生产记录与档案管理制度

PAGE生产记录与档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产记录与档案管理，确保生产过程的可追溯性，规范生产行为，保障产品质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与生产活动相关的记录与档案管理，包括但不限于原材料采购、生产加工、质量检验、设备维护、人员操作等环节。（三）基本原则1.真实性原则：生产记录与档案应如实反映生产活动的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：涵盖生产全过程的各项记录与档案应齐全、完整，不得遗漏重要信息。3.准确性原则：记录与档案中的数据、信息应准确无误，确保其可靠性和有效性。4.及时性原则：生产记录应在活动发生时及时填写，档案应及时整理归档，以便及时查阅和使用。5.保密性原则：对于涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的生产记录与档案，应严格保密，防止信息泄露。二、生产记录管理（一）记录的分类与内容1.原材料采购记录记录原材料的名称、规格、型号、数量、供应商名称、采购日期等信息。包括采购合同、订单、发票、检验报告等相关文件的编号与保存情况。2.生产过程记录生产批次号、生产日期、生产班组、产品型号、产量等基本信息。详细记录各工序的操作步骤、工艺参数、设备运行情况、人员操作记录等。对于关键工序，应记录质量控制点的检验数据和结果。3.质量检验记录原材料检验记录，包括检验项目、标准、结果、检验人员等信息。半成品检验记录，记录各工序半成品的检验情况。成品检验记录，涵盖成品的各项质量指标检验结果、检验报告编号等。不合格品处理记录，包括不合格品的标识、隔离、评审、处置方式及结果等。4.设备维护记录设备台账，记录设备的基本信息，如名称、型号、编号、购置日期、维护周期等。设备维护计划与执行记录，包括维护时间、维护内容、维修人员、更换零部件等情况。设备故障记录，详细记录故障发生时间、现象、原因分析及处理结果。5.人员培训记录员工培训计划，明确培训内容、培训时间、培训对象等。培训记录，包括培训签到表、培训教材、培训考核成绩等。员工技能提升记录，如技能考核结果、岗位变动情况等。（二）记录的填写要求1.字迹清晰：记录应使用黑色或蓝色中性笔填写，确保字迹工整、清晰，易于辨认。2.内容完整：按照规定的格式和要求，如实填写各项记录内容，不得有空缺项。3.数据准确：记录中的数据应真实可靠，不得随意涂改。如需修改，应采用规范的修改方法，在修改处签字并注明修改日期。4.及时填写：操作人员应在生产活动完成后及时填写记录，不得拖延或事后补记。（三）记录的收集与整理1.收集责任：各部门负责本部门生产记录的收集工作，明确专人负责，确保记录按时、完整收集。2.整理要求：收集后的记录应按照类别、时间顺序进行整理，去除无关的附件和空白页，确保记录的整洁和规范。3.定期收集：生产记录应定期收集，一般每周或每批次生产结束后进行一次收集整理，确保记录的及时性和完整性。（四）记录的保存与保管期限1.保存方式：生产记录应采用纸质或电子介质保存，电子记录应进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。2.保管期限：根据相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，确定各类生产记录的保管期限。一般原材料采购记录、生产过程记录、质量检验记录等应保存[X]年，设备维护记录、人员培训记录等应保存至设备报废或人员离职后[X]年。3.保管地点：生产记录应存放在专门的档案柜或电子存储设备中，由专人负责保管，确保存放环境安全、整洁，便于查阅。三、档案管理（一）档案的分类与编号1.档案分类生产管理档案：包括生产计划、生产调度指令、生产统计报表等。质量管理档案：涵盖质量手册、质量体系文件、质量认证资料、质量事故处理报告等。设备管理档案：如设备购置合同、设备安装调试记录、设备操作规程、设备技术资料等。人员管理档案：包括员工档案、考勤记录、绩效考评资料等。其他档案：如安全生产档案、环保档案、外来文件等与生产活动相关的其他各类档案。2.编号规则：为便于档案的管理和查询，制定统一的档案编号规则。档案编号应体现档案类别、年份、顺序号等信息，例如：生产管理档案20XX001，其中“生产管理档案”为档案类别，“20XX”为年份，“001”为该类别档案在当年的顺序号。（二）档案的建立与归档1.建立责任：各部门负责本部门相关档案的建立工作，明确档案建立的责任人，确保档案内容真实、准确、完整。2.归档要求：档案建立后，应按照档案分类及时进行归档。归档时，应编制档案目录，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息，并将档案目录与档案一同存放。3.审核与审批：重要档案在归档前应进行审核和审批，确保档案符合相关规定和要求。审核人应在档案上签字确认，审批人应根据权限进行审批。（三）档案的查阅与借阅1.查阅权限：公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人批准后，方可到档案保管部门查阅。查阅档案时，应在档案保管人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、损坏档案。2.借阅规定：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等。借阅申请表经部门负责人审核、档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，按时归还档案。归还时，档案保管人员应认真检查档案的完整性和保密性，如有损坏或丢失，应追究借阅人的责任。3.查阅与借阅记录：档案保管部门应建立档案查阅与借阅记录台账，详细记录查阅人或借阅人的姓名、部门、查阅或借阅时间、查阅或借阅内容、审批情况等信息，以便跟踪档案的流向和使用情况。（四）档案的保管与维护1.保管环境：档案保管部门应确保档案存放环境安全、干燥、通风，温度和湿度应符合档案保管要求。对于电子档案，应采取有效的数据备份和存储措施，防止数据丢失或损坏。2.定期检查：档案保管人员应定期对档案进行检查，查看档案是否完好无损、是否存在霉变、虫蛀等情况。如发现问题，应及时采取措施进行处理，并记录处理情况。3.档案整理与更新：随着生产活动的持续进行，档案内容会不断增加和更新。档案保管人员应定期对档案进行整理，剔除过期或无用的档案，补充新的档案资料，确保档案的完整性和时效性。四、监督与考核（一）监督检查部门公司设立专门的监督检查小组，由质量管理部门、生产管理部门、档案管理部门等相关人员组成，负责对生产记录与档案管理工作进行定期或不定期的监督检查。（二）监督检查内容1.生产记录与档案的填写是否符合要求，内容是否真实、完整、准确。2.记录与档案的收集、整理、归档是否及时、规范。3.档案的保管是否安全，保管期限是否符合规定。4.查阅与借阅记录是否完整，借阅手续是否齐全。5.各部门对生产记录与档案管理制度的执行情况。（三）考核办法1.对于在生产记录与档案管理工作中表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励，奖励方式包括奖金、荣誉证书等。2.对于违反本制度的部门和个人，视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括警告、罚款、绩效扣分等