机关单位档案管理制度和流程

机关单位档案是行政运行、业务开展、民生服务的历史记录，兼具凭证性与参考性价值。科学规范的档案管理制度与流程，是维护档案完整安全、提升利用效能的核心保障。本文结合机关工作实际，从制度构建、流程优化两方面梳理实操要点，为档案管理提质增效提供参考。一、档案管理制度体系（一）管理体制与职责明确档案管理部门（如办公室或档案科）为归口管理机构，统筹档案收集、整理、保管、利用全流程。各科室设兼职档案员，负责本科室文件材料的预整理与移交，形成“专职+兼职”的层级管理网络。单位需将档案工作纳入年度考核，与业务工作同部署、同检查、同落实。（二）归档范围与分类规则1.归档范围文书档案：上级来文、本级发文、会议记录、请示批复、合同协议等具有行政管理价值的文件。业务档案：行政审批、执法检查、项目管理、民生服务（如社保、信访）等业务过程中形成的材料。人事档案：干部任免、考核、奖惩、职称评审等涉及人员管理的材料（按《干部档案工作条例》单独管理）。科技档案：基建项目图纸、设备说明书、信息化系统文档等技术类材料。特殊载体档案：照片、录音、视频、电子文件等，需同步归档元数据与备份介质。2.分类方法采用“年度—机构（问题）—保管期限”分类法。例如，2023年办公室形成的永久保管文书档案，归入“2023—办公室—永久”类目；业务档案可按“项目类型+年度”细分，如“2023—行政审批—企业设立”。（三）保管与安全制度1.库房管理档案库房需满足“八防”（防火、防潮、防虫、防光、防盗、防尘、防高温、防磁）要求，配备温湿度记录仪、灭火器、防虫药剂、防磁柜（电子档案）等设备。库房与办公区物理隔离，非档案人员未经批准不得进入。2.保管期限依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，划分永久、30年、10年三类。永久档案包括重要政策文件、机构沿革、干部任免等；30年档案如一般性请示批复、业务审批材料；10年档案如会议纪要、工作计划总结等常规文件。3.鉴定与销毁每5年开展一次档案鉴定，由档案部门牵头，业务科室、纪检部门参与，形成鉴定小组。对到期档案逐卷（件）审核，确无保存价值的，编制《档案销毁清册》，经单位分管领导审批后，在监督下销毁（电子档案需同步清除备份）。（四）利用与保密制度1.利用流程内部利用：凭工作证或审批单借阅，填写《档案借阅登记表》，注明用途、期限（一般不超过15个工作日），涉密档案需经保密办审批。外部利用：需持单位介绍信或有效证件，经分管领导批准，可提供复制件（涉密档案不予提供），并登记利用者信息与用途。2.保密管理严格执行《保守国家秘密法》，对涉密档案单独登记、专柜保管、专人借阅。电子档案需加密存储，访问权限与密级挂钩，严禁在非涉密设备处理涉密档案。二、档案管理工作流程（一）收集环节1.文书档案收文：办公室收到文件后，办结（传阅、批示、落实）后移交档案部门，时间不超过次年3月底。发文：科室拟稿、会签、签发后，由档案员同步收集定稿、发文稿纸、电子文档，于发文后1个月内移交。2.业务档案业务科室在工作完成后（如项目验收、审批办结），30日内完成材料整理，移交档案部门。例如，行政审批科在企业执照核发后，整理申请材料、审核意见、证照副本等，按“一企一档”组卷。3.电子档案通过OA系统、业务系统生成的电子文件，需设置自动归档规则，确保元数据（如创建时间、修改记录）完整。每年年底对电子档案进行异质备份（如从服务器备份至光盘或云存储）。（二）整理环节1.分类排序按“年度—机构—保管期限”分类后，同一类目内按文件形成时间或重要程度排序。例如，2023年办公室的永久文书档案，按“请示—批复—通知—报告”等文种或办理顺序排列。2.编号编目档号编制：采用“全宗号—年度—机构—保管期限—件号”，如“JGD001—2023—BGS—YJ—001”（全宗号为单位代码，YJ代表永久）。目录编制：逐件填写《档案目录》，包含档号、文号、题名、日期、页数、责任者等要素，电子目录与纸质目录同步更新。3.装订装盒纸质文件去除金属物，采用线装或胶装；电子档案刻录光盘并标注档号、日期。装盒时填写盒脊标签（档号、年度、机构、期限），盒内放置备考表（说明文件缺损、修改情况）。（三）保管环节1.日常维护温湿度监控：保持库房温度14-24℃，湿度45-60%，超出范围时启动空调、除湿机。定期检查：每月检查档案有无霉变、虫蛀，每季度抽查电子档案可读性，发现问题及时修复（如纸质档案托裱、电子档案格式转换）。2.移交与接收跨部门移交档案时，填写《档案移交清册》，双方签字确认。机构改革或人员变动时，需专项审计档案完整性，确保无遗漏。（四）利用环节1.检索服务档案部门提供纸质目录、电子检索系统（如档案管理软件），利用者可通过文号、题名、关键词检索。例如，查询“2023年社保补贴政策”，可在电子系统中输入关键词，快速定位相关文件。2.利用反馈借阅到期前提醒归还，归还时检查档案完整性。利用后填写《档案利用效果登记表》，记录参考价值（如“用于政策解读，支撑3项业务优化”），为后续鉴定提供依据。（五）销毁环节1.鉴定初审档案员对照保管期限表，筛选到期档案，提交鉴定小组审核，重点核查永久档案是否误判、涉密档案是否解密。2.审批销毁《档案销毁清册》经单位领导审批后，报同级档案行政管理部门备案（永久档案销毁需上级审批）。销毁时，由2名以上工作人员监督，电子档案需在监督下删除所有备份。三、保障措施（一）人员能力建设定期培训：每年组织档案员参加专业培训，内容涵盖《档案法》、数字化管理、保密规范等，新入职人员需岗前培训。岗位考核：将档案管理纳入科室绩效考核，对归档及时率、利用满意度等指标量化评分，与评优评先挂钩。（二）技术支撑体系数字化转型：分阶段推进档案数字化，优先扫描永久、30年保管的文书档案，建立全文检索数据库，实现“线上查档、线下出证”。系统保障：采用成熟的档案管理软件，具备权限管理、版本控制、异质备份功能，与OA系统、业务系统对接，自动捕获电子文件。（三）监督与应急内部审计：每两年开展档案工作专项审计，检查制度执行、库房安全、数字化质量，整改问题形成闭环。应急预案：制定档案损毁、失窃、系统瘫痪等应急预案，定期演练，确保灾害发生时能快速抢救档案（如纸质档案熏蒸、电子档案数据恢复）。结语机关单位档案管