安全生产收发文管理制度

PAGE安全生产收发文管理制度一、总则（一）目的为加强公司安全生产文件的管理，确保安全生产信息的及时传递、有效执行和妥善保存，依据国家相关法律法规以及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各项目组在安全生产工作中涉及的文件收发、传递、存档等管理活动。（三）基本原则1.准确性原则：收发文内容应准确无误，符合安全生产法律法规、行业标准以及公司安全生产管理要求。2.及时性原则：及时收发、传递安全生产文件，确保信息畅通，避免因文件延误导致安全生产工作受到影响。3.规范性原则：严格按照规定的流程和格式进行文件的收发、处理和存档，保证文件管理工作的规范化、标准化。4.保密性原则：涉及安全生产的机密文件应严格保密，防止信息泄露。二、收文管理（一）收文渠道1.上级主管部门发文：包括国家安全生产监管部门、行业主管部门等下发的各类安全生产文件、通知、法规标准等。2.行业协会及相关组织发文：如行业协会发布的安全生产行业动态、技术指南、交流资料等。3.公司外部合作单位发文：与公司有业务往来的供应商、客户等单位发送的涉及安全生产合作事项、安全要求等文件。4.内部部门及项目组报送：公司内部各部门、项目组在安全生产工作中形成的报告、总结、建议等文件。（二）收文登记1.设立专门的收文登记簿：详细记录收文日期、发文单位、文件名称、文号、密级、份数、附件等信息。2.收文人员：公司办公室负责统一接收外部文件，各部门指定专人负责接收内部报送文件。收文人员在收到文件后，应立即进行登记。3.紧急文件处理：对于紧急安全生产文件，收文人员应在登记后第一时间通知相关领导和部门，并注明“紧急”字样，确保文件得到及时处理。（三）文件传阅1.确定传阅范围：根据文件内容和工作需要，明确文件传阅的部门和人员。一般涉及安全生产重要决策、法规政策解读等文件，应传阅至公司高层领导、各部门负责人及相关业务人员；涉及具体项目安全生产要求的文件，传阅至项目组相关人员。2.传阅方式：采用纸质传阅或电子传阅相结合的方式。纸质传阅时，应在文件首页附上“文件传阅单”，注明传阅顺序、传阅时间要求等。电子传阅可通过公司内部办公系统进行，设置文件阅读权限和提醒功能，确保传阅人员及时阅读。3.传阅记录：无论是纸质传阅还是电子传阅，都要做好传阅记录。记录内容包括传阅人姓名、传阅时间、意见反馈等。对于有明确办理要求的文件，传阅记录应详细记录办理情况。（四）文件办理1.领导批示：传阅过程中，公司领导应根据文件内容及时作出批示。批示内容应明确、具体，包括对文件的处理意见、责任部门、完成时间等。2.部门承办：责任部门接到领导批示后，应按照批示要求迅速组织办理。办理过程中，要明确具体责任人，制定详细的工作计划，确保办理工作有序推进。3.办理反馈：承办部门应在规定时间内将办理结果反馈给办公室。反馈内容包括文件办理情况、执行效果、存在问题及改进措施等。对于需要多部门协同办理的文件，主办部门应负责协调各协办部门，确保办理工作顺利完成。（五）文件存档1.定期整理：文件办理完毕后，办公室应定期对收文进行整理。按照文件类别、时间顺序等进行分类归档，确保文件存放有序，便于查找和使用。2.存档要求：归档文件应保持原件完整，如有附件应一并归档。对于电子文件，应按照公司电子档案管理规定进行存储，确保文件的可读性和可追溯性。3.存储期限：安全生产收文存档期限应符合国家法律法规和行业标准要求。一般重要文件应长期保存，一般性文件保存期限不少于[X]年。三、发文管理（一）发文范围1.公司安全生产规章制度：包括安全生产责任制、操作规程、安全检查制度、事故应急预案等。2.安全生产工作通知：传达公司安全生产工作部署、要求、任务等。3.安全生产工作汇报：向上级主管部门、行业协会等报送公司安全生产工作进展、成果、问题等情况的文件。4.与外部单位沟通协调文件：如向供应商、客户发送的安全生产要求、合作协议等文件。（二）发文流程1.拟稿：由相关部门或人员根据安全生产工作需要起草文件。拟稿人应确保文件内容准确、清晰、逻辑严谨，符合法律法规和公司实际情况。文件应注明发文部门、主送单位、抄送单位、主题词等信息。2.审核：拟稿完成后，提交部门负责人进行审核。审核内容包括文件内容的准确性、合规性、完整性，语言表达的规范性等。审核通过后，由部门负责人签字确认。3.会签：对于涉及多个部门的文件，需进行会签。会签部门应认真审核文件内容，提出意见和建议。会签完成后，各部门负责人在文件上签字。4.签发：经审核、会签后的文件，报公司领导签发。公司领导根据文件内容和工作实际情况，作出签发意见。签发后的文件即成为正式发文。5.编号：办公室对签发后的文件进行编号，编号应遵循唯一性、系统性原则，便于文件的管理和查询。编号格式为[公司简称][年份][流水号]，如[公司简称]2023001。6.印发：办公室根据文件编号、签发意见等进行排版、印刷。印发份数应根据文件发送范围确定，确保各部门和相关人员能够及时收到文件。（三）发文登记1.建立发文登记簿：详细记录发文日期、发文单位（部门）、文件名称、文号、主送单位、抄送单位、份数、密级等信息。2.发文记录与存档：发文完成后，办公室应将发文登记簿与文件原稿、印发件等一并存档。存档要求与收文存档相同，确保文件的完整性和可追溯性。（四）文件发放1.专人负责：办公室指定专人负责文件发放工作。发放人员应按照发文登记记录，准确、及时地将文件送达主送单位和抄送单位。2.签收确认：文件发放时，应要求收件人在“文件签收单”上签字确认。签收单应注明文件名称、文号、签收日期、签收人等信息。对于重要文件或紧急文件，发放人员应跟踪文件签收情况，确保文件及时送达相关人员手中。四、文件保密管理（一）保密范围1.涉及公司安全生产核心技术、工艺、流程等信息的文件。2.尚未公开的安全生产事故调查资料、隐患排查报告等文件。3.公司内部制定的具有保密性质的安全生产规章制度、应急预案等文件。(二）保密措施1.文件标识：对于保密文件，应在文件首页左上角加盖“保密”印章，并注明保密期限。2.存储要求：保密文件应存放在专门的保密柜或加密的电子存储设备中，限制访问权限。3.传阅与借阅：保密文件传阅和借阅应严格履行审批手续。传阅时，应在规定的保密场所进行；借阅时，借阅人应签署保密承诺书，按时归还文件。4.人员培训：加强对涉及文件管理和使用人员的保密培训，提高保密意识，防止因人员疏忽导致文件泄密。五、文件信息化管理（一）建立安全生产文件管理系统1.系统功能：实现文件的在线收发、传阅、办理、存档等功能。具备文件检索、查询、统计分析等功能，方便用户快速获取所需文件信息。2.权限设置：根据人员岗位和职责，设置不同的文件访问权限。确保文件信息的安全性和保密性，同时保证相关人员能够及时、准确地获取工作所需文件。（二）电子文件管理1.格式规范：对电子文件的格式进行统一规范，确保文件在不同设备和软件上的可读性。一般采用通用的办公软件格式，如.docx、.xlsx、.pdf等。2.元数据管理：建立电子文件元数据管理制度，对文件的标题、作者、日期、来源、密级等元数据进行准确记录和管理，便于文件的检索和利用。3.备份与恢复：定期对电子文件进行备份，备份存储介质应异地存放。制定电子文件恢复应急预案，确保在文件出现故障或丢失时能够及时恢复。六、文件清理与销毁（一）清理周期1.定期清理：每年定期对安全生产收发文进行清理。清理时间一般安排在年底，确保文件管理工作的年度总结和下一年度工作的顺利开展。2.动态清理：对于已过保存期限、失去使用价值或已完成办理流程的文件，应及时进行清理，避免文件积压。（二）销毁程序1.鉴定审批：由办公室组织相关部门对拟销毁文件进行鉴定。鉴定内容包括文件的保存期限、重要性、保密性等。经鉴定确需销毁的文件，填写“文件销毁审批表”，报公司领导审批。2.销毁方式：文件销毁可采用粉碎、焚烧等方式进行。对于电子文件，应采用专业的数据擦除软件进行彻底删除。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、文件名称、数量等。3.监销制度：销毁文件时，应指定专