公司内部通讯录更新管理办法

公司内部通讯录更新管理办法为规范公司内部通讯录的信息管理，确保人员信息、部门架构等内容准确、及时更新，保障内部沟通协作效率，同时维护信息安全，结合公司实际运营需求，特制定本管理办法。一、适用范围本办法适用于公司总部各部门、各下属单位（含分公司、子公司）的内部通讯录信息管理工作，涵盖人员基本信息（含姓名、岗位、办公电话、邮箱等）、部门组织架构、对外联络窗口等内容的更新与维护。二、管理职责（一）统筹管理部门行政部（或综合管理部，依公司架构调整）作为通讯录管理的统筹部门，负责：制定并优化通讯录管理流程，搭建统一的通讯录信息管理平台（如企业微信通讯录、内部OA系统通讯录模块等）；监督各部门信息更新的及时性、准确性，定期开展数据核对与安全检查；协调解决通讯录管理中的跨部门问题，向管理层汇报信息管理情况。（二）部门信息管理员各部门指定1名信息管理员（建议由部门文员或综合岗人员担任），履行以下职责：收集本部门人员信息的新增、变更、离职申请，按要求提交至统筹管理部门；协助统筹部门开展本部门信息的季度/半年度核对工作；向本部门员工宣贯通讯录管理要求，督促及时提交信息更新需求。（三）员工职责全体员工需配合完成信息管理工作：入职时按要求填报个人信息，确保信息真实、完整；个人信息（如岗位调整、办公电话变更、邮箱更换等）发生变化时，应在2个工作日内通过部门信息管理员提交更新申请；离职前按流程完成工作交接，同步告知部门信息管理员终止通讯录权限。三、信息更新流程（一）新增人员信息1.人力资源部完成新员工入职审批后，同步将员工基本信息（含姓名、岗位、所属部门、入职日期等）推送至行政部；2.行政部在1个工作日内完成通讯录系统的信息录入，同步关联部门架构，并通知新员工确认信息准确性；3.新员工需在入职后3个工作日内补充完善个人办公电话、邮箱、紧急联系人等信息，由部门信息管理员协助提交至行政部更新。（二）信息变更处理1.员工因岗位调整、联系方式变更等原因需更新信息时，填写《通讯录信息变更申请表》（附件1），经部门负责人审批后，提交至部门信息管理员；2.部门信息管理员在收到申请后1个工作日内核对信息真实性，提交至行政部；3.行政部在收到申请后2个工作日内完成系统更新，并反馈部门信息管理员告知员工。（三）离职人员信息移除1.人力资源部在员工离职审批通过后，1个工作日内通知行政部及该员工所属部门信息管理员；2.行政部在收到通知后1个工作日内冻结该员工通讯录权限，移除其信息（含联系方式、部门架构关联等）；3.部门信息管理员同步清理该员工在部门内部通讯录的相关信息，确保信息安全。四、信息维护要求（一）定期核对机制1.行政部每季度（或每半年，依公司规模调整）组织各部门开展通讯录信息核对工作，通过系统导出数据、部门自查、交叉核验等方式，确保信息准确率不低于98%；2.核对过程中发现的信息偏差，由部门信息管理员在3个工作日内完成修正，行政部跟踪整改结果。（二）格式规范管理1.通讯录信息需采用公司统一模板填写，姓名使用全称（禁止使用昵称、缩写），岗位名称与人力资源部备案一致，联系方式需标注归属（如“办公电话”“内线”“外勤手机”等）；2.部门架构信息需与组织架构调整文件同步更新，确保层级清晰、汇报关系准确。（三）数据备份与安全1.行政部需对通讯录数据进行月度备份，存储至公司指定的安全服务器，备份文件加密处理，仅授权人员可访问；2.如遇系统升级、数据迁移等情况，需提前7个工作日制定应急预案，确保信息不丢失、不泄露。五、信息安全管理（一）使用权限管控1.通讯录系统实行分级权限管理：普通员工仅可查看本部门及业务关联部门人员信息；部门负责人可查看分管领域内所有人员信息；公司高管可查看全公司人员信息；2.如需临时开放跨部门信息查看权限，需由需求部门负责人提交申请，经行政部审核、分管领导审批后开通，有效期最长为30天。（二）信息保密要求1.内部通讯录仅限公司员工工作沟通使用，严禁以任何形式（截图、转发、打印等）外泄给外部人员；2.员工离职时，需在离职交接单中签署《通讯录信息保密承诺》，承诺不泄露离职前接触的通讯录信息。六、监督与考核（一）监督机制1.行政部每月抽查各部门通讯录信息更新情况，重点检查新增、变更、离职信息的处理时效，形成《通讯录管理月度报告》；2.对于信息更新不及时（如超过规定时效2个工作日未处理）、信息错误率高于5%的部门，行政部将发出整改通知，要求5个工作日内完成整改。（二）考核要求1.部门信息管理员的通讯录管理工作纳入部门绩效考核，信息更新及时率、准确率作为关键指标（权重不低于5%）；2.员工个人信息更新的配合度纳入年度“员工合规性评价”，因个人原因导致信息错误影响工作的，视情节扣减绩效分1-3分。七、附则1.本办法自发布之日起施行，原《XX公司通讯录管理办法》（文号：XXX）同时废止；2.本办法由行政部负责解释，修订需经总经理