合同管理审批流程及范本

合同管理审批流程及范本工具指南一、适用业务场景本工具适用于企业各类合同的全生命周期管理，涵盖但不限于以下场景：采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包等合作合同的审批；销售类合同：产品销售、服务提供、市场推广等业务合同的签订；合作类合同：联合研发、渠道代理、战略合作等协议的审核；服务类合同：咨询、设计、运维、租赁等服务合同的规范管理；其他合同：劳动合同（特殊流程除外）、保密协议、授权委托书等辅助性协议。通过标准化审批流程，保证合同内容合规、权责清晰、风险可控，同时提升跨部门协作效率。二、审批流程全步骤详解合同审批需遵循“发起-初审-业务审核-法务审核-领导审批-签署-归档”的闭环管理，具体步骤步骤1：合同发起责任人：业务部门经办人（如销售专员、采购专员）；操作内容：根据合作需求，与对方沟通拟定合同初稿（可参考企业标准合同范本）；在OA系统或合同管理系统中创建合同审批流程，填写《合同审批单》（含合同名称、编号、对方主体信息、合同金额、主要内容、合作背景等基础信息）；合同初稿、对方资质文件（如营业执照、法人证件号码复印件、授权委托书等）、相关附件（如技术协议、报价单、会议纪要等）。输出结果：完整的合同审批单及附件材料，进入初审环节。步骤2：部门初审责任人：业务部门负责人；审核重点：合同内容是否符合业务需求，合作目标是否明确；对方主体资质是否真实有效（如营业执照是否在有效期内，经营范围是否涉及相关业务）；合同金额、付款方式、履行期限等核心条款是否与业务约定一致；附件材料是否完整、与合同内容是否匹配。操作要求：审核通过后，在审批系统中填写“初审意见”，流转至下一环节；若需修改，注明修改意见并退回经办人调整，重新发起流程。步骤3：业务关联部门审核责任人：根据合同类型确定（如采购合同需财务部门审核，销售合同需法务+财务联合审核）；审核重点：财务部门：合同金额是否符合预算要求，付款方式、发票条款、违约金财务处理是否合规，资金安排是否合理；法务部门（前置审核）：合同主体、标的、权利义务、违约责任、争议解决等法律条款是否清晰，是否存在法律风险；其他关联部门（如技术部、人力资源部）：涉及技术标准、人员资质等内容的专业性审核。操作要求：各部门需在1-3个工作日内完成审核（紧急合同可缩短时限），逾期未反馈视为默认通过；审核意见需具体明确，避免“同意”“已阅”等模糊表述。步骤4：法务终审责任人：企业法务负责人或外聘法律顾问；审核重点：合同整体法律框架是否完整，条款是否存在歧义或漏洞；违约责任、知识产权、保密条款、争议解决方式等核心法律条款是否符合法律法规及企业制度；对方主体履约能力、担保措施是否充分；修改后的合同是否满足初审及业务部门意见。操作要求：法务审核通过后，出具《法律审核意见书》；若存在法律风险，需退回业务部门重新谈判或修改合同，必要时组织跨部门会议协商。步骤5：领导审批责任人：根据合同金额及重要性确定审批权限（如部门总监分管副总总经理）；审批重点：合同是否符合企业战略规划及年度经营目标；合同金额、合作期限、资源投入等是否在审批权限范围内；综合评估业务价值与潜在风险，决策是否签署。操作要求：审批人需在审批系统中签署“同意签署”“修改后同意”或“不同意”的明确意见；超出审批权限的合同，需按层级上报至有权决策人审批。步骤6：合同签署与用印责任人：行政部（或指定用印管理人员）、业务部门经办人；操作内容：审批通过后，业务部门经办人根据审批意见最终定稿合同，打印一式X份（根据份数需求确定）；行政部核对审批流程完整性及合同内容与审批意见一致性，加盖企业合同专用章或公章（严禁空白合同盖章）；双方法定代表人或授权代表签字，签字页需清晰可辨，避免代签（授权委托书需作为附件）；签署后，业务部门留存X份，对方X份，剩余份数交行政部或档案室归档。步骤7：合同归档责任人：档案管理员（行政部或法务部）；操作内容：将签署完成的合同原件、审批单、附件材料、法律意见书等整理成册，标注合同编号；在档案管理系统中录入合同基本信息（编号、名称、签署日期、到期日、对方主体、金额等），建立电子档案；按年度、合同类型分类存放，保证档案查阅便捷，保存期限符合档案管理规定（一般至少保存至合同终止后5年）。三、合同审批单模板及填写说明合同审批单模板合同基本信息合同名称（例如：公司2024年度采购合同）合同编号（按企业规则填写，如CG-2024-X）甲方（我方）信息名称：公司；统一社会信用代码：X；地址：X；联系人：*某乙方（对方）信息名称：有限公司；统一社会信用代码：X；地址：X；联系人：*某合同类型□采购□销售□服务□合作□其他（请注明：_________）合同金额大写：____________________小写：￥_________履行期限自_年_月_日至_年__月__日付款方式□一次性□分期（请注明节点：_________）□其他：_________________附件清单1.合同初稿2.对方营业执照3.授权委托书4.技术协议（共__页）审批流程审核部门/人审核意见签署日期业务部门初审*某（部门负责人）____________________________________________________________________________年__月__日财务部门审核*某（财务经理）____________________________________________________________________________年__月__日法务部门审核*某（法务主管）____________________________________________________________________________年__月__日领导审批（分管副总）*某（副总）____________________________________________________________________________年__月__日最终审批（总经理）*某（总经理）____________________________________________________________________________年__月__日备注说明|1.合同初稿见附件；2.付款条件为验收合格后30日内支付；3.争议解决方式：甲方所在地人民法院诉讼|填写说明合同编号：需唯一且规范，可按年份、部门类型、流水号组合（如“采-2024-001”）；对方主体信息：需与营业执照、授权委托书等附件信息完全一致，避免名称、地址等关键信息错误；合同金额：大小写必须一致，涉及外币的需注明汇率及折算方式；审批意见：需针对审核重点填写具体意见，如“同意，但建议补充违约金计算方式”“需修改付款节点为‘验收后60日’”；附件清单：需注明附件名称及页数，保证审批人可同步查阅完整材料。四、关键操作要点提醒主体资质审查：签约前务必核查对方营业执照、授权委托书（非法定代表人签署时）、相关行业资质（如食品经营许可证、安全生产许可证等），避免与无资质主体合作；条款一致性：合同内容与附件（如技术协议、报价单）需保持一致，避免条款冲突导致履约争议；审批时限管理：各部门需在承诺工作日内完成审核，紧急合同可启动“