采购申请与审批流程手册

《采购申请与审批流程手册》第一章适用范围与使用场景本手册适用于公司各类采购活动的规范化管理，涵盖日常办公物资采购、项目专项物资采购、固定资产采购等场景。无论是常规的月度采购计划内的需求，还是临时新增的紧急采购需求，均需遵循本流程，保证采购活动合规、高效、透明。对于小额零星采购（如单笔金额低于500元的办公耗材），可适当简化审批环节，但核心申请与登记流程仍需遵守。第二章全流程操作指南一、采购申请发起操作人：需求部门申请人（如行政专员、项目负责人等）操作步骤：明确采购需求：根据部门工作计划或项目进度，确定需采购物品的名称、规格型号、数量、预估单价、预算总金额、用途及期望交付时间。填写《采购申请表》：登录公司OA系统或从行政部模板库表格，逐项填写完整信息，需附《需求说明》（如采购原因、技术参数要求等，若为项目采购需附项目立项批复文件）。提交申请：将填写完整的《采购申请表》及相关附件通过OA系统提交至需求部门负责人审批，或线下提交签字版至部门负责人处。关键动作：保证采购需求与部门预算匹配，预估金额需贴近市场实际价格，避免预算偏差过大。二、需求部门负责人审核操作人：需求部门负责人（如行政部经理、项目组负责人等）操作步骤：审核需求必要性：确认采购需求是否为部门工作或项目推进的必需品，是否存在替代方案（如内部调配、租赁等），避免重复采购或过度采购。审核预算合理性：核对申请表中的预算总金额是否在部门年度预算额度内，规格型号与数量是否匹配实际需求，无预算或超预算需说明原因并附补充预算说明。审核通过后签字：通过OA系统审批或线下在申请表上签字确认，将申请表流转至财务部门审核；若审核不通过，需注明驳回理由并退回申请人修改。关键动作：部门负责人需对本部门采购需求的真实性、合理性负直接责任，严禁为规避审批拆分采购金额。三、财务部门审核操作人：财务部专员/财务负责人操作步骤：审核预算匹配性：通过财务系统核对申请部门剩余可用预算，确认采购金额是否在预算范围内，超预算部分需检查是否有调整审批手续。审核价格合规性：对常规物资，参考历史采购价格或市场价格库预估合理性；对大额或专项采购，要求申请人提供至少3家供应商的报价单（或比价记录），审核价格是否公允。审核资金支付安排：确认采购资金来源（如部门预算、项目专项资金等），支付方式是否符合公司财务制度（如预付款比例、结算周期等）。审核通过后签字：通过OA系统审批或线下签字，将申请表流转至对应管理层级审批；若审核不通过，注明财务意见并退回。关键动作：财务部需重点关注预算执行与价格管控，保证资金使用合规、高效。四、管理层审批操作人：根据采购金额分级审批（示例）小额采购（单笔金额≤5000元）：由分管副总审批，通过后流转至采购部门。大额采购（5000元＜单笔金额≤50000元）：由分管副总审核后，提交总经理审批。重大采购（单笔金额＞50000元或涉及关键设备）：由总经理办公会集体审议，总经理签字确认后生效。操作步骤：接收审批文件：财务部门审核通过的申请表及附件（如比价记录、项目批复等）流转至对应审批人。审批决策：审批人重点审核采购事项的战略匹配性、投入产出比及风险控制，必要时约谈申请人或需求部门负责人补充说明。审批通过后签字：通过OA系统审批或线下签字，将最终审批完成的申请表反馈至采购部门；若审批不通过，注明理由并退回财务部门。关键动作：管理层需从公司整体利益出发，平衡需求与成本，杜绝盲目采购。五、采购部门执行操作人：采购部专员操作步骤：接收采购任务：获取最终审批通过的《采购申请表》及附件，确认采购需求细节（规格、数量、交付时间等）。供应商选择：常规物资：从公司合格供应商库中选择2-3家询价，综合评估价格、质量、交期后确定供应商；定制化/专项物资：组织供应商招标或邀请谈判，需留存招标文件、谈判记录等资料。签订采购合同/订单：与供应商签订正式采购合同（金额≥10000元）或下达采购订单，明确标的物信息、价格、交付时间、验收标准、违约责任等条款，合同需经法务部审核（如需）。跟进交付：与供应商确认生产/备货进度，保证按时交付；若遇延迟，及时与需求部门沟通并协商解决方案。关键动作：采购部需严格执行“比价、择优”原则，保证采购过程公开透明，留存完整采购档案。六、物资验收与入库操作人：需求部门验收人+仓库管理员操作步骤：初步验收：物资送达后，需求部门根据采购申请表及合同约定的技术参数、质量标准进行现场验收，核对数量、外观、功能等，填写《物资验收单》，验收人签字确认。入库管理：验收合格的物资，由仓库管理员办理入库手续，登记物资台账（品名、规格、数量、入库日期、存放位置等）；验收不合格的，及时通知采购部门联系供应商退换货，并记录不合格原因。单据传递：验收单、入库单复印件分别反馈至需求部门、财务部及采购部存档。关键动作：验收需双人参与（需求部门+仓库），保证物资数量准确、质量合格，避免后续纠纷。七、结果反馈与付款结算操作人：采购部+财务部操作步骤：采购反馈：采购部门将采购执行结果（供应商名称、合同金额、交付日期、验收情况等）同步至需求部门及管理层。付款申请：采购部凭采购申请表、合同、验收单、入库单、发票（合规票据）等资料，填写《付款申请单》，提交财务部审核。资金支付：财务部审核无误后，按合同约定安排付款（如银行转账、支票等），付款凭证同步至采购部门归档。关键动作：发票需与采购内容一致，严禁无票或虚假发票入账，保证财务核算真实准确。第三章标准化模板清单一、《采购申请表》字段名称填写要求申请部门需求部门全称申请人经办人姓名，需手写签字联系方式申请人办公电话/分机号采购日期提交申请的日期（YYYY-MM-DD）物资名称需采购物品的规范全称（如“联想ThinkPadX1Carbon笔记本”）规格型号详细技术参数（如CPU、内存、硬盘容量等，或品牌、型号）单位采购数量单位（台、件、套、批等）数量需采购的具体数量预估单价（元）单项物品的市场预估价格（保留两位小数）预算总金额（元）数量×预估单价（需大写：如壹万贰仟元整）用途说明详细说明采购原因及使用场景（如“用于市场部客户接待会议”）期望交付日期要求供应商完成交付的最晚日期（YYYY-MM-DD）附件清单需的附件名称（如“项目立项批复、比价记录”）部门负责人意见需签字并注明日期财务部门意见需签字并注明日期管理层审批意见需分级审批签字并注明日期二、《物资验收单》字段名称填写要求验收日期实际验收物资的日期（YYYY-MM-DD）物资名称需与采购申请表一致规格型号需与采购申请表一致供应商名称供货单位全称采购数量合同约定的采购数量实收数量实际到货数量验收结果□合格□不合格（若不合格，需注明具体问题：如“屏幕划伤”“功能无法启动”）验收标准参考合同约定的技术参数或质量要求需求部门验收人验收人签字，注明日期仓库管理员确认签字，注明日期备注其他需说明的事项（如包装破损、配件缺失等）第四章关键注意事项与风险提示一、预算控制原则采购申请必须控制在年度预算额度内，无预算或超预算采购需提前提交《预算调整申请表》，经管理层审批后方可执行。财务部每月对各部门采购预算执行情况进行公示，对超预算部门暂停新增采购申请，直至预算调整完成。二、审批时限要求各审批环节需在2个工作日内完成反馈，紧急采购需求（如生产设备故障抢修）可启动“绿色通道”，但事后需补全审批手续并说明紧急原因。供应商选择与合同签订环节，采购部需在审批通过后5个工作日内完成，保证不影响物资交付。三、资料完整性管理采购申请需附《需求说明》及必要附件（如项目批复、比价记录），资料不全的审批人可直接退回补充。采购档案（申请表、合同、验收单、发票、付款凭证等）需由采购部统一归档保存，保存期限不少于3年。四、紧急采购特殊处理因突发事件（如自然灾害、公共卫生事件等）导致的紧急采购，可先由需求部门负责人口头申请，经分管副总同意后启动采购，但需在48小时内补全书面审批手续，并在《采购申请表》中注明“紧急采购”及原因。五、供应商合规管理优先选择公司《合格供应商名录》内的供应商，新供应商引入需经资质审核（营业执照、相关行业许可证