企业质量管理体系认证流程表

适用情境当企业计划建立、优化或维持符合ISO9001等标准要求的质量管理体系时，需通过系统化流程保证认证工作有序推进。本流程表适用于初次申请认证、周期性再认证、监督审核准备，或因体系换版、组织架构调整需重新认证的场景，帮助企业明确各阶段职责、节点要求及输出成果，降低认证风险，提升体系落地有效性。认证全流程操作指引一、前期准备阶段：明确目标与基础框架认证需求确认由企业最高管理者（*）牵头，结合战略目标、客户要求及法规规定，确定认证范围（如产品类别、覆盖部门）和认证标准（如ISO9001:2015）。输出：《认证范围说明》《标准差距分析报告》（可咨询外部专家*协助完成）。成立专项小组设立“质量管理体系认证工作组”，组长由质量负责人担任，成员包括各部门负责人、内审员、体系专员*，明确职责分工（如文件编制、内部审核、对接认证机构）。输出：《工作组职责矩阵表》。制定工作计划根据认证周期（通常6-12个月），细化各阶段任务、时间节点、责任人及资源需求，经最高管理者*审批后发布。输出：《质量管理体系认证工作计划表》（含里程碑节点）。二、体系文件编制阶段：构建标准化管理框架文件层级规划依据标准要求，设计文件层级：质量手册（一级程序）、程序文件（二级程序，如《文件控制程序》《内部审核程序》）、作业指导书（三级文件，如《生产作业规范》）、记录表单（四级文件，如《质量检查记录表》）。文件起草与评审各部门依据职责分工起草文件，保证内容覆盖标准条款且符合实际业务流程；工作组组织跨部门评审（由*主持），重点审核文件间的协调性、适宜性及合规性。输出：《质量手册》《程序文件清单》《作业指导书清单》《记录表单清单》。文件发布与宣贯文件经最高管理者*批准后正式发布，通过培训、会议等形式向全员宣贯，保证员工理解文件要求及自身职责。输出：《文件发布令》《体系培训记录》。三、内部审核与管理评审：验证体系有效性内部审核准备由内审组长*制定《内部审核计划》，明确审核范围、依据、方法及日程；审核员需具备内审员资质，并与被审核部门无直接责任关系。输出：《内部审核计划》《检查表》（依据标准条款及部门职责编制）。现场内部审核按计划通过查阅记录、现场观察、员工访谈等方式收集证据，记录符合项与不符合项（轻微/严重），末次会议通报审核结果。输出：《内部审核记录》《不符合项报告》《内部审核报告》（由*审核批准）。不符合项整改与验证责任部门针对不符合项分析原因，制定纠正措施（明确措施、责任人、完成时限），并提交整改证据；工作组跟踪验证整改有效性。输出：《纠正措施计划》《整改验证记录》。管理评审最高管理者*主持管理评审，输入内部审核结果、客户反馈、过程绩效、外部审核准备情况等，输出体系改进决议（如资源需求、流程优化点）。输出：《管理评审计划》《管理评审报告》。四、认证申请与文件预审：对接外部认证机构选择认证机构评估认证机构的资质（如CNAS认可）、行业经验、服务口碑，签订《认证服务合同》，明确审核范围、费用、审核安排及保密条款。输出：《认证机构资质证明》《认证服务合同》。提交申请资料向认证机构提交《认证申请表》、质量手册、程序文件、企业营业执照、资质证明等资料，按要求完成文件预审（若需补充，限期整改）。输出：《申请资料清单》《文件预审意见及整改记录》。五、现场审核与整改：通过外部认证验证首次会议认证机构审核组（审核组长*）与企业召开首次会议，明确审核目的、范围、计划及沟通方式，确认陪同人员。现场审核实施审核组通过查阅文件、记录，现场巡查，与员工访谈等方式，验证体系与标准的符合性及运行有效性，记录审核发觉。输出：《现场审核记录》《不符合项通知》（如发觉不符合项）。不符合项整改针对审核组开具的不符合项，责任部门制定纠正措施（参照内部审核流程），提交整改证据至审核组验证，直至不符合项关闭。输出：《纠正措施报告》《整改验证确认函》。末次会议与审核结论审核组通报审核结果，宣布推荐认证通过（如有严重不符合项，需整改后重新审核），并提交《审核报告》。输出：《审核报告》《认证推荐决定书》。六、认证决定与证书维护：持续保持体系有效性证书颁发与公示认证机构经技术委员会批准后颁发《质量管理体系认证证书》，企业可在官网、宣传资料中规范使用认证标志（需符合认证机构规定）。输出：《认证证书》《认证标志使用规范》。监督审核准备每年接受认证机构监督审核（通常在证书颁发后9-12个月内），提前准备年度体系运行报告、内部审核报告、管理评审报告及整改证据。输出：《监督审核准备资料清单》。再认证申请证书到期前3-6个月，向认证机构提交再认证申请，完成体系文件更新、内部审核、管理评审及现场审核（流程同首次认证）。输出：《再认证申请表》《再认证审核报告》。企业质量管理体系认证流程跟踪表阶段步骤责任部门/人输出文件完成时限备注（关键节点）前期准备认证需求确认最高管理者*《认证范围说明》《差距分析报告》启动后1周内确定认证范围及标准版本成立专项小组质量负责人*《工作组职责矩阵表》启动后2周内明确内审员资质要求制定工作计划体系专员*《认证工作计划表》启动后3周内需最高管理者审批文件编制文件起草与评审各部门/内审员*《质量手册》《程序文件清单》启动后2个月内保证文件与实际运行一致文件发布与宣贯质量负责人*《文件发布令》《培训记录》启动后2.5个月内全员覆盖培训内部审核内部审核准备内审组长*《内部审核计划》《检查表》文件发布后1个月内审核员需独立于被审核部门现场内部审核内审组*《内部审核报告》《不符合项报告》审核后1周内重点检查高风险过程不符合项整改责任部门*《纠正措施计划》《整改记录》整改后2周内举一反三，系统性整改管理评审最高管理者*《管理评审报告》内部审核后2周内输入需包含客户反馈与绩效数据认证申请选择认证机构质量负责人*《认证服务合同》管理评审后1周内确认机构CNAS认可资质提交申请资料体系专员*《申请资料清单》合同签订后1周内文件需完整、现行有效现场审核首次会议与现场审核审核组、工作组《审核报告》《不符合项通知》审核后3个工作日内配合审核组提供必要资源不符合项整改责任部门*《纠正措施报告》整改期限届满前提交证据需真实、可追溯认证决定证书颁发认证机构*《认证证书》整改验证通过后规范使用认证标志证书维护年度监督审核体系专员*《监督审核报告》证书颁发后9-12个月内提前3个月准备资料再认证申请质量负责人*《再认证审核报告》证书到期前3-6个月内保证体系持续有效运行关键要点提示文件与实际运行一致性：体系文件需反映企业实际业务流程，避免“文件一套、运行一套”，可通过流程试运行（1-3个月）验证文件适宜性。内部审核独立性：内审员不得审核本部门工作，保证审核客观公正；内审频次每年不少于1次，覆盖所有过程与部门。不符合项整改彻底性：纠正措施需针对根本原因（如“5W1H”分析法），避免仅纠正表面问题，导致同一不符合项反复发生。认证机构沟通：提前与认证机构确认审核范围、审核员