生产制造商采购制度流程

PAGE生产制造商采购制度流程一、总则（一）目的本采购制度流程旨在规范生产制造商的采购行为，确保采购活动的合法性、合规性、合理性和高效性，保障公司生产运营的顺利进行，降低采购成本，提高产品质量，维护公司利益。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及生产所需物资、设备、服务等的采购活动，包括原材料采购、零部件采购、设备采购、办公用品采购、外包服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：严格按照公司制定的采购流程和制度执行，确保采购过程透明、公正、规范。3.经济性原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的物资、设备和服务符合公司生产要求和质量标准。5.诚信合作原则：与供应商建立长期稳定、诚信合作的关系，共同促进公司发展。二、采购流程（一）采购需求提出1.生产部门：根据生产计划和库存情况，定期提出原材料、零部件等采购需求，填写《采购申请表》，详细说明物资名称、规格型号、数量、需求时间等信息。2.设备部门：对于设备采购需求，由设备部门根据设备更新计划、维修保养需求等填写《采购申请表》，注明设备名称、技术参数、预算金额等。3.其他部门：办公用品、服务等采购需求由相关部门填写《采购申请表》，经部门负责人审核后提交采购部门。（二）采购申请审批1.部门初审：采购申请表提交后，由申请部门负责人对采购需求的必要性、合理性进行初审，审核通过后签字确认。2.财务审核：财务部门对采购预算进行审核，确保采购费用在预算范围内，并对采购资金的支付方式、时间等提出意见。3.分管领导审批：经部门初审和财务审核后，采购申请表提交分管领导审批。分管领导根据公司整体战略和业务需求，对采购申请进行最终审批。（三）采购计划制定采购部门根据审批通过的采购申请表，结合市场供应情况、供应商交货周期等因素，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格型号、数量、采购时间、预计到货时间、采购预算等内容。（四）供应商选择与管理1.供应商开发：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对于新的采购项目，采购人员根据采购需求在供应商数据库中筛选潜在供应商，并对其进行实地考察或资质审核。2.供应商评估：采购部门定期对现有供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、企业信誉等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类，其中A类为优质供应商，B类为合格供应商，C类为待改进供应商。3.供应商选择：在进行具体采购时，采购人员应优先从A类供应商中选择。如A类供应商无法满足采购需求，可从B类供应商中选择，并报上级领导批准。对于重大采购项目，应采用招标、竞争性谈判等方式选择供应商。4.供应商合作与沟通：采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。在采购过程中，采购人员应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进度、质量情况等，确保采购任务顺利完成。（五）采购合同签订1.合同起草：采购部门根据采购计划和与供应商协商的结果，起草采购合同。采购合同应明确采购物资的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.合同审核：采购合同起草完成后，提交法务部门和财务部门进行审核。法务部门重点审核合同的合法性、合规性，财务部门审核合同的付款条款、资金安排等。审核通过后，由采购部门负责人签字确认。3.合同签订：采购合同经审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订合同。合同签订后，采购部门应将合同副本分发给相关部门，作为执行和监督的依据。（六）采购执行与跟踪1.订单下达：采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资的详细信息、交货时间、交货地点等要求。2.采购跟踪：采购人员应定期跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现问题，应及时采取措施解决，如要求供应商整改、调整交货期等。3.到货验收：物资到货前，采购部门应通知相关部门做好验收准备工作。到货后，由质量检验部门、使用部门等按照合同要求和质量标准进行验收。验收合格后，填写《验收报告》；验收不合格的，应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。（七）采购付款1.付款申请：采购部门根据采购合同和验收报告，填写《付款申请表》，详细说明付款金额、付款方式、付款时间等信息，并附采购合同、发票、验收报告等相关凭证。2.付款审批：《付款申请表》提交财务部门审核，财务部门核实相关凭证后，按照公司财务制度进行付款审批。审批通过后，由财务部门办理付款手续。3.付款记录：财务部门应建立采购付款记录台账，详细记录每笔采购的付款金额、付款时间、付款方式等信息，以便进行财务核算和审计监督。三、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括原材料价格波动、市场供应短缺、供应商垄断等风险，可能导致采购成本上升、生产中断等问题。2.质量风险：供应商提供的物资、设备或服务不符合质量标准，可能影响产品质量、生产效率和客户满意度。3.合同风险：采购合同条款不明确、不合理，或供应商违约，可能导致公司遭受经济损失。4.人员风险：采购人员的专业素质、职业道德等问题，可能影响采购活动的正常开展，给公司带来风险。（二）风险评估采购部门定期对采购风险进行评估，根据风险发生的可能性和影响程度，将风险分为高、中、低三个等级。对于高风险事项，应制定专项应对措施，并及时报告公司领导。（三）风险应对1.市场风险应对：通过建立价格预警机制、与供应商签订长期合同、拓展供应商渠道等方式，降低市场价格波动和供应短缺风险。2.质量风险应对：加强供应商质量管理，增加检验频次和严格度，要求供应商提供质量担保，对不合格产品及时处理。3.合同风险应对：加强合同审核管理，明确合同条款，要求供应商提供履约担保，对违约行为依法追究责任。4.人员风险应对：加强采购人员培训，提高其专业素质和职业道德水平，建立监督考核机制，对违规行为严肃处理。四、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门自查：采购部门定期对采购活动进行自查，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时整改。2.内部审计：公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，审查采购制度的执行情况、采购业务的合规性、采购成本的合理性等，提出审计意见和建议，督促相关部门改进工作。（二）外部监督1.法律法规监督：采购活动必须接受国家法律法规和相关监管部门的监督检查，确保采购行为合法合规。2.社会监督