生产科技术文件管理制度

PAGE生产科技术文件管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产科技术文件的管理，确保技术文件的完整性、准确性、规范性和有效性，使其更好地指导生产活动，提高生产效率，保证产品质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司生产科涉及的所有技术文件，包括但不限于工艺文件、操作规程、质量标准、检验规范、图纸、技术协议等。（三）职责分工1.生产科负责技术文件的归口管理，制定技术文件管理的相关流程和标准。组织技术文件的编制、审核、批准、发放、回收、归档等工作。对技术文件的执行情况进行监督检查，及时发现和解决问题。2.各生产车间负责本车间技术文件的领取、使用、保管和归还等工作。严格按照技术文件的要求组织生产，确保生产过程的规范化和标准化。及时反馈技术文件在执行过程中出现的问题，提出改进建议。3.质量部门参与技术文件的审核，确保技术文件符合质量控制要求。依据技术文件对产品质量进行检验和监督，对不符合技术文件要求的产品提出处理意见。4.研发部门负责新产品技术文件的研发和编制工作，提供技术支持和指导。对现有技术文件进行优化和改进，提高产品质量和生产效率。5.其他相关部门按照各自职责，配合生产科做好技术文件的管理工作。（四）管理原则1.技术文件应符合国家法律法规、行业标准以及公司的相关规定。2.技术文件的编制应遵循科学、合理、实用的原则，确保其能够准确指导生产活动。3.技术文件应保持相对稳定，如需修订，应按照规定的程序进行。4.技术文件的管理应做到分类清晰、标识明确、便于查阅和使用。二、技术文件的编制与审核（一）编制要求1.准确性：技术文件应准确反映产品的设计要求、生产工艺和质量标准，数据准确无误，文字表述清晰。2.完整性：技术文件应涵盖产品生产的全过程，包括原材料要求、加工工艺、检验方法、包装要求等，确保无遗漏。3.规范性：技术文件的格式、字体、编号等应符合公司统一规定，采用标准的术语和符号。4.可操作性：技术文件应具有实际指导生产的作用，操作步骤明确，工艺参数合理，便于员工理解和执行。（二）编制流程1.任务下达：生产科根据产品生产需求或技术改进要求，向相关部门下达技术文件编制任务。2.资料收集：编制人员收集相关的产品设计资料、技术标准、生产经验等，作为编制技术文件的依据。3.初稿编制：编制人员按照编制要求，结合收集的资料，编写技术文件初稿。4.内部审核：初稿完成后，编制部门组织内部审核，审核人员应对技术文件的准确性、完整性、规范性和可操作性进行全面审查，提出修改意见。5.修改完善：编制人员根据审核意见对初稿进行修改完善，形成送审稿。（三）审核流程1.部门审核：送审稿提交至相关部门进行审核，各部门应从本部门职责出发，对技术文件进行审核，重点审核与本部门工作相关的内容，如质量控制、安全要求、工艺可行性等。2.会签：涉及多个部门的技术文件，需进行会签。各部门在会签时应认真审查技术文件，提出明确的意见和建议，确保技术文件的协调性和一致性。3.终审：技术文件经部门审核和会签后，提交至生产科进行终审。生产科负责人应组织相关人员对技术文件进行全面审查，确保其符合公司整体要求。4.批准发布：终审通过的技术文件，由公司主管领导批准发布。三、技术文件的发放与使用（一）发放管理1.发放流程：技术文件批准发布后，生产科负责按照规定的范围和数量进行发放。发放时应填写《技术文件发放登记表》，详细记录文件名称、编号、发放部门、发放日期、领取人等信息。2.发放范围：技术文件应发放至与产品生产相关的部门和岗位，确保相关人员能够及时获取和使用。3.发放方式：技术文件可采用纸质版或电子版的形式发放。纸质版文件应加盖受控章，并进行编号；电子版文件应设置密码或权限，确保其安全性和保密性。（二）使用管理1.培训指导：各部门在收到技术文件后，应及时组织相关人员进行培训，确保员工熟悉技术文件的内容和要求。培训应包括文件的讲解、操作演示、案例分析等，使员工能够正确理解和执行技术文件。2.现场指导：在生产过程中，技术人员应深入现场，对员工执行技术文件的情况进行指导，及时解决员工在操作过程中遇到的问题。3.严格执行：员工应严格按照技术文件的要求进行生产操作，不得擅自更改技术文件的内容。如发现技术文件存在问题或不合理之处，应及时反馈给相关部门，不得自行其是。4.记录保存：员工在使用技术文件的过程中，应做好相关记录，如生产记录、检验记录、设备运行记录等。记录应真实、准确、完整，以便追溯产品生产过程和质量状况。四、技术文件的变更管理（一）变更原因1.产品设计改进：因产品性能提升、功能增加、外观优化等原因，需要对技术文件进行变更。2.工艺优化：为提高生产效率、降低成本、保证产品质量，对生产工艺进行改进时，需变更相关技术文件。3.法律法规或行业标准更新：当国家法律法规、行业标准发生变化时，公司技术文件应及时进行相应变更。4.其他原因：如客户反馈问题、市场需求变化等，导致需要对技术文件进行变更。（二）变更流程1.提出变更申请：相关部门或人员根据变更原因，填写《技术文件变更申请表》，详细说明变更的内容、原因、影响范围等。2.评估审核：生产科收到变更申请后，组织相关部门对变更内容进行评估审核。评估审核应包括技术可行性、质量影响、成本效益等方面，确保变更的合理性和必要性。3.编制变更文件：经评估审核通过后，由原技术文件编制人员负责编制变更文件。变更文件应明确变更的具体内容，与原技术文件的差异对比等。4.审核批准：变更文件编制完成后，按照技术文件的审核流程进行审核和批准。审核批准通过后，方可实施变更。5.文件更新：生产科负责对技术文件进行更新，确保发放至相关部门和岗位的技术文件为最新版本。同时，应收回旧版技术文件，进行标识和妥善保管。（三）变更通知1.及时通知：技术文件变更批准后，生产科应及时将变更信息通知到相关部门和岗位，确保相关人员了解变更内容和要求。2.培训说明：对于涉及操作流程、工艺参数等重要变更的技术文件，应组织相关人员进行培训，详细说明变更的内容、目的、影响及操作要点等，确保员工能够正确执行变更后的技术文件。五、技术文件的归档与保管（一）归档要求1.分类归档：技术文件应按照类别进行分类归档，如工艺文件、操作规程、质量标准、图纸等。同一类别的技术文件应按照编号顺序进行排列，便于查找和管理。2.编号规范：技术文件应编制唯一的编号，编号应体现文件的类别、版本、年份等信息，确保编号的系统性和逻辑性。3.内容完整：归档的技术文件应包括文件的正本、副本、修改记录、审核批准文件等，确保文件内容的完整性。（二）保管方式1.纸质文件保管：纸质技术文件应存放在专用的文件柜中，文件柜应保持清洁、干燥、通风，防止文件受潮、发霉、损坏。同时，应建立纸质文件借阅登记制度，严格控制文件的借阅范围和期限。2.电子文件保管：电子技术文件应存储在专用的服务器或存储设备上，设置合理的文件夹结构，便于分类管理。同时，应定期对电子文件进行备份，防止数据丢失。电子文件应设置访问权限，只有经过授权的人员才能访问和使用。（三）保管期限1.长期保管：对于涉及产品核心技术、关键工艺、质量体系等重要的技术文件，应进行长期保管，保管期限不少于产品的使用寿命周期。2.定期销毁：对于已过期或不再使用的技术文件，应按照规定的程序进行定期销毁。销毁前应进行登记，注明文件名称、编号、销毁日期等信息，确保文件销毁的可追溯性。六、技术文件的保密管理（一）保密范围1.公司内部尚未公开的技术文件，包括工艺诀窍、技术配方、产品设计方案等。2.涉及公司商业秘密的技术文件，如与客户签订的技术协议、保密条款等。3.其他需要保密的技术文件。（二）保密措施1.人员管理：对接触技术文件的人员进行保密培训，签订保密协议，明确其保密义务和责任。2.文件管理：对保密技术文件进行标识，严格控制其发放范围和使用权限；在文件存储、传输过程中采取加密等安全措施，防止文件泄露。3.场所管理：对存放保密技术文件的场所进行安全管理，设置门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入。4.监督检查：定期对技术文件的保密情况进行监督检查，发现问题及时采取措施进行整改。对违反保密规定的行为，依法追究相关人员的责任。七、技术文件的借阅与归还（一）借阅流程1.申请借阅：因工作需要借阅技术文件的人员，应填写《技术文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.审批：申请表提交至生产科进行审批，生产科负责人应根据借阅目的和文件保密级别进行审核，批准后方可借阅。3.借阅登记：借阅人员凭批准后的申请表到文件保管部门办理借阅手续，文件保管部门应在《技术文件借阅登记表》上详细记录借阅信息，包括借阅人姓名、部门、文件名称、编号、借阅日期、归还日期等。4.文件领取：借阅人员按照登记表上的记录领取技术文件，文件保管人员应向借阅人员当面核对文件的完整性和准确性。（二）归还要求1.按时归还：借阅人员应在规定的借阅期限内归还技术文