生产单位行政管理制度

PAGE生产单位行政管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范生产单位的行政管理工作，确保各项行政事务高效、有序运行，为生产活动提供坚实的支持与保障，促进生产单位的稳定发展，实现生产目标与管理效益的最大化。（二）适用范围本制度适用于本生产单位内的所有部门及全体员工。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保行政管理活动合法合规。2.高效性原则：优化行政流程，提高工作效率，减少不必要的环节和延误，以快速响应生产需求。3.规范化原则：建立统一、规范的行政管理制度和工作流程，确保各项工作有章可循、规范有序。4.服务性原则：行政管理部门要树立服务意识，为生产部门和员工提供优质、便捷的服务，保障生产工作顺利进行。二、行政组织架构与职责（一）行政组织架构1.行政部门：设行政经理一名，全面负责行政部门的管理工作；下设行政专员若干，分别负责行政事务的不同模块，如文件管理、办公用品采购、会议组织等。2.与其他部门的关系：行政部门与生产部门、质量部门、销售部门等各部门密切协作，为各部门提供行政支持与服务。（二）行政部门职责1.行政管理负责制定和完善行政管理制度，并监督执行。组织协调单位内部各项行政工作，确保工作流程顺畅。2.文件管理负责各类文件、资料的收发、登记、归档和保管工作。按照规定进行文件的传阅、审批和处理，确保文件及时传达和执行。3.办公用品管理制定办公用品采购计划，负责办公用品的采购、发放和库存管理。合理控制办公用品费用，倡导节约使用办公用品。4.会议管理负责组织各类会议，包括会议的筹备、通知、记录和纪要整理等工作。跟进会议决议的执行情况，确保会议精神得到有效落实。5.车辆管理负责单位车辆的调度、使用和维护管理。制定车辆使用规定，确保车辆安全、合理使用，控制车辆费用。6.安全保卫管理制定安全保卫制度，加强单位的安全保卫工作，确保单位财产和人员安全。负责门禁管理、巡逻检查等工作，及时处理安全隐患和突发事件。7.环境卫生管理制定环境卫生管理制度，组织开展单位内部的环境卫生清洁工作。监督环境卫生状况，确保工作环境整洁、舒适。8.对外联络与接待负责与政府部门、合作伙伴等的对外联络工作，维护良好的外部关系。安排单位的对外接待活动，展示单位形象。三、文件管理制度（一）文件分类1.行政文件：包括单位发布的规章制度、通知、报告、请示等。2.生产文件：如生产计划、工艺文件、质量记录等。3.外来文件：指上级主管部门、相关单位发来的文件、函件等。（二）文件收发1.收文行政部门指定专人负责文件的签收、登记工作，对收到的文件进行初步审核，检查文件的完整性和有效性。及时将文件分发给相关领导和部门，并做好文件传阅记录。2.发文各部门需发文时，应填写发文审批表，经部门负责人审核、相关领导批准后，交行政部门统一编号、打印、盖章。行政部门按照规定的发文范围进行分发，并做好发文登记。（三）文件归档1.定期归档：行政专员定期对各类文件进行整理、分类，按照档案管理要求进行归档保存。2.电子档案管理：建立电子文件档案库，对重要文件进行电子备份，便于查询和使用。同时，做好电子文件的安全防护工作，防止文件丢失或损坏。（四）文件查阅与借阅1.查阅：单位内部人员因工作需要查阅文件时，需填写文件查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到行政部门查阅。查阅过程中应爱护文件，不得擅自涂改、复印或带出档案室。2.借阅：因特殊情况需要借阅文件的，需填写文件借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经部门负责人和行政经理批准后，方可借阅。借阅人应按时归还文件，如发现文件有损坏或丢失，应及时报告并承担相应责任。四、办公用品管理制度（一）采购管理1.需求统计：各部门每月末向行政部门提交办公用品需求清单，行政专员汇总后结合库存情况，制定办公用品采购计划。2.供应商选择：行政部门负责对办公用品供应商进行评估和选择，建立合格供应商名录。优先选择质量可靠、价格合理、服务良好的供应商。3.采购流程：根据采购计划，行政专员填写采购申请单，经行政经理审核、相关领导批准后，进行采购。采购过程中要严格按照合同约定执行，确保采购物品的质量和交货期。（二）发放管理1.库存管理：行政部门设立办公用品仓库，对采购回来的办公用品进行分类存放，建立库存台账，定期盘点库存，确保账物相符。2.发放标准：根据工作需要和实际情况，制定办公用品发放标准，明确各类办公用品的发放数量和频率。3.发放流程：各部门员工凭领用凭证到行政部门领取办公用品，行政专员按照发放标准进行发放，并做好发放记录。（三）节约使用1.宣传教育：行政部门通过内部培训、宣传栏等方式，宣传节约使用办公用品的重要性，提高员工的节约意识。2.监督检查：定期对各部门办公用品使用情况进行检查，对浪费现象进行批评教育，并采取相应的措施进行纠正。鼓励员工提出节约办公用品的合理化建议，对表现突出的部门和个人进行表彰和奖励。五、会议管理制度（一）会议分类1.单位例会：每周[X]定期召开，由单位领导主持，各部门负责人参加，总结上周工作，安排本周工作任务。2.专题会议：根据工作需要，不定期召开各类专题会议，如生产调度会、质量分析会、安全工作会等，针对特定问题进行讨论和决策。3.部门会议：各部门自行组织召开部门内部会议，传达单位会议精神，安排本部门工作。（二）会议筹备1.会议通知：行政部门提前[X]天发布会议通知，明确会议时间、地点、参会人员、会议主题和议程等内容。2.会议资料准备：根据会议主题，相关部门负责准备会议所需的资料，如汇报材料、数据报表等，并提前提交给行政部门。行政部门负责对会议资料进行整理和排版，确保会议资料齐全、规范。3.会议场地布置：行政专员根据会议规模和要求，提前布置会议场地，包括桌椅摆放、音响设备调试、茶水供应等，营造良好的会议环境。（三）会议组织1.签到与入场：会议开始前，行政专员负责在会场入口处组织参会人员签到，引导参会人员入场就座。2.会议记录：安排专人负责会议记录，详细记录会议内容、讨论情况、决议事项等。会议记录应准确完整，字迹清晰，会后及时整理形成会议纪要。3.会议主持与发言：会议主持人应按照议程安排有序组织会议，引导参会人员进行发言和讨论。参会人员应积极发言，遵守会议纪律，不得随意打断他人发言。（四）会议决议执行与跟踪1.决议传达：会议结束后，行政部门及时将会议纪要分发给相关领导和部门，确保会议决议得到及时传达。2.执行跟踪：各部门负责按照会议决议落实工作任务，行政部门对决议执行情况进行跟踪检查，定期向单位领导汇报决议执行进度。对执行不力的部门进行督促和协调，确保会议决议得到有效执行。六、车辆管理制度（一）车辆调度1.用车申请：各部门因工作需要使用车辆时，需提前填写用车申请表，注明用车时间、地点、事由、乘车人数等信息，经部门负责人批准后提交给行政部门。2.调度安排：行政部门根据车辆使用情况和申请时间，统筹安排车辆调度。优先保障生产、业务等紧急用车需求，合理安排其他用车申请。3.车辆派遣：行政专员根据调度安排，向驾驶员下达派车任务单，明确出车时间、地点、任务等要求。驾驶员凭派车任务单出车，并做好出车记录。（二）车辆使用1.驾驶员职责：驾驶员应严格遵守交通法规，安全驾驶，确保行车安全。出车前对车辆进行检查，确保车辆性能良好；行车过程中遵守交通规则，文明驾驶；收车后及时对车辆进行清洁和保养，并将车辆停放在指定地点。2.乘车规定：乘车人员应遵守乘车秩序，爱护车内设施，不得在车内吸烟、乱扔垃圾。乘车人员应按照派车任务单指定的地点乘车，不得擅自改变乘车路线和地点。如需变更，应提前通知行政部门。（三）车辆维护与保养1.定期保养：行政部门制定车辆定期保养计划，按照规定的时间和里程对车辆进行保养，确保车辆性能良好。2.维修管理：车辆出现故障时，驾驶员应及时报告行政部门。行政部门安排专业维修人员对车辆进行检查和维修，维修费用经行政经理审核、相关领导批准后报销。建立车辆维修档案，记录车辆维修情况。3.安全检查：定期对车辆进行安全检查，包括车辆制动、转向、灯光、轮胎等关键部位的检查，及时发现和排除安全隐患。（四）车辆费用管理1.燃油管理：实行车辆燃油卡管理制度，驾驶员凭燃油卡加油，行政部门定期对燃油使用情况进行统计和分析，控制燃油费用支出。2.维修费用：严格控制车辆维修费用，维修前需填写维修申请单，经批准后方可维修。维修费用报销时，需提供维修清单、发票等凭证，确保费用真实、合理。3.其他费用：车辆的保险、年检、停车费等其他费用按照规定进行报销和管理，确保费用支出合规、合理。七、安全保卫管理制度（一）安全保卫职责1.安全保卫部门：负责制定和执行安全保卫制度，组织开展安全保卫工作，维护单位的安全稳定。2.各部门职责：各部门负责人为本部门安全保卫工作的第一责任人，负责组织本部门员工学习安全保卫制度，落实安全保卫措施，确保本部门的安全。（二）门禁管理1.门禁系统：单位安装门禁系统，对人员和车辆进出进行管控。员工凭工作证刷卡进出单位，外来人员需经被访部门或人员确认后，登记相关信息并领取临时出入证方可进入。2.车辆进出管理：单位车辆凭内部通行证进出，外来车辆需进行登记并经相关部门批准后，方可进入单位。（三）巡逻检查1.巡逻安排：安全保卫人员按照规定的巡逻路线和时间进行巡逻，重点检查单位的门窗、水电设施、消防器材等安全状况，及时发现和处理安全隐患。2.巡逻记录：巡逻人员做好巡逻记录，记录巡逻时间、地点、发现的问题及处理情况等。对发现的重大安全问题，应及时报告单位领导，并采取相应的应急措施。（四）安全培训与教育1.定期培训：行政部门定期组织安全保卫培训，提高安全保卫人员的业务素质和应急处理能力。同时，组织全体员工参加安全知识培训，增强员工的安全意识。2.应急演练：制定应急预案，定期组织应急演练，如火灾逃生演练、防盗抢演练等，提高员工的应急反应能力和自我保护能力。（五）安全事故处理1.事故报告：发生安全事故后，现场人员应立即报告安全保卫部门和单位领导，并保护好事故现场。安全保卫部门接到报告后，应迅速组织人员进行现场勘查和调查处理。2.事故调查：成立事故调查组，对事故原因、经过、损失等进行调查分析，查明事故责任。3.处理措施：根据事故调查结果，对事故责任单位和责任人依法依规进行处理。同时，总结事故教训，采取相应的改进措施，防止类似事故再次发生。八、环境卫生管理制度（一）环境卫生区域划分1.办公区域：包括办公室、会议室、走廊、楼梯等，由各部门负责本区域的环境卫生清洁。2.生产区域：生产车间、仓库等生产区域的环境卫生由生产部门负责组织清洁。3.公共区域：如食堂、卫生间、停车场等公共区域的环境卫生由行政部门统一安排专人负责清洁。（二）清洁标准与要求1.办公区域：保持桌面整洁，文件资料摆放有序；地面干净无杂物，门窗玻璃明亮；垃圾桶及时清理，无异味。2.生产区域：设备、工具摆放整齐，无油污、灰尘；物料堆放规范，通道畅通；定期进行清扫和消毒，确保生产环境符合卫生要求。3.公共区域：食堂保持清洁卫生，餐具消毒严格；卫生间无异味，设施完好；停车场地面干净，车辆停放有序。（三）清洁频次1.日常清洁：各部门和清洁人员按照规定的清洁标准，每天进行日常清洁工作，确保工作环境整洁。2.定期清洁：每周[X]对办公区域、生产区域进行全面的大扫除；每月[X]对公共区域进行深度清洁消毒。（四）监督检查1.自查自纠：各部门负责人定期对本部门的环境卫生状况进行自查，发现问题及时整改。2.行政检查：行政部门定期对单位的环境卫生进行检查，对不符合清洁标准的部门和区域下达整改通知，督促其限期整改。对环境卫生工作做得好的部门进行表扬和奖励。九、对外联络与接待制度（一）对外联络1.联络原则：与政府部门、合作伙伴等保持密切联系，遵循真诚、友好、合作的原则，及时沟通信息，协调解决问题。2.联络方式：通过电话、邮件、信函、拜访等方式进行对外联络。重要事项应及时向单位领导汇报，并做好记录。3.信息管理：建立对外联络信息档案，记录与外部单位的联络情况、沟通内容、合作项目等信息，便于查询和跟进。（二）接待管理1.接待原则：热情、周到、得体地接待来访客人，展示单位良好形象，促进合作交流。2.接