进出口合同评审制度

进出口合同评审制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国对外贸易法》等相关国家法律法规，参照《企业内部控制基本规范》及行业通用合规管理准则，结合集团母公司关于风险防控和业务规范的相关规定，并立足公司进出口业务实际需求制定。旨在通过系统化、制度化的合同评审机制，有效识别、评估和控制进出口业务中的法律风险、商业风险及合规风险，规范业务操作流程，保障公司资产安全与合法权益，促进业务健康可持续发展。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在进出口业务活动中涉及合同（含订单、协议、备忘录等具有法律约束力的文件）的评审、签订、履行及归档等全过程管理。具体适用范围涵盖但不限于：国际货物贸易、技术进出口、服务贸易、国际租赁、代理合作等业务场景，以及与境外主体的所有合同性文件管理。第三条本制度中下列术语含义如下：（一）“XX专项管理”指公司针对进出口合同全生命周期制定的一系列风险识别、评估、控制、监测和改进措施的管理体系，包括但不限于合同评审、风险预警、合规审查、责任追究等环节。（二）“XX风险”指在进出口合同管理过程中可能引发的法律纠纷、财务损失、声誉损害或运营中断等潜在不利事项，具体表现为合同条款缺陷、履约能力不足、合规违规、汇率波动、政策变更等风险类型。（三）“XX合规”指进出口合同管理活动必须严格遵守国家法律法规、行业规范、监管要求及公司内部规章制度，确保业务操作合法合规、权责清晰、流程规范。第四条XX专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保所有进出口合同均纳入制度化管理范畴，不留监管盲区；（二）责任到人：明确各级管理主体和执行岗位的职责权限，实现风险责任闭环；（三）风险导向：以风险防控为核心，优先处理重大风险事项，动态优化管控措施；（四）持续改进：定期评估制度有效性，结合业务变化及时调整完善管理机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对XX专项管理承担最终责任，统筹决策重大风险事项及资源投入；分管领导为直接责任人，负责组织落实制度执行、监督考核及问题整改。第六条设立XX专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括牵头部门负责人、专责部门负责人及业务关键岗位代表。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹协调XX专项管理工作，制定年度管理计划；（二）审议重大合同风险评估结果及处置方案；（三）监督考核各部门XX管理责任落实情况；（四）定期听取专项工作报告，推动问题解决。第七条明确三类主体职责分工：（一）牵头部门（如法务合规部）：负责XX专项管理制度建设、风险识别标准制定、培训宣贯、监督考核及数据分析，定期向领导小组汇报工作；（二）专责部门（如业务运营部、财务部）：分别负责合同业务合规性审核、资金支付风险管控及履约监督，提出优化建议；（三）业务部门/下属单位（如国际业务部、采购部）：落实XX管理要求，开展合同评审、风险自查及信息报送，确保业务操作符合制度规范。第八条基层执行岗位（如合同管理员、业务员）须履行以下合规操作责任：（一）严格遵守合同评审流程，对合同条款真实性、完整性负责；（二）履行风险识别义务，对明显不合规或高风险条款及时上报；（三）签署岗位合规承诺书，明确个人在XX管理中的法律责任。第三章专项管理重点内容与要求第九条合同主体资格审核：进口合同必须核实供应商营业执照、资质认证、经营范围及国际信誉，出口合同需确认采购方付款能力、市场准入资质及法律主体资格，严禁与无资质或高风险主体合作。第十条合同条款合规性审查：（一）明确违约责任条款，违约金设定需符合法律上限规定；（二）规范管辖权约定，优先选择公司所在地或业务关联地仲裁/诉讼；（三）嵌入不可抗力条款，明确不可抗力事件范围及后果处理方式。第十一条付款方式风险管控：（一）优先采用信用证、电汇等安全支付方式，货到付款需经领导小组特别审批；（二）外汇结算需符合国家外汇管理局要求，严禁虚假交易套现；（三）大额支付必须提供履约证明，防范资金链断裂风险。第十二条进出口许可与资质管理：（一）进口商品需核查商检、环保等许可要求，违禁品严禁交易；（二）出口业务需确认目标国贸易政策及配额限制，规避政策壁垒风险；（三）特殊行业资质（如军工、医疗）必须严格审核供应商资质。第十三条知识产权保护条款：（一）技术进出口合同需明确知识产权归属及侵权责任；（二）嵌入保密协议，约定商业秘密保护范围及违约后果；（三）专利、商标使用需获得合法授权，防范侵权纠纷。第十四条供应商尽职调查：（一）建立合格供应商名录，定期复核供应商合规状况；（二）高风险供应商（如涉及反腐败、数据安全）需开展专项背景调查；（三）关联交易必须回避利益冲突，并履行内部审批程序。第十五条合同履行过程监控：（一）设定履约节点跟踪机制，逾期未达需及时预警；（二）物流环节需留存全程证据，防范货物丢失/损毁纠纷；（三）重大变更需重新履行评审程序，确保条款有效性。第十六条外汇及汇率风险防控：（一）签订远期结汇/售汇合同，锁定汇率波动损失；（二）大额交易嵌入汇率浮动条款，明确调整规则；（三）定期评估外汇敞口，制定风险对冲方案。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：牵头部门每年联合专责部门开展制度复盘，根据以下情形启动修订：（一）国家法律法规修订或监管政策调整；（二）公司业务模式发生重大变化；（三）重大风险事件暴露制度漏洞。第十八条风险识别预警机制：（一）每月开展合同风险排查，重点监控高风险业务；（二）建立风险等级分类标准（红/橙/黄/蓝），红色预警需立即上报领导小组；（三）定期发布风险提示，通报行业典型违规案例。第十九条合规审查机制：（一）合同签订前必须完成合规审查，签署方需逐条确认条款有效性；（二）嵌入“一票否决”条款，不合规合同不予签署；（三）审查结果存档备查，作为绩效考核依据。第二十条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门制定整改计划，专责部门跟踪落实；（二）重大风险需成立专项处置组，明确牵头领导及协同部门；（三）紧急情况启动应急预案，优先保障核心业务稳定。第二十一条责任追究机制：（一）违规情形及处罚标准见附表，情节严重者解除劳动合同；（二）实行“双罚制”，既追究直接责任人，也追究管理失职上级；（三）处罚结果与绩效考核直接挂钩，并通报全公司警示。第二十二条评估改进机制：（一）每年开展制度有效性评估，包括风险控制率、流程效率等指标；（二）通过问卷调查、访谈等方式收集员工意见，优化管理短板；（三）将评估结果作为部门评优的重要参考依据。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：各级领导干部须在季度会议上报告XX管理推进情况，领导小组每半年召开专题会议解决遗留问题。第二十四条考核激励机制：（一）将XX合规情况纳入部门年度考核，占比不低于10%；（二）设立专项管理奖励基金，对发现重大风险或优化流程的团队给予奖励；（三）连续三年考核优秀的部门可优先参与国际业务拓展。第二十五条培训宣传机制：（一）新员工入职必须接受XX管理培训，考核合格后方可接触合同业务；（二）每年组织至少2次专项培训，内容涵盖法规更新、案例剖析等；（三）制作合规手册，张贴宣传海报，营造“人人懂合规”的文化氛围。第二十六条信息化支撑：（一）开发合同管理平台，实现电子签章、风险自动校验等功能；（二）建立风险数据库，动态跟踪供应商合规状态；（三）对接财务系统，实现资金支付与合同履约自动匹配。第二十七条文化建设：（一）每年发布《XX管理白皮书》，总结经验教训；（二）签订全员合规承诺书，明确“不碰红线”的底线思维；（三）设立合规举报热线，鼓励员工匿名监督违规行为。第二十八条报告制度：（一）风险事件上报需在2小时内逐级报送至领导小组，重大事件立即上报公司主要负责人；（二