跨部门协作会议记录表标准模板

适用场景说明标准化操作流程一、会前准备阶段明确会议目标与议题召集部门（如项目组、牵头部门）需提前梳理会议核心目标（如“确定Q3产品上线排期”“解决客户投诉问题根源”），并分解为具体议题（如“研发资源评估”“市场部推广方案初稿”“客服部反馈问题汇总”），每个议题需明确讨论方向和预期成果。示例：议题1——研发部与市场部关于产品功能优先级共识；议题2——客服部与技术支持部投诉处理流程优化方案。确定参会人员与会议安排根据议题内容，邀请相关部门负责人或核心执行人（如研发、市场、客服、技术支持等），保证每个涉及部门至少有1名代表参会。提前3个工作日发送会议通知，包含：会议时间（精确到分钟）、地点（线上需注明会议）、会议目标、议题清单、会前准备材料（如数据报告、方案初稿），并要求参会人员提前熟悉材料。准备会议记录工具指定专人担任记录人（建议为项目组成员或行政支持人员），提前准备本模板电子版（如Word或Excel），或打印纸质版备用；同时准备好录音设备（需提前告知参会人员）或实时协作文档（如腾讯文档、飞书文档），保证记录准确高效。二、会中记录阶段确认会议基本信息会议开始后，记录人首先核对并填写模板中的基础信息：会议名称（如“2024年Q3新产品上线跨部门协调会”）、会议时间（年/月/日上/下午时分-时分）、会议地点（线下会议室/线上会议号）、主持人、记录人、参会部门及人员（按部门列明，如“研发部：经理、专员；市场部：*经理”）、缺席人员（需注明原因，如“出差”“请假”）。逐议题记录讨论内容按议题顺序记录，每个议题需包含：部门观点：客观记录各部门发言要点，避免主观评价，用“部门*认为/提出/建议……”表述。分歧与共识：若存在争议，需明确分歧点（如“研发部认为功能A开发周期需2周，市场部建议压缩至1周”）；若达成共识，需清晰记录共识内容（如“同意优先开发功能B，功能A延后至下一版本”）。数据支撑：若涉及数据（如“客户投诉量环比上升15%”“研发资源缺口3人”），需记录数据来源及关键指标。明确决议事项与行动计划每个议题讨论结束后，主持人需总结决议，记录人同步填写“决议事项”栏，包含：决议内容：简洁明了的结论（如“确定产品上线时间为9月30日”）；负责人：明确每项决议的牵头人（如“研发部*负责完成功能开发”）；完成时间：具体到日期（如“2024年9月15日前”）；资源支持：若需其他部门配合或资源投入（如“市场部*需提供推广素材，预算控制在1万元内”）。记录其他临时事项对会议中未列入议题但需跟进的事项（如“下次会议需财务部*参与预算评审”），在“其他事项”栏简要记录，并明确后续处理方式。三、会后整理与跟进阶段整理会议记录会议结束后2个工作日内，记录人根据会议录音和实时记录，整理完善会议记录，保证内容准确、条理清晰，重点突出决议和行动计划。整理完成后，发送给主持人*审核，确认无误后定稿。分发与归档定稿后1个工作日内，将会议记录分发给所有参会人员及相关部门负责人，并抄送上级领导（如项目总监、部门总经理）。按公司档案管理规定，将会议记录电子版归档至共享服务器（如“项目文档-会议记录”文件夹），纸质版（若有）由行政部统一存档。跟踪行动落实记录人或项目助理需在每项行动计划完成时间前3天，提醒负责人；完成后，要求负责人反馈结果（如“研发部于9月14日提交功能测试报告”），并在下次会议中通报进展。会议记录模板表单会议基本信息会议名称会议时间年月日（上/下午时分-时分）会议地点线下会议室：_____________/线上会议号：_____________主持人_______________（部门/职务）记录人_______________（部门/职务）参会部门及人员研发部：经理、专员；市场部：经理；客服部：主管；……缺席人员及原因_______________（部门/职务）：原因（出差/请假/其他）会议议题与讨论记录议题1：_____________（如“产品功能优先级排序”）部门观点研发部：建议优先开发功能A（用户需求最高，开发周期1周）；市场部：建议优先开发功能B（可抢占市场先机，需2周）；客服部*：功能A投诉量占比60%，需优先解决。分歧与共识分歧：功能A与功能B开发优先级；共识：优先开发功能A，功能B延后至10月中旬。决议事项1.决议内容：确定功能A为优先开发项，9月30日前完成上线；2.负责人：研发部；3.完成时间：2024年9月30日；4.资源支持：市场部需于9月10日前提供用户需求调研报告。议题2：_____________（如“客户投诉处理流程优化”）部门观点客服部：当前投诉处理平均时长3天，需技术支持部配合系统对接；技术支持部：系统开发需1周，需明确需求细节；法务部：需新增投诉数据保密条款。分歧与共识分歧：系统对接需求细节；共识：由客服部牵头整理需求清单，技术支持部配合开发。决议事项1.决议内容：优化投诉处理流程，新增系统自动分单功能，9月20日前完成；2.负责人：客服部、技术支持部；3.完成时间：2024年9月20日；4.资源支持：法务部*于9月5日前提供保密条款模板。其他事项|1.下次会议时间：2024年9月5日14:00，地点：3楼会议室；2.需财务部*参与下次会议预算评审。|签字确认主持人签字：__________日期：__________记录人签字：__________日期：__________使用关键提示记录原则：客观中立，避免主观评价，重点记录“谁、做什么、何时完成”，而非讨论细节；对争议点需准确还原各方观点，不偏向任何部门。决议明确性：每项决议必须包含“内容、负责人、时间、支持”四要素，避免模糊表述（如“尽快完成”“相关部门配合”）。跟进时效性：行动计划需设置明确的时间节点，逾期未完成的需在下次会议中说明原因并调整计划，保证“事事有跟进，件件有落实”。信息保密：