生产企业招采制度

PAGE生产企业招采制度一、总则（一）目的为规范生产企业的采购与招标活动，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有生产相关物资的采购、工程及服务项目的招标采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、外包服务等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保招采活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，营造公平竞争的市场环境。3.公开透明原则：招采过程中的信息应及时、准确地公开，接受公司内部监督。4.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高公司经济效益。5.诚信原则：与供应商建立诚信合作关系，严格履行合同约定。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定采购计划，根据生产需求和库存情况，合理安排采购时间和数量。2.组织开展采购活动，包括供应商的寻找、筛选、询价、议价等。3.签订采购合同，并跟踪合同执行情况，及时处理合同变更和违约事宜。4.建立供应商档案，对供应商进行评价和管理。（二）招标部门（如有）1.制定招标方案，明确招标范围、方式、程序等。2.发布招标公告，组织潜在投标人报名、资格审查。3.组织开标、评标活动，确定中标候选人或中标人。4.协助采购部门签订中标合同，并监督合同执行。（三）生产部门1.提供准确的生产需求信息，协助采购部门制定采购计划。2.参与对采购物资和服务的质量验收工作。（四）质量部门1.制定采购物资的质量标准和验收规范。2.对采购物资进行质量检验，确保所采购物资符合质量要求。（五）财务部门1.参与采购预算的编制和审核。2.负责采购资金的支付和核算，监督采购成本控制情况。（六）审计部门1.对采购与招标活动进行审计监督，检查招采程序的合规性、采购成本的合理性等。2.对违规行为提出整改意见，并追究相关人员责任。三、采购流程（一）采购申请1.生产部门根据生产计划和库存情况，填写采购申请表，详细说明所需物资的名称、规格、型号、数量、需求时间等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.根据采购金额大小，按照公司规定的审批流程进行审批。采购金额较小的，由采购部门负责人审批；采购金额较大的，需提交公司管理层审批。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。建立供应商信息库，收集供应商的基本信息、资质证书、业绩情况等。2.供应商筛选根据采购物资的要求和供应商的综合情况，对潜在供应商进行筛选。重点考察供应商的生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等方面。3.供应商评价采购部门定期对供应商进行评价，评价内容包括交货及时性、产品质量、价格合理性、售后服务等。建立供应商评价指标体系，采用量化评分的方式对供应商进行评价。4.供应商管理根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理。对于优秀供应商，给予更多的合作机会；对于不合格供应商，及时淘汰。与供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，规范合作行为。（四）采购询价与议价1.采购部门向筛选出的供应商发送询价函，要求供应商提供产品报价、交货期、付款方式等信息。2.对供应商的报价进行分析比较，与供应商进行议价，争取获得更优惠的采购价格。3.在议价过程中，要充分考虑产品质量、售后服务等因素，确保采购成本与采购效益的平衡。（五）采购合同签订1.采购部门根据议价结果，起草采购合同，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同经双方审核签字盖章后生效。合同签订后应及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门做好跟踪和执行工作。（六）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确订单编号、采购物资明细、交货时间、交货地点等信息。2.采购订单下达后，要及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。（七）采购验收1.质量部门按照质量标准和验收规范，对采购物资进行检验。2.检验合格的物资，办理入库手续；检验不合格的物资，及时通知采购部门与供应商协商处理。3.采购部门组织生产部门等相关人员对采购物资进行验收，验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等方面。（八）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。2.按照公司规定的付款流程和付款方式，及时支付采购款项。3.对采购付款情况进行记录和统计，定期与供应商核对账目。四、招标流程（一）招标申请1.对于达到招标标准的工程及服务项目，项目需求部门填写招标申请表，详细说明项目概况、招标范围、技术要求、预算金额等信息。2.招标申请表经部门负责人审核签字后，提交至招标部门（如有）。（二）招标审批1.招标部门收到招标申请表后，对招标申请进行初步审核，核实招标需求的合理性和必要性。2.根据招标金额大小，按照公司规定的审批流程进行审批。招标金额较小的，由招标部门负责人审批；招标金额较大的，需提交公司管理层审批。（三）招标方案制定1.招标部门根据招标项目的特点和要求，制定招标方案，明确招标方式（公开招标、邀请招标等）、招标程序、评标标准等。2.招标方案经审批后，作为招标活动的指导文件。（四）招标公告发布1.对于公开招标项目，招标部门在公司内部网站、相关行业网站等媒体上发布招标公告，公开招标项目的基本信息、招标要求、报名方式等。2.对于邀请招标项目，招标部门向符合条件的潜在投标人发出邀请书，邀请其参与投标。（五）投标人报名与资格审查1.潜在投标人按照招标公告或邀请书的要求，填写报名登记表，提交相关资质证明文件和业绩资料等。2.招标部门对投标人的报名资料进行资格审查，确定合格投标人名单。（六）招标文件编制与发售1.招标部门编制招标文件，招标文件应包括招标项目的技术要求、商务条款、评标标准、投标文件格式等内容。2.招标文件经审核后，发售给合格投标人。投标人应按照招标文件的要求编制投标文件。（七）开标1.招标部门组织开标会议，邀请所有投标人参加。开标会议应在规定的时间和地点进行。2.在开标会议上，当众开启投标文件，宣读投标人名称、投标报价、交货期等主要内容。（八）评标1.招标部门组织评标委员会进行评标。评标委员会由公司内部相关专业人员和外部专家组成。2.评标委员会按照评标标准，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。（九）中标通知1.招标部门根据评标结果，向中标候选人发出中标通知书，告知其已中标，并要求其在规定时间内签订合同。2.同时，向未中标投标人发出未中标通知书，说明未中标原因。（十）合同签订1.中标人按照中标通知书的要求，与公司签订合同。合同签订后应及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门做好跟踪和执行工作。2.对于未中标项目，招标部门应做好相关资料的整理和归档工作。五、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购与招标活动进行审计，检查招采程序的合规性、采购成本的合理性、合同执行情况等。2.公司内部设立举报邮箱和举报电话，接受员工对采购与招标活动中违规行为的举报。对于举报内容，及时进行调查核实，并严肃处理。（二）外部监督1.主动接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门的工作，及时整改存在的问题。2.对于涉及公共利益的采购与招标项目，邀请社会公众参与监督，提高招采活动的透明度。六、违规处理（一）违规行为界定1.在采购与招标活动中，存在以下行为之一的，视为违规行为：违反招采程序，擅自简化或省略必要环节。与供应商串通，谋取不正当利益。泄露招采信息，影响公平竞争。收受供应商贿赂或其他不正当利益。其他违反法律法规和公司制度的行为。（二）违规处理措施1.对于发现的违规行为，审计部门应及时进行调查核实。2.根据违规行为的情节轻重，给予相关责任人警告、罚款、降职