生产企业付款制度规定

PAGE生产企业付款制度规定一、总则（一）目的为规范生产企业的付款行为，加强财务管理，保障资金安全，维护企业与供应商、合作伙伴等各方的合法权益，确保生产经营活动的顺利进行，特制定本付款制度规定。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及采购原材料、设备、服务等各类款项支付的相关部门及人员，以及与公司有业务往来的供应商、承包商、服务商等外部单位。（三）基本原则1.合法性原则：付款行为必须符合国家法律法规以及相关行业标准的要求，确保每一笔款项支付都具备合法合规的依据。2.准确性原则：严格按照合同约定、业务流程及财务规定进行付款操作，确保付款金额、付款时间、付款方式等信息准确无误。3.及时性原则：在满足合同约定及审批流程的前提下，及时安排款项支付，避免因延迟付款给企业带来不必要的损失或负面影响。4.审批制衡原则：建立健全付款审批机制，明确各层级审批权限，通过多环节的审批流程，实现对付款行为的有效监督与制衡，防止违规付款行为的发生。5.风险可控原则：充分评估付款过程中可能存在的风险，采取有效措施进行风险防范与控制，保障企业资金安全，维护企业利益。二、付款流程（一）采购申请与审批1.需求部门发起：各生产部门根据生产计划及实际需求，填写采购申请表，详细注明采购物资或服务的名称、规格、数量、预计金额、交货时间等信息，并提交至部门负责人审批。2.部门负责人审核：部门负责人对采购申请的必要性、合理性进行审核，确认申请符合生产需求及部门预算安排后，签字批准并提交至采购部门。3.采购部门审核：采购部门收到采购申请表后，对采购物资或服务的市场供应情况、价格合理性等进行审核。如涉及招标采购项目，应按照公司招标管理规定执行。审核通过后，提交至财务部门进行预算审核。4.财务部门预算审核：财务部门根据公司预算安排，对采购申请的预算金额进行审核。如申请金额超出部门预算，应要求需求部门重新调整预算或提供相应的预算调整说明，经公司相关领导审批后方可继续执行付款流程。预算审核通过后，采购申请表流转至分管领导审批。5.分管领导审批：分管领导对采购申请进行全面审批，重点关注采购事项对公司整体业务的影响及资金安排的合理性。审批通过后，采购申请表进入采购执行环节。（二）采购合同签订1.采购部门负责：采购部门依据审批通过的采购申请表，与选定的供应商进行商务谈判，达成一致意见后起草采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、采购物资或服务的详细内容、价格条款、付款方式、交货时间及地点、质量标准、违约责任等关键条款。2.合同审核与签订：采购合同初稿完成后，依次提交至法务部门、财务部门进行审核。法务部门重点审核合同条款的合法性、合规性及完整性，确保合同不存在法律风险；财务部门审核合同付款条款是否符合公司付款制度规定及资金安排计划。经审核无误后，由公司法定代表人或授权代表签字盖章，并加盖公司合同专用章，正式签订采购合同。（三）到货验收1.到货通知：采购合同签订后，采购部门应及时跟踪供应商的发货情况。在物资或服务预计到货前，采购部门应通知需求部门、仓库管理部门等相关人员做好到货验收准备工作。2.验收组织：需求部门负责组织到货验收工作，仓库管理部门、质量检验部门等相关人员参与验收。验收人员应依据采购合同及相关标准要求，对到货物资的数量、规格、质量、外观等进行仔细检查核对，并填写验收报告。3.验收结果处理：如验收合格，验收人员在验收报告上签字确认；如发现到货物资存在数量短缺、质量不合格等问题，验收人员应及时与供应商沟通协商解决，并在验收报告上详细注明问题情况。对于验收不合格的物资，需求部门应根据实际情况要求供应商补货、换货或采取其他补救措施，直至验收合格为止。（四）付款申请与审批1.付款申请提交：验收合格后，采购部门应根据采购合同约定的付款方式及时间要求，填写付款申请表，并附上采购合同、验收报告、发票等相关证明文件，提交至财务部门。付款申请表应详细注明付款金额、付款对象、付款事由、付款方式、预计付款日期等信息。2.财务部门初审：财务部门收到付款申请表后，对提交的证明文件进行初审，核对发票的真实性、合法性、完整性，以及合同与验收报告等资料与付款申请的一致性。初审通过后，付款申请表流转至相关审批人员进行审批。3.分级审批：金额较小的付款：对于单笔付款金额在[X]元以下的，由财务部门负责人审批。财务部门负责人应重点审核付款事项是否符合公司财务规定及预算安排，付款资料是否齐全、合规。金额较大的付款：对于单笔付款金额在[X]元以上（含[X]元）的，需依次经过财务部门负责人、分管领导、总经理审批。审批人员应从公司整体资金状况、业务风险、合同执行情况等多方面进行综合考量，确保付款决策的科学性与合理性。（五）付款执行1.财务部门安排付款：经各级审批通过后的付款申请表，由财务部门根据公司资金状况及付款审批意见，安排具体的付款操作。2.付款方式选择：公司可选择的付款方式包括银行转账、支票、汇票、电子支付等。财务部门应根据合同约定、业务实际情况及资金安全等因素，合理选择付款方式。对于金额较大、风险较高的付款业务，优先采用银行转账方式，并要求收款方提供详细的银行账户信息。3.付款记录与存档：财务部门在完成付款操作后，应及时记录付款日期、付款金额、付款对象、付款方式等相关信息，并将付款申请表、采购合同、验收报告、发票等付款资料进行整理归档，以备后续查阅与审计。三、付款方式（一）预付款1.适用情形：预付款通常适用于以下情况：采购金额较大、供应商要求预付款以保障其生产或备货的项目；首次合作且信用状况不明的供应商；合同约定需要支付预付款的特定业务。2.预付款比例与额度：预付款比例一般根据合同性质、供应商信用状况等因素综合确定，原则上不超过合同总金额的[X]%。对于特殊情况确需提高预付款比例的，应经公司相关领导审批，并充分评估由此带来的风险。预付款额度不得超过公司相应业务预算安排及资金承受能力。3.预付款支付流程：预付款支付流程与一般付款流程一致，但在提交付款申请时，需额外提供经审批的预付款申请说明，详细阐述预付款支付的必要性、合理性及预计对项目进度的影响等内容。财务部门在审核预付款申请时，应重点关注上述说明内容及供应商信用情况，确保预付款支付风险可控。（二）货到付款1.适用情形：货到付款适用于大部分常规采购业务，尤其是交货周期较短、质量风险相对较低的物资或服务采购。2.付款条件：货到付款的前提是物资或服务已按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等要求到货，并经公司验收合格。验收合格后，采购部门应及时提交付款申请，确保在合同约定的付款期限内完成付款操作。3.注意事项：在货到付款方式下，财务部门应加强对到货验收环节的监督与跟踪，确保验收工作真实、准确、及时完成，避免因验收延误导致付款逾期，给公司带来不必要的信用风险。（三）分期付款1.适用情形：分期付款适用于采购金额较大、一次性付款对公司资金流造成较大压力的项目，如大型设备采购、长期服务合同等。2.付款期限与比例：分期付款的期限及各期付款比例应在采购合同中明确约定，原则上根据项目进度及实际需求合理安排付款节点。一般首付款比例不低于合同总金额的[X]%，后续各期付款比例应根据项目实际进展情况逐步支付，确保项目顺利推进且公司资金风险可控。3.管理要求：财务部门应建立分期付款台账，详细记录每笔分期付款的金额、时间、付款对象等信息，并定期与采购部门核对项目进度及付款情况，确保分期付款与项目实际执行情况相匹配。同时，在每次付款前，应严格按照付款审批流程进行审核，确保付款条件符合合同约定。（四）其他付款方式1.承兑汇票：承兑汇票是一种商业信用票据，在符合公司资金管理及业务需求的情况下，可作为付款方式之一。使用承兑汇票付款时，财务部门应确保承兑汇票的真实性、有效性及到期兑付风险可控。同时，应按照公司票据管理制度进行妥善保管与流转，并在汇票到期前及时办理托收手续，确保资金按时回笼。2.电子支付：随着信息技术的发展，电子支付方式在企业付款中应用越来越广泛。如网上银行转账、第三方支付平台等。采用电子支付方式时，财务部门应严格遵守相关支付平台的操作规范与安全要求，确保支付信息准确无误，资金安全流转。同时，应及时下载并保存电子支付凭证，作为付款记录的有效依据。四、付款审批权限（一）部门负责人审批权限部门负责人负责对本部门发起的采购申请进行初审，重点审核采购事项的必要性、合理性及是否符合部门预算安排。对于金额在[X]元以下的一般性费用报销付款申请，部门负责人具有审批决定权。部门负责人应确保每一笔付款申请真实、合规，并对审批结果承担相应责任。（二）财务部门负责人审批权限财务部门负责人负责对付款申请进行财务审核，包括预算审核、发票审核、付款资料完整性审核等。对于单笔付款金额在[X]元以下的付款申请，财务部门负责人具有最终审批权。在审批过程中，财务部门负责人应严格把关，确保付款行为符合公司财务制度及资金管理要求，防范财务风险。（三）分管领导审批权限分管领导负责对涉及本分管业务范围内的付款申请进行审批。对于金额较大、业务复杂或存在一定风险的付款申请，分管领导应从公司整体战略、业务发展、资金状况等多方面进行综合考量，做出审慎决策。分管领导审批权限为单笔付款金额在[X]元以上（含[X]元）的付款申请。（四）总经理审批权限总经理作为公司的最高决策层，负责对公司重大付款事项进行审批。对于涉及公司战略投资、重大采购项目、大额资金支出等影响公司整体运营的付款申请，需经总经理审批。总经理审批权限为单笔付款金额在[X]元以上（含[X]元）的重大付款事项，以及其他经公司领导班子集体研究决定需由总经理审批的付款申请。五、逾期付款管理（一）逾期付款界定若公司未能在采购合同约定的付款期限内完成付款操作，即构成逾期付款。逾期付款期限自合同约定的付款日次日起计算。（二）逾期付款原因分析与处理1.原因分析：财务部门应定期对逾期付款情况进行梳理分析，查找逾期付款原因，如资金周转困难、审批流程延误、供应商提供发票不及时等。针对不同原因，采取相应的解决措施。2.处理措施：对于因资金周转困难导致的逾期付款，财务部门应及时与公司管理层沟通，制定资金调配计划，优先安排支付逾期款项，避免因逾期付款给公司带来不良信用影响。对于因审批流程延误造成的逾期付款，应优化审批流程，明确各环节审批时间节点，加强部门之间的沟通协调，确保付款申请能够及时、顺利通过审批。对于因供应商原因导致的逾期付款，如发票提供不及时等，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其尽快提供合规发票，以便公司及时安排付款。同时，可根据合同约定，对供应商逾期提供发票的行为采取相应的违约责任追究措施。（三）逾期付款风险防范1.建立预警机制：财务部门应建立逾期付款预警系统，根据采购合同约定的付款期限，提前设定预警时间节点。当付款期限临近时，系统自动向相关部门及人员发出预警通知，提醒及时处理付款申请，避免逾期付款情况的发生。2.加强信用管理：将供应商的逾期付款情况纳入公司供应商信用评价体系，对经常出现逾期付款行为的供应商，采取降低信用等级、减少合作机会、提高预付款比例等措施，以约束供应商按时履行合同义务，同时降低公司逾期付款风险。3.完善合同条款：在签订采购合同时，应明确逾期付款的违约责任及赔偿条款，如约定逾期付款违约金的计算方式、赔偿范围等。通过明确的合同条款约束双方行为，确保在出现逾期付款情况时，公司能够依法维护自身合法权益。六、特殊情况付款处理（一）紧急采购付款1.适用情形：在生产经营过程中，如遇突发设备故障、原材料短缺等紧急情况，需要进行紧急采购以保障生产的连续性。2.付款流程：紧急采购付款应遵循特事特办的原则，简化审批流程，但必须确保采购行为的必要性、合理性及合规性。需求部门应在紧急采购事项发生后，立即填写紧急采购申请表，详细说明紧急情况、采购物资或服务的名称、数量、预计金额等信息，并提交至部门负责人审核。部门负责人审核通过后，直接提交至分管领导或总经理审批（根据紧急采购金额大小按照相应审批权限执行）。审批通过后，采购部门迅速组织采购，并通知财务部门在确保资金安全的前提下，优先安排付款，以满足紧急生产需求。3.事后补全手续：紧急采购完成后，采购部门应及时按照正常付款流程补全相关采购合同、验收报告、发票等证明文件，并提交至财务部门进行后续处理，确保紧急采购付款行为符合公司付款制度规定。（二）供应商变更付款账户1.变更申请：供应商如需变更付款账户，应提前向公司采购部门提交书面申请，详细说明变更原因、新付款账户信息等内容，并加盖供应商公章。2.审核与通知：采购部门收到供应商变更付款账户申请后，应及时与供应商核实情况，并提交至财务部门进行审核。财务部门重点审核变更账户的真实性、合法性及对公司付款操作的影响。审核通过后，采购部门应及时通知公司内部相关部门及人员，确保后续付款操作能够准确无误地支付至供应商新账户。3.风险防范：在供应商变更付款账户期间，财务部门应加强对付款操作的监控，要求采购部门与供应商保持密切沟通，确保资金支付安全。同时，应留存供应商变更付款账户的相关申请及审核资料，以备后续查阅与审计。（三）涉及诉讼或纠纷的付款1.情况核实：当公司涉及诉讼或纠纷且可能影响付款事项时，财务部门应及时与法务部门沟通，了解案件具体情况及法院判决、调解等相关法律文书要求。2.付款决策：根据法务部门提供的法律意见及公司实际情况，由公司管理层组织相关部门进行综合评估，做出付款决策。如付款决策涉及重大资金支出或对公司财务状况、经营成果有重大影响的，应经公司董事会审议通过。3.付款执行：在确定付款决策后，财务部门应严格按照法院判决、调解协议或公司内部决议执行付款操作。付款过程中，应确保付款金额、付款方式及付款对象等信息准确无误，并妥善保存相关付款凭