生产物料请购制度及流程

PAGE生产物料请购制度及流程一、总则（一）目的为规范公司生产物料请购行为，确保生产活动的顺利进行，合理控制物料库存水平，降低采购成本，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及生产物料请购的部门和人员。（三）基本原则1.按需采购原则：根据生产计划和实际需求，准确、合理地请购物料，避免盲目采购和库存积压。2.成本效益原则：在满足生产需求的前提下，充分考虑采购成本、运输成本、存储成本等，力求实现总成本的最小化。3.质量优先原则：确保所采购物料的质量符合生产要求和相关标准，从源头上保障产品质量。4.合规性原则：严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部的各项规定，规范请购流程。二、职责分工（一）生产部门1.根据生产计划，准确核算所需物料的种类、规格、数量和需求时间，并填写《生产物料需求申请表》。2.对生产过程中物料的使用情况进行监控和分析，及时反馈物料短缺或过剩等异常情况。3.配合采购部门进行供应商的选择、评估和管理，参与采购合同的评审。（二）采购部门1.依据《生产物料需求申请表》，负责组织实施物料的采购工作。2.寻找、筛选、评估合格的供应商，建立和维护供应商档案。3.与供应商洽谈采购价格、交货期、质量标准等条款，签订采购合同。4.跟踪采购订单的执行情况，确保物料按时、按质、按量到货。5.协调解决采购过程中的各种问题，如供应商交货延迟、质量不合格等。（三）仓库管理部门1.负责物料的验收入库、存储保管和发放工作。2.定期盘点库存，掌握物料库存动态，及时向相关部门反馈库存信息。3.根据库存情况和生产需求，提出库存物料的调配建议，协助控制库存水平。（四）质量管理部门1.参与采购物料的质量检验标准制定，对采购物料的质量进行检验和验收。2.对不合格物料提出处理意见，协助采购部门与供应商沟通解决质量问题。（五）财务部门1.负责审核采购预算，监督采购资金的使用情况。2.参与采购合同的评审，对合同中的付款条款进行审核。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持和决策建议。三、请购流程（一）需求预测与计划制定1.生产部门应根据公司年度生产计划、销售订单以及市场需求预测，结合现有库存状况，制定月度、周度生产计划。2.在制定生产计划过程中，生产部门需详细核算各产品所需的物料种类、规格、数量，并明确需求时间。对于通用物料和常用物料，可根据以往生产数据和经验，设定安全库存水平，以应对紧急订单或生产波动。（二）请购申请1.生产部门根据生产计划和物料需求情况，填写《生产物料需求申请表》。申请表应包括物料名称、规格型号、数量、需求日期、用途、预计单价、申请部门、申请人等详细信息。2.对于新开发产品或特殊规格物料，生产部门应提供相关的技术资料、图纸或样品，以便采购部门准确理解需求，选择合适的供应商。3.《生产物料需求申请表》经生产部门负责人审核签字后，提交至采购部门。审核内容包括需求的合理性、准确性以及与生产计划的匹配性等。（三）采购审批1.采购部门收到《生产物料需求申请表》后，首先对其进行形式审查，检查申请表填写是否完整、准确。2.采购部门根据物料的性质、采购金额等因素，按照公司的采购审批权限规定，将申请表提交相应层级的审批人进行审批。3.审批人应重点审查采购需求的必要性、预算的合理性以及供应商选择的可能性等。对于金额较大或重要的采购项目，可能需要组织相关部门进行联合评审，确保决策的科学性和合理性。（四）供应商选择与采购订单下达1.采购部门根据审批通过的《生产物料需求申请表》，在公司合格供应商名录中选择合适的供应商。如名录中无合适供应商，采购部门应通过市场调研、供应商推荐等方式寻找新的供应商，并按照公司供应商评估程序进行评估和筛选。2.采购部门与选定的供应商进行洽谈，明确采购物料的价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。在洽谈过程中，采购人员应充分了解市场行情，争取有利的采购条件。3.采购部门根据与供应商达成的协议，填写《采购订单》。采购订单应详细注明物料名称、规格型号、数量、价格、交货日期、交货地点、包装要求、运输方式等内容，并经采购部门负责人审核签字后发送给供应商。4.对于重要物料或采购金额较大的订单，采购部门应在下达订单前将采购合同草本提交给相关部门（如财务部门、质量管理部门等）进行评审，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。（五）物料验收与入库1.仓库管理部门在收到采购物料到货通知后，应根据采购订单和相关标准，组织人员对物料进行验收。2.验收内容包括物料的数量、规格型号、外观质量、包装等。对于需要进行质量检验的物料，质量管理部门应按照规定的检验标准和方法进行检验，出具检验报告。3.如物料验收合格，仓库管理部门应及时办理入库手续，填写《入库单》，并将物料存放至指定仓库位置。入库单应注明物料名称、规格型号、数量、供应商、入库日期等信息。4.如物料验收不合格，仓库管理部门应及时通知采购部门，并将不合格物料单独存放，做好标识。采购部门负责与供应商沟通协商解决质量问题，如退货、换货、补货等。（六）付款与结算1.财务部门根据采购合同和验收合格的《入库单》，审核采购发票的真实性、准确性和合法性。2.在审核无误后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。对于货到付款的采购项目，财务部门在收到发票和验收单后，经审批后直接付款给供应商；对于预付款或分期付款的采购项目，财务部门应按照合同规定的时间节点进行付款操作。3.采购部门应定期与供应商核对账目，确保采购业务的结算准确无误。如发现账目差异，应及时与供应商沟通协调，查明原因并进行调整。四、库存管理（一）库存盘点仓库管理部门应定期对库存物料进行盘点，确保账实相符。盘点周期可根据公司实际情况设定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点，每年进行一次年终大盘点。在盘点过程中，仓库管理人员应认真核对物料的数量、规格型号、质量状况等存放存放位置等信息，并详细记录盘点结果。如发现账实不符，应及时查明原因，编制《库存盘点差异报告》，分析差异产生的原因，提出处理建议。（二）库存预警仓库管理部门应根据物料的安全库存水平和实际库存状况，设定库存预警指标。当库存数量低于或高于预警值时，系统自动发出预警信息。对于低于预警值的物料，仓库管理部门应及时通知采购部门进行补货申请，以避免因物料短缺影响生产；对于高于预警值的物料，仓库管理部门应与生产部门沟通，调整生产计划或采取促销、退货等措施，降低库存积压风险。（三）库存周转率分析财务部门应定期对库存周转率进行分析，评估库存管理的效率和效果。库存周转率计算公式为：库存周转率=主营业务成本/平均存货余额。通过分析库存周转率，发现库存管理中存在的问题，如库存积压、短缺等，并及时采取相应的措施进行调整和改进。同时，库存周转率分析结果也可为采购决策、生产计划调整等提供参考依据。五、监督与考核（一）内部审计监督公司内部审计部门应定期对生产物料请购制度及流程的执行情况进行审计监督，检查采购活动的合规性、采购成本的合理性、库存管理的有效性等。审计部门应通过查阅相关文件、记录，实地观察，访谈相关人员等方式，获取审计证据，发现问题及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（二）绩效考核公司应建立生产物料请购相关部门和人员的绩效考核制度，将请购工作的准确性、及时性、成本控制、库存管理等指标纳入绩效考核体系。采购部门的绩效考核指标可包括采购任务完成率、采购成本降低率、供应商交货准时率、采购合同执行率等；生产部门的绩效考核指标可包括物料