时与学员进行沟通，获取第一手反馈信息。可以针对学员的具体情况进行深入询问，了解更详细的信息。2.缺点电话回访时间有限，可能无法全面深入地了解问题。部分学员可能因工作繁忙或不方便接听电话，导致回访无法顺利进行。3.适用场景适用于对关键岗位或重点培训项目的学员进行快速回访，及时了解培训效果和应用情况。（三）面谈回访1.优点可以与学员进行面对面的交流，观察学员的表情和态度，获取更直观、更丰富的反馈信息。能够深入探讨学员在培训应用过程中遇到的问题及解决方案，针对性强。2.缺点面谈回访需要耗费较多的时间和人力，成本较高。面谈过程中可能受到主观因素的影响，如回访人员的沟通技巧、学员的情绪状态等。3.适用场景适用于对培训效果要求较高、培训内容较为复杂或需要深入了解学员需求的培训项目。六、培训跟踪回访的频率（一）短期培训对于培训时长在[X]天以内的短期培训，培训部门应在培训结束后的[X]周内进行首次跟踪回访，了解学员对培训知识和技能的初步掌握情况。在培训结束后的[X]个月内进行第二次跟踪回访，重点关注培训内容在工作中的应用情况及效果。（二）长期培训对于培训时长超过[X]天的长期培训，培训部门应在培训过程中定期进行跟踪回访，如每[X]周进行一次阶段性回访，了解学员的学习进展和困难。培训结束后，应在[X]周内进行首次全面回访，在培训结束后的[X]个月、[X]个月分别进行第二次和第三次跟踪回访，全面评估培训效果及对员工工作的长期影响。（三）特殊情况对于一些重要的培训项目或关键岗位的培训，培训部门可根据实际情况增加回访频率，确保培训效果的有效跟踪和落实。七、培训跟踪回访的记录与档案管理（一）记录要求1.详细准确：回访人员应认真记录回访过程中学员的反馈信息，确保记录内容详细、准确，能够真实反映学员的意见和建议。2.分类整理：对回访记录进行分类整理，按照培训项目、回访方式、回访时间等进行归档，便于后续查询和分析。3.签字确认：回访记录应由回访人员和被回访学员签字确认，确保记录的真实性和有效性。（二）档案管理1.建立培训跟踪回访档案培训部门负责建立培训跟踪回访档案，将每次回访的相关资料（包括回访计划、调查问卷、电话回访记录、面谈记录、回访报告等）进行集中归档管理。2.档案保管期限培训跟踪回访档案的保管期限为[X]年，以便为