财务部门月度报销流程说明

财务部门月度报销流程说明为规范公司费用报销管理，确保财务流程合规高效、资金使用安全透明，现将月度报销流程及核心要求说明如下，供各部门参考执行。一、报销单据准备报销前需按业务类型整理合规票据及配套附件，具体要求如下：发票类：提供真实有效、要素齐全的发票（含增值税专票、普票等）。发票抬头需与公司全称一致，税号准确无误；内容需与业务实质相符，且加盖开票方发票专用章（电子发票需确保签章清晰有效）；发票日期原则上应在报销所属月度内，特殊情况需附书面说明。非发票类：如差旅补助、内部结算单等，需填写《费用审批单》，注明事由、计算依据（如差旅天数、补助标准），并由经办人、证明人签字确认。合同及验收类：涉及采购、服务的报销，需附已生效的合同（或协议）复印件、验收单（或服务确认单），确保“合同-验收-发票-报销”闭环管理。二、报销单填写规范使用公司统一格式的《费用报销单》（或线上系统表单），逐项填写：基础信息：填写报销日期、报销人姓名、所属部门、费用归属项目（如有）。费用明细：按“费用类别（如差旅费、办公费等）-金额（大小写需一致）-摘要说明”列示，摘要需简明描述业务（如“X月X日北京出差交通费”）。附件说明：填写所附票据及附件总张数，确保与实际数量一致。签字确认：经办人本人签字，部门负责人（或项目负责人）签字确认业务真实性。三、部门初审与提报报销人完成单据整理、报销单填写后，交由部门负责人（或授权审核人）初审：1.审核业务真实性：确认费用因公司业务发生，与工作计划/任务相关。2.审核合规性：检查票据是否齐全、报销单填写是否规范，费用标准是否符合公司制度（如差旅费交通、住宿标准）。3.审核通过后，由部门统一汇总（或个人）提交至财务部门指定窗口（线下/线上提报，以公司流程为准）。四、财务部门审核财务部门收到单据后，进行合规性与准确性审核，核心要点包括：票据审核：通过税务系统查验发票真伪，检查抬头、税号、内容、盖章等要素；非发票类单据需确认签字、计算逻辑清晰。报销单审核：核对报销单金额与票据金额是否一致，费用类别归属是否正确，附件张数与实际相符。制度匹配：检查费用是否符合公司报销制度（如招待费限额、差旅费时限），超标准/预算部分需附特殊审批说明。审核发现问题的，财务将反馈报销人/部门补充、修改，修改后需重新提交。五、分级审批流程根据公司《授权审批管理制度》，报销金额达到不同层级时，需履行对应审批（具体金额区间以制度为准）：小额费用：由部门负责人/分管领导审批；大额费用：需经分管领导、总经理（或授权代表）审批；特殊事项（如预算外支出）：需附专项说明，经财务总监、总经理联合审批。六、财务付款与入账1.付款安排：审核、审批完成后，财务将在月度固定付款周期内（如每月10-15日处理上月报销）安排付款。付款方式包括银行转账、冲抵借款、现金（特殊情况）等，付款信息以报销单填写的收款账户为准。2.入账处理：付款后，财务将报销单据作为记账凭证附件，按会计制度进行账务处理，同步更新费用台账及预算执行情况。注意事项1.报销时限：当月费用原则上应在次月X日前完成提报，跨年费用需符合税务及会计制度要求，特殊情况需提前与财务沟通。2.票据管理：发票不得涂改、挖补；如丢失，需取得开票方存根联复印件（加盖公章），并附情况说明经部门及财务审批。电子发票需避免重复报销，建议通过系统或台账查重。3.费用归属：报销时需准确选择费用所属部门、项目，确保财务核算与业务管理口径一致。常见问题答疑Q1：发票丢失后如何报销？需联系开票方获取存根联（或记账联）复印件（加盖公章），并由报销人出具情况说明（注明丢失原因、发票代码、号码、金额等），经部门负责人签字后提交财务，审核无误后可按流程报销。Q2：报销单填写错误可以直接涂改吗？关键信息（如金额、日期、部门）不得涂改，如需修改应重新填写；非关键信息修改需在涂改处签字确认，确保可追溯。Q3：审批流程超时会影响付款吗？建议各环节审核人在收到单据后3个工作日内完成审批；超时未处理的，财务将提醒，确因特殊原因延迟的，需提前沟通，