生产安全部收发文制度

PAGE生产安全部收发文制度一、总则（一）目的为加强生产安全部文件的管理，确保文件传递的及时、准确、规范，提高工作效率，保障生产安全工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于生产安全部内部及与其他部门、外部单位之间的文件收发管理。（三）基本原则1.严格遵守国家法律法规及行业标准，确保文件管理合法合规。2.文件处理应及时、准确、高效，避免积压和延误。3.明确职责分工，确保文件收发、传递、归档等环节责任到人。4.注重文件的保密性，防止文件泄露。二、文件分类（一）收文1.上级文件：包括国家安全生产监管部门、行业主管部门、上级单位下发的各类文件、通知、通报等。2.平行文件：与本部门平级的其他部门或单位发来的函件、协作文件等。3.下级文件：下属单位报送的请示、报告、工作汇报等文件。4.其他文件：与生产安全工作相关的各类外部文件、资料等。（二）发文1.上行文：向公司上级领导、上级部门报送的请示、报告等文件。2.平行文：与其他部门或单位往来的函件、通知等文件。3.下行文：向下属单位发布的工作通知、工作要求、规章制度等文件。4.其他发文：如会议纪要、工作简报、宣传资料等。三、收文管理（一）收文登记1.设立专门的收文登记簿，对收到的文件进行详细登记。登记内容包括文件编号、来文单位、来文日期、文件标题、文号、密级、份数等。2.收文人员在收到文件后，应及时在登记簿上进行登记，并注明文件的紧急程度。（二）文件传阅1.根据文件内容和工作需要，确定文件传阅范围。一般文件由部门负责人传阅后，分发给相关人员阅办；重要文件或紧急文件应及时呈送公司领导阅批。2.传阅文件应遵循“先急后缓、先主要后次要”的原则，确保文件传阅的及时性和有效性。3.传阅人员应在文件传阅单上签字，注明传阅日期，以示负责。（三）文件承办1.承办人员接到传阅后的文件后，应按照文件要求及时办理。办理结果应及时反馈给文件传阅人或部门负责人。2.需要回复的文件，承办人员应在规定时间内起草回复文件，经部门负责人审核后，按规定程序发送。3.对于涉及多个部门的文件，承办人员应主动与相关部门沟通协调，共同研究办理意见。（四）文件催办1.对重要文件或紧急文件，应进行跟踪催办，确保文件办理不延误。2.催办人员可通过电话、邮件、书面通知等方式对承办人员进行催办，并记录催办情况。（五）文件归档1.文件办理完毕后，承办人员应及时将文件整理归档。归档文件应齐全完整、分类准确、排列有序。2.归档文件应按照年度、保管期限等进行分类，编制归档目录，便于查找和利用。四、发文管理（一）发文起草1.发文内容应符合国家法律法规、行业标准及公司相关规定，主题明确、条理清晰、语言规范。2.起草人员应认真调研，广泛征求意见，确保文件的科学性、合理性和可操作性。（二）文件审核1.部门负责人对起草的文件进行审核，重点审核文件内容是否符合要求、格式是否规范、文字表述是否准确等。2.涉及重要事项或多个部门的文件，应提交公司领导或相关会议审议。（三）文件签发1.经审核通过的文件，由部门负责人或公司领导签发。签发人应认真审阅文件内容，签署明确意见。2.重要文件或涉及公司重大决策的文件，须经公司主要领导签发。（四）文件编号与排版1.发文应进行统一编号，编号格式为：[年份][部门简称][序号]。例如：[2023][安][001]。2.文件排版应符合公司公文格式要求，字体、字号、行距等应规范统一。（五）文件印制与校对1.根据签发后的文件进行印制，印制份数应根据文件发放范围确定。2.印制过程中应安排专人校对，确保文件内容准确无误，格式规范统一。（六）文件发放1.文件印制完成后，由专人负责发放。发放时应填写文件发放登记表，注明文件名称、文号、发放对象、发放日期等。2.重要文件或机密文件应严格按照规定的发放范围发放，并做好签收记录。（七）文件存档1.文件发放后，应及时将文件底稿、签发稿、印制稿等进行存档。存档文件应与发放文件保持一致。2.定期对发文进行整理归档，确保文件资料的完整性和可追溯性。五、文件保密管理（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、安全生产数据等敏感信息的文件。2.标注有密级的文件，如绝密、机密、秘密等。（二）保密措施1.对保密文件应设立专门的存放区域，实行专人专柜保管。2.接触保密文件的人员应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播、泄露文件内容。3.在文件传递过程中，应采取加密传输、专人递送等方式，确保文件安全。（三）保密监督与检查1.定期对文件保密情况进行监督检查，发现问题及时整改。2.对违反保密规定的行为，应依法依规追究相关人员的责任。六、文件信息化管理（一）电子文件的接收与存储1.对于通过电子邮件、电子政务平台等渠道接收的电子文件，应及时进行下载和存储。2.存储电子文件应建立规范的文件夹结构，按照文件类别、年份等进行分类存储，确保文件查找方便。（二）电子文件的处理与流转1.利用办公自动化系统对电子文件进行处理和流转，实现文件的在线审批、传阅、承办等功能。2.操作人员应严格按照系统操作流程进行文件处理，确保电子文件的安全性和完整性。（三）电子文件的备份与恢复1.定期对电子文件进行备份，备份介质可采用光盘、移动硬盘等。备份文件应异地存放，以防数据丢失。2.建立电子文件恢复机制，确保在系统故障或数据丢失时能够及时恢复文件。七、文件借阅与查阅管理（一）借阅范围仅限于因工作需要查阅或使用生产安全部文件的内部人员。（二）借阅程序1.借阅人需填写文件借阅申请表，注明借阅文件名称、文号、借阅目的、借阅期限等。2.申请表经部门负责人审批后，方可到文件管理人员处办理借阅手续。（三）查阅规定1.查阅文件应在指定地点进行，不得擅自将文件带出办公区域。2.查阅人员应爱护文件，不得在文件上涂改、圈划、污损。（四）归还要求借阅人应在规定期限内归还借阅的文件，归还时文件管理