生产型企业合同管理制度

PAGE生产型企业合同管理制度一、总则（一）目的为加强本生产型企业合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，维护企业合法权益，防范经营风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本企业与自然人、法人及其他组织签订的各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、加工承揽合同、租赁合同、技术合同、运输合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会1.组成：由企业高层管理人员、法务部门负责人、财务部门负责人等组成。2.职责：审议重大合同事项，包括合同的签订、变更、解除等。协调合同管理中的重大问题，确保合同管理工作的顺利进行。对合同管理工作进行监督和指导。（二）法务部门1.职责：负责合同文本的起草、审核、修订等工作，确保合同条款合法合规。参与合同谈判，提供法律意见和建议，防范法律风险。对合同纠纷进行处理，维护企业合法权益。建立合同法律档案，对合同相关法律文件进行整理和归档。（三）业务部门1.职责：负责合同的洽谈、起草、签订等具体工作。履行合同约定的义务，及时跟踪合同履行情况，发现问题及时向相关部门报告。配合法务部门处理合同纠纷，提供相关证据和资料。（四）财务部门1.职责：参与合同审核，对合同中的财务条款进行审查，确保财务风险可控。负责合同款项的收付管理，严格按照合同约定办理款项支付和收取手续。对合同执行情况进行财务分析，为企业决策提供财务数据支持。三、合同签订管理（一）合同谈判1.业务部门负责合同谈判工作，谈判人员应具备相应的业务知识和谈判技巧。2.在谈判前，业务部门应收集与合同相关的信息，包括对方的主体资格、经营状况、信誉等，为谈判提供参考。3.谈判过程中，谈判人员应明确谈判目的，坚持原则，灵活应对，争取有利的合同条款。4.涉及重大合同谈判的，业务部门应提前通知法务部门参与，法务部门提供法律支持和风险防范建议。（二）合同文本起草1.合同文本一般由业务部门负责起草。2.起草合同文本时，应参照相关法律法规、行业标准和企业示范文本，确保合同条款完整、准确、清晰。3.合同文本应包括当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。（三）合同审核1.合同文本起草完成后，应提交法务部门进行审核。2.法务部门应从法律角度对合同文本进行全面审查，重点审查合同条款的合法性、完整性、准确性、严密性等，确保合同不存在法律风险。3.对于审核中发现的问题，法务部门应及时与业务部门沟通，提出修改意见和建议，业务部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善。4.涉及重大合同或法律关系复杂的合同，法务部门应组织相关部门进行会审，共同研究合同条款，确保合同合法合规。（四）合同签订1.经审核通过的合同文本，由业务部门负责与对方当事人签订。2.签订合同前，业务部门应确保对方当事人具备合法的主体资格，合同签订人具有相应的授权。3.合同签订应采用书面形式，由双方当事人签字（盖章）确认。合同文本一式多份，分别由业务部门、法务部门、财务部门等留存归档。4.对于重要合同或金额较大的合同，签订后应及时报合同管理委员会备案。四、合同履行管理（一）履行计划制定1.合同签订后，业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点和责任人。2.履行计划应报上级主管领导审批，并抄送法务部门、财务部门等相关部门。（二）履行跟踪与监督1.业务部门负责合同履行的跟踪与监督，及时掌握合同履行情况，发现问题及时采取措施解决。2.财务部门应按照合同约定及时办理款项收付手续，对合同款项的支付进行审核和监督，确保款项支付符合合同约定和企业财务制度。3.法务部门应定期对合同履行情况进行检查，对可能存在的法律风险进行预警，及时提出防范措施和建议。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应及时与对方当事人协商，并签订书面变更协议。变更协议应按照合同签订程序进行审核和签订。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，业务部门应及时通知对方当事人，并按照合同约定和法律法规的规定办理解除手续。解除合同的通知应采用书面形式，并留存相关证据。3.合同变更或解除后，业务部门应及时将相关情况通知法务部门、财务部门等相关部门，并对合同履行情况进行总结和分析。五、合同纠纷处理（一）纠纷预警1.业务部门在合同履行过程中发现可能引发纠纷的迹象时，应及时向法务部门报告，并提供相关证据和资料。2.法务部门接到报告后，应进行分析评估，判断纠纷的可能性和风险程度，及时采取措施防范纠纷的发生。（二）纠纷处理1.合同纠纷发生后，业务部门应积极与对方当事人协商解决，争取达成和解协议。2.如协商不成，业务部门应及时将纠纷情况报告法务部门，法务部门应根据具体情况制定纠纷处理方案，必要时可聘请律师代理诉讼或仲裁。3.在纠纷处理过程中，业务部门、法务部门等相关部门应密切配合，提供相关证据和资料，共同维护企业合法权益。（三）纠纷总结与反思1.合同纠纷处理完毕后，业务部门应及时对纠纷产生的原因、处理过程和结果进行总结分析，形成书面报告。2.法务部门应根据纠纷总结报告，对企业合同管理中存在的问题进行梳理，提出改进措施和建议，完善合同管理制度。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订、履行、变更、解除等过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、谈判记录、审核意见、履行计划、变更协议、解除通知、纠纷处理文件等，均应作为合同档案进行收集。2.业务部门、法务部门、财务部门等相关部门应按照职责分工，及时将各自保管的合同档案资料移交企业档案管理部门统一管理。（二）档案整理与归档1.企业档案管理部门应按照档案管理的相关规定，对收集到的合同档案资料进行整理、分类、编号、装订等工作，确保档案资料的完整性和规范性。2.整理后的合同档案应按照年度、类别等进行归档，建立电子和纸质档案，便于查询和利用。（三）档案查阅与借阅1.企业内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.因特殊情况需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续，并在规定期限内归还。3.查阅和借阅合同档案时，应严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、损毁、丢失档案资料。七、合同信息化管理（一）建立合同管理信息系统1.企业应建立合同管理信息系统，实现合同管理的信息化、规范化和自动化。2.合同管理信息系统应涵盖合同签订、履行、变更、解除、纠纷处理、档案管理等各个环节，具备合同模板管理、流程审批、数据统计分析、预警提醒等功能。（二）信息录入与维护1.业务部门、法务部门、财务部门等相关部门应按照合同管理信息系统的操作要求，及时将合同相关信息录入系统，确保信息的准确性和及时性。2.合同管理信息系统应定期进行维护和更新，保证系统的正常运行和数据