原料生产记录制度

PAGE原料生产记录制度一、总则（一）目的为加强公司原料生产管理，规范原料生产记录行为，确保原料生产过程的可追溯性、真实性和完整性，保障产品质量安全，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及原料生产的部门、车间及相关岗位人员。（三）基本原则1.真实性原则：原料生产记录应如实反映生产过程中的各项活动、数据及信息，不得虚假记录。2.完整性原则：涵盖原料生产从投入到产出的全过程，包括原料采购、验收、储存、加工、包装等环节，确保记录无遗漏。3.及时性原则：各项生产记录应在规定的时间内及时填写，不得拖延或事后补记。4.准确性原则：记录数据应准确无误，字迹清晰，不得随意涂改、擦除或挖补。如需修改，应按照规定的方式进行，并签名注明修改日期。5.可追溯性原则：通过原料生产记录，能够清晰地追溯原料的来源、生产过程、流向及相关责任人，便于质量追溯和问题排查。二、记录内容与要求（一）原料采购记录1.供应商信息详细记录供应商名称、地址、联系方式、营业执照注册号、生产许可证编号等基本信息。对供应商的资质进行审核，留存审核文件，如供应商的资质证书、生产能力证明、产品质量检验报告等，并记录审核日期和审核人员。2.采购订单记录采购订单编号、订单日期、采购原料名称、规格型号、数量、单价、总价、交货日期等内容。如有变更订单，应详细记录变更内容、变更日期及变更原因，并由相关负责人签字确认。3.原料验收记录原料到货日期、验收日期、验收人员。按照原料质量标准进行验收，记录验收结果，包括外观、尺寸、重量、理化指标、微生物指标等检验数据。如验收不合格，应详细记录不合格情况及处理方式，如退货、换货、让步接收等，并注明处理日期和处理人员。（二）原料储存记录1.仓库信息记录仓库名称、仓库地址、仓库类型（如常温库、冷藏库、冷冻库等）、仓库负责人。2.入库记录记录原料入库日期、入库单号、原料名称、规格型号、数量、供应商名称、批次号、保质期等信息。对入库原料进行标识，注明原料名称、批次号、入库日期、保质期等内容，并记录标识方式和标识人员。3.库存管理定期盘点库存，记录盘点日期、盘点人员、实际库存数量、账存数量。如发现账实不符，应详细记录差异情况及原因分析，并采取相应的处理措施，如调整账目、查找丢失或损坏原因等。记录库存原料的存储条件，如温度、湿度、通风等环境参数，并定期监测和记录。对于有特殊存储要求的原料，应严格按照要求进行存储，并记录相关监控数据。4.出库记录记录原料出库日期、出库单号、原料名称、规格型号、数量、领用部门或使用岗位、领用人员等信息。按照先进先出原则安排原料出库，记录出库原料的批次号及对应的入库日期，确保原料在保质期内使用。（三）原料加工记录1.加工车间信息记录加工车间名称、车间地址、车间负责人。2.生产计划记录生产任务单号、生产计划日期、计划产量、产品名称、规格型号、原料名称及用量等信息。如有生产计划变更，应详细记录变更内容、变更日期及变更原因，并由相关负责人签字确认。3.加工过程记录按照生产工艺要求，详细记录原料加工过程中的各项参数，如温度、压力、时间、转速、添加剂用量等，并记录操作人员和操作时间。记录加工设备的运行情况，包括设备编号、设备名称、开机时间、关机时间、运行参数、维护保养记录等。如设备出现故障，应记录故障发生时间、故障现象、维修时间、维修人员及维修内容等信息。对加工过程中的半成品进行检验，记录检验日期、检验人员、检验项目、检验结果等信息。如半成品检验不合格，应详细记录不合格情况及处理方式，如返工、报废等，并注明处理日期和处理人员。4.包装记录记录包装日期、包装人员、产品名称、规格型号、包装形式（如袋装、瓶装、罐装等）、包装数量、包装材料信息（如包装材料名称、规格型号、供应商等）。对包装好的成品进行标识，注明产品名称、规格型号、批次号、生产日期、保质期等内容，并记录标识方式和标识人员。（四）人员与设备记录1.人员信息记录参与原料生产的所有人员信息，包括姓名、岗位、职责、培训记录、健康状况等。对从事原料生产关键岗位的人员，如原料验收员、生产操作员、质量检验员等，应记录其资质证书及有效期，并定期进行资质审核。2.设备信息建立设备台账，记录设备编号、设备名称、型号规格、购置日期、生产厂家、设备原值、设备净值、启用日期、使用部门、维护保养记录等信息。对设备进行日常维护保养和定期检修，记录维护保养和检修日期、维护保养内容、检修项目、维修人员等信息。如设备发生重大故障或维修改造，应详细记录故障原因、维修过程、更换零部件情况及验收结果等信息。三、记录填写与保存（一）记录填写1.原料生产记录应使用黑色或蓝色中性笔填写，确保字迹清晰、工整，不得使用铅笔、圆珠笔或其他易褪色的笔填写。2.各项记录应按照规定的格式和内容进行填写，不得空项、漏项。如无相关内容，应填写“无”或“/”。3.记录中的数据应真实准确，不得估算或伪造。如有数据计算，应确保计算过程正确，并保留计算依据。4.记录填写完成后，应由填写人签字确认，并注明填写日期。多人共同完成的记录，应由相关人员分别签字确认。（二）记录保存1.原料生产记录应妥善保存，保存期限应符合相关法律法规及行业标准要求。一般情况下，记录应保存[X]年，以备追溯和查询。2.记录应分类存放，建立清晰的档案索引，便于查找和管理。可采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保存，电子档案应进行备份，并确保数据的安全性和完整性。3.记录存放地点应具备适宜的环境条件，如温度、湿度、通风等，防止记录受潮、发霉、损坏或丢失。4.对于超过保存期限的记录，应按照规定的程序进行销毁处理。销毁记录时，应填写销毁清单，注明记录名称、销毁日期及销毁人员等信息，并由相关负责人签字确认。四、记录查阅与使用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅原料生产记录时，应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人批准。2.涉及质量追溯、产品召回、客户投诉等特殊情况，需要查阅原料生产记录时，应按照公司相关规定的流程进行申请和审批，必要时可由质量管理部门或其他相关部门负责人直接批准查阅。3.外部人员（如监管部门、客户等）需要查阅原料生产记录时，应按照法律法规要求，提供合法有效的证明文件，并经公司总经理批准。查阅过程中，应安排专人陪同，并对查阅范围和查阅方式进行严格限制，确保记录信息的安全。（二）查阅程序1.查阅人员应在指定的地点查阅记录，不得擅自将记录带出查阅地点。如需复印或摘录记录内容，应经记录保管部门负责人批准，并按照规定的格式和要求进行复印或摘录。2.查阅人员应爱护记录，不得在记录上涂改、标记、污损或撕毁记录。查阅结束后，应及时将记录归还记录保管部门，并办理归还手续。3.记录保管部门应建立查阅登记台账，记录查阅日期、查阅人员姓名、查阅部门、查阅内容、查阅目的、批准人等信息，以便对记录查阅情况进行跟踪和管理。（三）记录使用1.原料生产记录仅用于公司内部质量管理、生产管理、质量追溯、产品召回、客户投诉处理等工作，不得用于其他任何与公司业务无关的目的。2.在使用记录过程中，如发现记录存在问题或疑问，应及时与记录填写部门或记录保管部门沟通核实，确保记录信息的准确性和可靠性。3.对于涉及商业秘密、技术秘密或其他敏感信息的原料生产记录，应严格按照公司保密制度进行管理，防止信息泄露。五、监督与考核（一）监督检查1.公司质量管理部门负责定期对原料生产记录制度的执行情况进行监督检查，检查内容包括记录的填写、保存、查阅、使用等方面。2.监督检查可采用日常巡查、定期抽查、专项检查等方式进行，对发现的问题应及时记录，并下达整改通知书，要求责任部门限期整改。3.检查人员应如实记录检查情况，形成检查报告，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现问题及整改要求等信息，并提交质量管理部门负责人审核。（二）考核机制1.建立原料生产记录制度执行情况考核机制，将记录制度的执行情况纳入部门和个人绩效考核体系。2.对于严格执行原料生产记录制度，记录工作规范、准确、完整的部门和个人，给予适当的奖励，如绩效加分、表彰奖励等。3.对于违反原料生产记录制度的行为，如未按规定填写记录、记录造假、未按时保存记录、擅自查阅或使用记录等，视情节轻重给予相应的处罚，如绩效扣分、警告、罚款、辞退等。4.对因违反原料生产记录制度导致产品质量问题、质量事故或其他不良后果的，应依法依规追究相关责任人的责任。六、附则