落实酒类商品进货查验和索证索票制度

落实酒类商品进货查验和索证索票制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国食品安全法》《企业内部控制基本规范》及集团母公司关于强化供应链风险管控的总体要求制定，旨在规范酒类商品进货查验和索证索票管理，防控采购环节的专项风险，确保商品来源合法、质量可靠，维护公司声誉与市场秩序。同时，响应国家关于规范市场交易行为、打击假冒伪劣产品的政策导向，结合企业实际经营需求，提升供应链管理效能。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属子公司及全体员工，涵盖酒类商品采购申请、供应商选择、合同签订、货物接收、验收检验、票据审核等全过程管理。业务场景包括但不限于直营门店采购、经销商供货、线上渠道进货、库存调拨等情形。第三条本制度下列术语含义：（一）“酒类商品专项管理”指公司为防范酒类商品采购风险，建立的全流程合规管控体系，包括供应商准入、资质审核、合同约束、查验监督、票据管理等环节。（二）“专项风险”指在酒类商品采购及验收过程中可能出现的合规瑕疵、质量隐患、市场违规等情形，可能对公司造成经济损失或声誉损害。（三）“合规管理”指依据法律法规、行业准则及公司制度，对酒类商品采购行为进行规范，确保交易合法、流程透明、责任清晰。第四条酒类商品专项管理遵循以下原则：（一）全面覆盖原则。确保所有酒类商品采购活动纳入制度管控范围，不留管理盲区。（二）责任到人原则。明确各层级、各部门在专项管理中的职责分工，实现责任闭环。（三）风险导向原则。聚焦高风险环节，实施差异化管控措施，优先防范重大风险。（四）持续改进原则。定期评估管理效果，动态优化制度流程，适应内外部环境变化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对酒类商品专项管理负总责，承担首要领导责任；分管采购、风控的领导为直接责任人，统筹推动制度落实。公司设立专项管理决策委员会，审议重大风险处置方案及制度修订事项。第六条采购部门为专项管理的牵头部门，负责统筹制度建设、供应商尽职调查、合同审核、日常监督及考核。风控部门为专责部门，负责专项领域的合规审查、流程优化及风险处置指导。各业务部门及下属单位为执行主体，落实本领域专项管理要求，开展日常风险防控。第七条公司成立酒类商品专项管理领导小组，由分管领导担任组长，成员包括采购、风控、法务、品控等部门负责人。领导小组职责：（一）统筹协调专项管理工作，解决跨部门协作问题；（二）决策审批重大风险处置方案及制度修订事项；（三）监督评价专项管理成效，定期向决策层汇报。第八条牵头部门（采购部门）职责：（一）组织制定并修订专项管理制度，报决策层批准；（二）建立供应商“黑名单”及“白名单”制度，定期更新；（三）牵头开展供应商资质审核，确保其具备合法经营资质及质量保证能力；（四）监督业务部门执行查验标准，对违规行为进行通报整改。第九条专责部门（风控部门）职责：（一）审核酒类商品采购合同的合规性，重点核查条款是否覆盖资质、质量、违约责任等内容；（二）优化查验流程，推广信息化工具实现风险实时监控；（三）指导业务部门开展风险处置，协调法律资源解决合规争议。第十条业务部门/下属单位职责：（一）严格执行供应商准入标准，落实“一供一档”资料归档要求；（二）规范执行进货查验，确保每批次商品符合验收标准；（三）及时上报异常情况，配合完成风险调查及处置。第十一条基层执行岗（如仓库管理员、采购专员）职责：（一）签署岗位合规承诺书，明确个人在查验环节的操作责任；（二）发现疑似违规商品或票据时，立即停止入库并上报；（三）配合完成风险事件调查，如实提供操作记录。第三章专项管理重点内容与要求第十二条供应商准入管理。业务部门新增供应商时，须提交营业执照、生产许可证、食品经营许可证等证明材料，经采购部门核查、风控部门审核后存档。重点核查供应商是否涉及假冒伪劣、三公指定、行政处罚等负面记录。第十三条查验标准规范。品控部门联合采购部门制定《酒类商品进货查验规范》，明确品名、规格、数量、生产日期、保质期等关键要素的核对要求。实施“双人双验”机制，确保查验结果真实有效。第十四条票据审核要求。采购订单生效后，业务部门须核对发票、质检报告、物流单据等票据的完整性，确保与合同条款一致。严禁虚构或篡改票据信息，对异常票据需立即上报采购部门核查。第十五条合同签订规范。酒类商品采购合同须包含以下条款：（一）明确商品品牌、规格、质量等级及检测标准；（二）约定违约责任，如因供应商原因导致的召回、赔偿等情形；（三）设定争议解决方式，优先采用仲裁或诉讼。第十六条质量追溯管理。建立酒类商品“一物一码”追溯档案，记录供应商名称、批次号、入库时间、检测结果等关键信息。品控部门定期抽查档案完整性，确保数据真实可查。第十七条异常处置流程。发现以下情形时，按以下流程处置：（一）疑似假冒伪劣商品，立即封存并上报品控、采购部门；（二）票据缺失或伪造，暂停采购合作并启动调查；（三）供应商资质过期，要求其限期补办并重新审核。第十八条风险分级管控。根据商品类别、供应商信用、采购金额等因素，实施差异化查验标准：（一）高风险商品（如进口酒、定制酒）：需增加第三方检测频次；（二）一般商品：执行常规查验，但需重点关注生产日期临近保质期的批次；（三）低风险商品（如大宗散酒）：重点核对资质及票据完整性。第十九条禁止性行为。严禁以下行为：（一）向无生产资质的供应商采购；（二）伪造或篡改进货查验记录；（三）以回扣、赠送等不正当方式获取采购订单；（四）将采购需求转包给不具备相应能力的第三方。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制。采购部门每年联合风控部门评估制度有效性，根据以下因素及时修订：（一）国家政策调整（如《食品安全法》修订）；（二）行业典型案例（如知名品牌酒类纠纷）；（三）内部审计发现的问题。第二十一条风险识别预警机制。每季度开展专项风险排查，流程如下：（一）采购部门汇总供应商信用评分、历史违约记录；（二）风控部门结合舆情监测，识别潜在违规风险；（三）领导小组组织专题会议，发布风险预警通知。第二十二条合规审查机制。在以下环节嵌入合规审查：（一）采购申请阶段：核查需求部门提交的采购计划是否与库存匹配；（二）合同签订阶段：确保条款覆盖《食品安全法》等核心法规要求；（三）货物入库阶段：查验品控部门出具的验收报告。执行“未经审查不得实施”原则，对审查不通过的采购需求予以退回。第二十三条风险应对机制。按风险等级启动相应处置方案：（一）一般风险：责任部门限期整改，风控部门跟踪验证；（二）重大风险：领导小组启动应急预案，采购部门暂停合作并上报决策层；（三）紧急情形（如舆情发酵）：品控部门配合媒体沟通，法务部门评估法律风险。第二十四条责任追究机制。对以下情形实施处罚：（一）未按规定查验商品，导致质量问题的，处责任部门10%以下罚款；（二）伪造票据的，对直接责任人解除劳动合同并移交司法机关；（三）违反禁止性行为的，按集团规定扣减绩效分并通报批评。第二十五条评估改进机制。每年12月开展专项管理有效性评估，内容：（一）供应商合规率（考核合格供应商占比）；（二）风险事件发生率（与上年度对比）；（三）制度执行覆盖率（各部门自查得分）。评估结果用于优化流程设计及资源配置。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障。各层级领导须履行“一岗双责”，在月度会议上汇报专项管理进展。设立专项管理联络员制度，由各部门指定专人对接风控部门。第二十七条考核激励机制。将专项合规情况纳入部门年度考核指标，权重不低于10%。对连续两年考核优秀的团队，给予采购预算倾斜；连续两次考核不合格的，取消评优资格。第二十八条培训宣传机制。分层级开展培训：（一）管理层：每半年培训合规履职要求；（二）业务骨干：每季度更新查验操作规范；（三）基层员工：每月开展案例警示教育。培训合格者颁发上岗证，不合格者强制补训。第二十九条信息化支撑。采购系统升级时嵌入以下功能：（一）供应商资质自动校验；（二）查验记录电子化归档；（三）风险预警自动推送。第三十条文化建设。每年发布《酒类商品合规手册》，内容包括：（一）典型案例汇编；（二）操作红线清单；（三）举报奖励制度。组织全员签署合规承诺书，营造“人人重合规”氛围。第三十一条报告制度。每月5日前提交上月专项管理报告，内容：（一）风险事件汇总（含处置结果）；（二）制度执行问题清