成立专项调查组通知及工作指导

为彻查采购环节涉嫌围标串标、质次价高的举报线索，规范供应链管理秩序，维护企业合法权益，经公司总经理办公会研究决定，成立专项调查组并开展全流程调查。现将调查组织架构、工作要求及实施指导明确如下：一、调查组组成及职责（一）人员架构组长：张XX（总经理助理），统筹调查全局，审批重大决策与最终报告。副组长：李XX（法务部经理）、王XX（审计部主管），分管法律合规审查、财务审计取证。成员：赵XX（采购部专员）、孙XX（纪检岗）、周XX（技术部工程师），承担资料调阅、现场核验、证据固化等工作。（二）核心职责1.证据链构建：查阅近3年采购台账、合同文本、付款凭证，实地核验供应商资质、货物质量，访谈经办人、供应商及知情人员，固定客观证据。2.问题定性分析：梳理“需求提报→招标评审→合同履约”全流程漏洞，区分“违规操作”与“管理失误”，形成《事实认定清单》。3.整改方案设计：针对调查结论，提出“流程优化、责任追究、供应商汰换”等整改建议，同步推动《采购管理办法》修订。二、工作实施步骤及专业指导（一）准备阶段（即日起至X月X日）目标拆解：召开启动会，明确调查范围为“202X-202X年金额超XX万元的采购项目”，按“招标组、合同组、质量组”划分任务。方案细化：招标组：设计《供应商关联关系核查表》，重点排查“同一IP投标、投标文件雷同等异常”；合同组：建立“合同条款-制度要求”比对矩阵，筛查“付款节点违规、验收标准模糊”等问题；质量组：制定《货物抽检方案》，联合技术部选取10%的在库货物进行第三方检测。（二）实施阶段（X月X日至X月X日）访谈策略：采用“阶梯式访谈”：先访谈采购部文员、仓库管理员等基层人员，再约谈部门负责人、供应商代表；提问技巧：以“当时的审批流程是怎样的？”等开放式问题开场，再用“是否存在‘先供货后签合同’的情况？”等封闭式问题锁定细节。证据管理：电子证据：对邮件、聊天记录等电子数据进行哈希校验，生成《电子证据固化报告》；纸质证据：要求被调查方在复印件上签注“与原件一致”并加盖公章，同步拍摄原件存档。（三）分析总结阶段（X月X日至X月X日）问题归因：从“制度、执行、监督”三维度分析（示例：“质次价高”源于“技术参数设置模糊（制度）+验收人员专业不足（执行）+审计未覆盖小额采购（监督）”）。报告撰写：正文结构：背景→方法→事实→结论→建议（附证据目录、制度依据）；语言要求：避免“可能”“疑似”等模糊表述，用“经核查，XX项目存在XX问题，违反《采购管理办法》第X条”等确定性表述。（四）整改跟进阶段（X月X日至X月X日）方案评审：联合采购、法务、财务部门制定整改方案，明确“30日内完成供应商黑名单录入、60日内修订《采购需求提报规范》”等量化目标。效果验证：整改完成后，随机抽取2个新采购项目开展“回头看”，重点核查“需求提报是否经技术部会签、评标委员会是否含外部专家”等关键环节。三、工作纪律与保障机制（一）纪律要求实事求是：严禁隐瞒、篡改证据，对调查结论终身负责；发现刑事犯罪线索，24小时内报公安机关。保密义务：调查内容、涉事人员信息严格保密，严禁向供应商或无关人员透露进展。（二）保障措施资源支持：由行政部调配独立办公场地，财务部按实际需求拨付调查经费（含第三方检测费、差旅费）。沟通机制：每周三15:00召开组内例会，汇报进展、解决堵点；重大事项报组长办公会决策。四、附则本通知自发布之日起实施，未尽事宜由调查组组长办公会研究决定，解释权归XX公司审计部所有。