外联管理制度

[单位名称]外联管理制度总则1.为规范本单位对外联络工作，加强与外部机构、组织及个人的沟通协作，提高外联工作效率与质量，塑造良好单位形象，特制定本制度。本制度适用于单位内所有涉及外联事务的部门及人员。2.外联工作遵循“统一管理、分工协作、规范高效、信息保密”原则。各部门依业务需求开展外联活动，由指定部门统一协调把关，确保工作流程合规，对外传递信息精准、一致。外联职责分工1.综合管理部门：作为外联工作统筹协调核心，负责制定年度外联计划大纲，梳理重点外联项目、合作对象及预期目标；汇总各部门外联需求，合理分配资源；审核对外联络函件、合作协议初稿，把控法律合规与单位利益契合度；定期对外联成果复盘，向管理层汇报整体外联动态。2.业务部门：结合业务拓展、项目执行需求主动开展外联。如市场部负责对接客户、营销伙伴，精准把握市场风向，寻求推广合作契机；项目部与供应商、外包团队密切沟通，保障项目物资、人力调配顺畅；技术研发部门同科研院所、行业专家交流前沿技术，助力创新升级。各业务部门需及时反馈外联进展、问题，配合综合管理部门资料存档。外联流程规范外联活动筹备1.活动发起部门提前[X]周填写《外联活动申请表》，详述活动目的、参与对象、行程安排、预算明细；涉及合作谈判需附合作框架草案，技术交流附研讨议题大纲；申请表依次经部门负责人、综合管理部门、分管领导审批通过方可筹备。2.依活动性质组建外联团队，明确主谈、记录、后勤保障等成员分工；提前搜集合作方背景资料、行业动态，制定针对性沟通策略；所需宣传资料、产品样本、演示文稿等物料由相关部门协同准备，确保内容新颖、数据精准。活动执行与沟通1.外联活动现场，主谈人员把控节奏、精准传达合作意向，依据预案灵活应对话题；记录员详实记录对话要点、合作诉求、分歧问题；后勤保障人员全程确保场地设备运转、资料分发有序；活动全程保持良好礼仪风貌，尊重对方习俗文化。2.遇紧急状况或关键决策点，团队即时向单位内部汇报，通过电话、线上会议争取后方专业意见；活动结束[X]日内，向合作方发送感谢函，附上活动成果纪要，巩固合作基础；同步向综合管理部门提交活动完整记录，含文字、影像资料，便于存档分析。合作跟进与签约1.活动后续依商定计划跟进合作事宜，定期回访沟通，了解对方意向变化；业务部门梳理合作细则，联合法务、财务细化协议条款，明确权利义务、交付标准、付款方式、违约责任；协议签订严格履行内部审批流程，经多轮审核无误后，由法定代表人或授权代表签署，一式多份妥善保管。外联资源管理1.建立外联合作方信息库，涵盖客户、供应商、合作伙伴、行业机构等，记录单位全称、联系方式、合作历史、信誉评价；定期更新维护，为业务开拓筛选优质资源；信息库设专人管理，严格限制访问权限，依部门需求依规授权查阅、使用。2.合理管控外联经费，活动预算遵循“节俭实效”原则编制，细化交通、餐饮、场地租赁、礼品等开支；报销凭证真实齐全，经审批流程核验后核销；定期审计外联费用，严查违规支出，超预算[X]%活动需专项说明、重审预算。信息保密与应急处理1.外联人员接触单位敏感信息、商业机密严守保密义务；对外发布信息经内部审核，隐去关键技术、财务数据、战略规划；签署保密协议，约束合作方知悉范围；泄密事件发生立即上报，配合调查追责，降低损失影响。2.针对外联突发舆情、合作纠纷、不可抗力事件，建立应急预案；舆情由宣传部门主导，及时发声澄清；纠纷交法务介入，依规协商调解；灾害天气、政策变动致活动受阻，迅速调整安排，通知各方并报备主管部门，最大程度维系合作关系。监督与考核1.综合管理部门定期督查外联工作流程合规性，检查申请表、记录单、协议档案完整度；每月抽样回访合作方，收集满意度反馈；依据督查结果发布整改通知，督促问题部门限期改善。2.将外联工作纳入部门及个人绩效考核体系，考核指标涵盖任务完成及时性、合作成果达成率、经费控制、客户满意度；表现优异者表彰奖励，失误违规视情节扣减绩效分数、依规问责，激励全员提升外联成效。附则1.本制度由综合管理部门负责解释，依业务发展、政策变动适时修订；修订草案经内部公示、多轮研讨，广泛