合同管理流程及风险控制模板

通用合同管理流程及风险控制模板一、适用范围与应用场景二、全流程操作步骤详解（一）合同立项与准备阶段操作目标：明确合同需求，评估合作可行性，基础信息收集到位。需求发起与确认业务部门根据经营目标提出合同需求（如采购部门提出原材料采购需求、销售部门提出客户合作需求），填写《合同立项申请表》（见模板表格1），明确合同目的、核心需求（如标的物规格、服务标准、数量等）、预算金额及时间节点。部门负责人对需求合理性进行审核，保证符合企业战略与年度计划。合作方背景调研对合同相对方（供应商、客户、合作伙伴等）进行主体资格审查，收集以下信息：营业执照、经营许可证（如需）、资质证书（如行业准入许可）；信用报告（通过第三方征信平台或公开渠道查询，关注涉诉、失信记录）；过往合作业绩（如有）、财务状况（资产负债率、营收等，可通过对方财报或行业信息知晓）。调研结果由业务部门负责人签字确认，高风险合作方（如首次合作、大额合同）需上报法务或风控部门复核。资料准备与分工业务部门整理需求文档、技术参数、报价单、合作方资质材料等；法务部门准备合同模板（如无模板，可参考行业通用范本或起草基础框架）；明确项目负责人（如采购经理、销售总监），负责全程协调推进。（二）谈判与条款确认阶段操作目标：就合同核心条款达成一致，明确双方权利义务，为起草奠定基础。谈判前准备项目负责人组织谈判团队（业务、法务、财务等参与），明确谈判底线（如价格区间、交付期限、违约责任上限）、优先级条款（如不可抗力约定、知识产权归属）。准备谈判方案，包括备选条款、争议解决预案（如协商不成时的调解/诉讼路径）。谈判过程记录谈判时逐条确认条款，重点关注标的物/服务质量、价格与支付方式、履行期限、违约责任、保密条款、争议解决方式等核心内容；使用《谈判记录表》实时记录双方分歧、共识及待解决问题，由双方谈判代表签字确认（如供应商代表、我方法务专员）。条款达成一致谈判结束后，项目负责人整理《条款确认清单》，明确已达成一致的条款、待补充条款（如技术附件、验收标准）及后续修改责任方，经双方确认后作为合同起草依据。（三）合同起草阶段操作目标：依据确认条款，规范起草合同文本，保证内容完整、表述准确。文本结构与内容规范合同文本需包含以下核心部分：首部：合同编号（规则：企业简称-年份-合同类型-序号，如“集团-2024-采-001”）、签约主体全称（与营业执照一致）、签约地址、日期；鉴于条款（背景说明）、标的物/服务描述（详细规格、数量、质量标准）、价格与支付方式（单价、总价、支付条件、账户信息）、履行期限与地点（交付时间、验收流程、服务期限）、双方权利义务（明确违约情形及责任）、保密条款（保密范围、期限）、违约责任（赔偿范围、违约金计算方式）、不可抗力（定义、处理流程）、争议解决（明确管辖法院/仲裁机构）、法律适用（一般约定中国法律）；尾部：签字页（双方盖章、法定代表人/授权代表签字、日期）、附件清单（如技术协议、验收标准、报价单等）。起草人职责业务部门负责内容准确性（如数量、价格、技术参数）；法务部门负责合规性审查（如条款是否违反法律法规、是否存在法律漏洞）；财务部门负责支付条款合理性（如资金安全、税务处理）。（四）合同审核阶段操作目标：多维度审核合同，识别并规避法律、财务、业务风险。审核主体与职责审核环节责任部门/人审核重点起草部门初审业务部门负责人需求匹配度、条款完整性、业务可行性（如产能是否能满足交付要求）法务/风控审核法务/风控专员合法合规性（条款是否违反《民法典》《招标投标法》等）、权利义务对等性、违约责任合理性、争议解决约定有效性财务审核财务部门负责人价格合理性、支付条款资金安全（如预付款比例）、发票类型、税务影响管理层终审分管领导/总经理战略符合度、重大风险（如超预算合同、核心资源合作）、审批权限（如是否需董事会审议）审核流程与反馈审核人需在收到合同后1-3个工作日内完成审核，通过《合同审核记录表》（见模板表格2）出具书面意见，明确“通过”“不通过”或“修改后通过”；起草部门根据审核意见修改合同，重大分歧（如价格调整、违约责任变更）需重新谈判并记录；所有审核环节完成后，形成《合同审核意见汇总表》，由各审核方签字确认，作为合同签署依据。（五）合同签署阶段操作目标：规范签署流程，保证合同法律效力，避免签署争议。签署主体确认签署人需为法定代表人或授权代表（需提供《授权委托书》，明确授权范围、期限），加盖企业公章或合同专用章（公章需备案，合同专用章需在公安机关留底）。签署形式与用印管理纸质合同：一式两份（或按需增加份数，如需备案），双方各执一份；签署时保持页面整洁，无涂改（如有修改需双方盖章或按手印确认）；电子合同：通过第三方电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，保证签署人身份真实、电子签名有效，合同文件加密存储；用印前由项目负责人核对合同文本与审核版本一致性，填写《用印申请单》，经行政部与分管领导审批后盖章。合同分发与备案签署后3个工作日内，行政部将合同原件分发至业务部门、财务部、法务部（各部门留存1份原件或复印件），并在《合同台账》（见模板表格3）中登记备案；需备案的合同（如建设工程合同），由法务部门负责办理备案手续。（六）合同履行阶段操作目标：监控合同履行进度，及时处理异常，保证实现合同目的。履行计划与跟踪项目负责人制定《合同履行计划表》，明确关键节点（如交付时间、验收节点、付款节点），责任到人（如物流专员负责货物跟踪、质量工程师负责验收）；业务部门按节点跟踪履行情况，使用《合同履行跟踪表》（见模板表格4）记录实际进度、异常情况（如延迟交付、质量不符）及处理措施。验收与付款标的物/服务交付后，业务部门组织验收（如技术部门参与验收、财务部门核对数量与金额），出具《验收合格证明》（需双方签字确认）；财务部门依据验收证明、合同约定的支付条款（如“验收后30日内支付90%尾款”）办理付款，保留付款凭证（如银行转账记录、发票）。异常处理履行中出现争议（如对方违约），项目负责人需第一时间收集证据（如沟通记录、验收报告、照片），上报法务部门制定应对方案（如发函催告、协商解除、提起诉讼）；因不可抗力导致无法履行合同的，需及时通知对方并提供证明（如部门出具的灾情证明），协商延期或解除合同。（七）合同变更与终止阶段操作目标：规范变更与终止流程，明确后续责任，降低损失风险。合同变更变更情形：因市场变化、需求调整等原因需修改合同条款（如数量增减、价格调整、履行期限延长）；变更流程：双方协商一致→签订《合同变更协议》（明确变更内容、生效时间、影响条款）→履行原审核流程（重大变更需重新审核）→更新合同台账与履行计划；注意：变更协议需作为原合同附件，与原合同具有同等法律效力。合同终止终止情形：履行完毕、协商一致解除、法定解除（如对方严重违约）、不可抗力导致无法履行；终止流程：提出终止方书面通知对方→协商终止方案（如已履行部分的结算、违约赔偿）→签订《合同终止协议》→清理未了结事项（如退货、退款）→归档合同资料。（八）合同归档阶段操作目标：实现合同集中管理，便于后续查阅与审计。资料整理合同归档资料包括：合同文本（含附件）、立项申请表、谈判记录、审核记录、签署文件、履行凭证（验收单、付款记录）、变更/终止协议、沟通函件等；资料需按“合同编号”分类整理，纸质资料装订成册，电子资料备份至企业服务器（加密存储）。归档与借阅合同履行完毕或终止后1个月内，由项目负责人将资料移交至档案管理部门，填写《合同归档清单》；借阅合同需经部门负责人与档案管理部门审批，登记《合同借阅登记表》（借阅人、借阅事由、借阅期限），重要合同（如涉密、大额）原则上不得借出原件。三、核心管理工具表格表格1：合同立项申请表合同编号合同名称合同类型（采购/销售/服务等）需求部门项目负责人立项背景核心需求（如标的物规格、数量、服务标准）预算金额大写：小写：资金来源计划签约时间计划履行期限附件清单（如需求说明书、报价单）部门负责人意见签字：日期：法务/风核意见签字：日期：管理层审批签字：日期：表格2：合同审核记录表合同编号合同名称审核环节审核人审核日期审核意见（重点描述问题条款及修改建议，如“第5条付款约定未明确违约责任，建议增加逾期付款按日万分之三支付违约金的条款”）修改情况（起草部门填写修改内容，如“已按意见增加第5条违约金约定”）审核结论□通过□不通过□修改后通过备注表格3：合同台账合同编号合同名称签约主体（甲方/乙方）合同金额签约日期履行期限合同状态（履行中/已完成/终止）负责人归档日期表格4：合同履行跟踪表合同编号合同名称履行阶段（交付/验收/付款）关键节点计划日期实际日期负责人履行情况描述异常情况及处理四、风险控制要点与常见误区（一）核心风险控制要点主体资格审查：签约前核查对方营业执照、资质证书，避免与无民事行为能力企业或超范围经营企业签约；自然人签约需核实证件号码信息。条款合规性：避免“霸王条款”（如“最终解释权归本企业所有”），违约责任需合理（违约金不超过实际损失的30%），争议解决优先约定企业所在地法院或仲裁机构。权利义务明确：避免模糊表述（如“尽快交付”“质量合格”），需量化指标（如“交付时间：2024年12月31日前”“质量标准：符合GB/T19001-2016”）。证据留存：全程保留书面沟通记录（邮件、函件）、履行凭证（验收单、物流单），避免口头约定导致举证困难。法律咨询：重大合同（如金额超1000万元、涉外合同）需聘请外部律师参与起草与审核，保证法律风险可控。（二）常见误区规避忽视“小合同”风险：认为金额小的合同无需审核，但“小合同”可能隐藏大风险（如服务合同中的保密条款、劳动合同中的竞业限制），需统一纳入管理流程。过度依赖模板：不同合作方、不同业务场景下，合同条款需个性化