办公室业务管理及管理知识培训

办公室业务管理及管理知识培训

——朱恩重关于办公室业务培训发言

（2009年7月25B）

办公室的人员都是秘书人员，办公室的工作就是秘书工

作，今天要紧围绕办公室人员如何争当合格秘书这一主旨，

讲三个问题：

第一个问题，总体上介绍一下秘书工作；

第二个问题，讲讲秘书的素养与职业道德；

第三个问题，简要说一下秘书的文字工作。

第一个问题，总体上介绍一下秘书工作

秘.书

一、秘书的定义

所谓秘书，乃是组织或者主管的助手，其任务是在认

可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公

室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。

秘书是为政府机关、企事业单位、团体或者个人提供辅

助管理、综合服务的人员。（《秘书学》陈合宜著）

秘书是专门从事办公室程序工作，协助领导处理重要

行政事务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。

（1998.5劳动与社会保障部《秘书职业技能标准》）

所谓秘书专业，乃是办公室内特定主管的助手。其任

务，是在认可的职权范围内，不必通过直接的督管，就能运

用办公室的工具，从事该主管制定的行政性任务。（199

8.8原国际职业秘书协会，现更名为：国际专业行政协

会）

二、秘书的职业特色

与其他职业相比，秘书有着自己的特征：

1.直接性

秘书服务的直接性表达在下列三个方面：

一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什

么秘书也做什么；

二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,

秘书也是直接向领导请示、汇报的；

三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果的成败与

领导有直接的关系。

2.稳固性

很多职业的服务都有其“业缘性”与“偶然性工

比如营业员与顾客之间，一次商品交易完成后，其关系

就结束了。而秘书与其服务对象之间的关系却有相对的固定

性，短至数月，长达几年甚至几十年。秘书这种服务的稳固

性，再加上秘书与领导全面合作，朝夕相处，这就使得秘书

与其服务对象在“业缘关系”之外，往往还有着更深的人情

关系。

3.知识化

秘书工作需要为领导的决策与管理起到参谋与助手的

作用，还要协调各方关系，使领导的决策得以正确执行。秘

书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识与专业

知识。随着秘书工作的进一步完善与规范，对秘书知识化的

要求会越来越高.

4.年轻化

从世界范围来看，秘书队伍比较年轻。

发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，通常为20〜

35岁。他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶

梯。在秘书岗位上工作三五年或者七八年就能升到主管位置

或者独立工作。他们留下的秘书职位又会被更年轻的秘书接

替。

客观上讲，秘书工作繁忙，对脑力、体力的要求都较高,

特别是经历力、灵敏性、准确性等，这些都是年轻人的优势。

因此，秘书的职业年龄比较短，“新陈代谢”也比较快。但

少数高级秘书、秘书官员或者私人秘书除外。

5.女性化

我国就历史状况来说，男性秘书仍占大多数。

近20年来，女性秘书有明显增加的趋势，这是由女性

的心理素养所决定的。

许多心理学家的研究说明：大多数女性乐于做程序性、

重复性的工作，适合做体力较轻而技术要求规范、单纯的工

作。

而秘书特别是初、中级秘书的工作正是这种性质。因此

西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了90%o

三、秘书的分类

（一）秘书的纵向分类

高级、中级、初级秘书。

北京秘书界有一种通俗的说法：高级秘书是动脑子出点

子的，中级秘书是动手摇笔杆子的，初级秘书是跑腿办事的。

这形象地反映了人们对秘书人员工作性质与所起作用的层

次划分。

（二）秘书的横向分类

商务秘书、教学秘书、司法秘书、医务秘书、政务秘书

等。企业秘书、文字秘书、机要秘书、值班秘书、生活秘书

等。具体如下：

按服务对象划分

1、公务秘书

①集体秘书。②专职秘书。

2、私人秘书。

按从事行业与职能划分

1、业务秘书。2、通常秘书。3、法律秘书。4、医学秘

书。5、教育秘书。6、广告秘书。7、工程秘书。8、演艺

秘书。

按工作内容划分

1、文字秘书。2、机要秘书。3、信访秘书。4、通讯秘

书。5、事务秘书。6、生活秘书。

按职责范围与工作任务划分

1、高级秘书。2、中级秘书。3、初级秘书。

秘书部门

一、秘书部门

秘书部门又冰秘书机构，是现代秘书工作的组织形式，

是秘书人员从事秘书工作的地方。秘书机构有广义与狭义之

分。

广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综合协

调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。通常高层

称办公厅，基层称办公室，包含其下属的秘书、档案、机要、

调研、信访、行政、督查等部门。秘书机构的负责人称办公

厅（室）主任。省级以上机关还设秘书长。

狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领

导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、

秘书科等。

这里所称秘书机构，是指广义的秘书机构。

二、秘书部门的地位

秘书部门不管是在党政机关还是在企事业单位，都是直

接为单位领导层服务的。它处于承上启下、协调左右、沟通

内外的枢纽地位。秘书部门处于最贴近领导层的中枢位置。

它的级别虽与直属下级职能部门相平，但其作用实际上高于

其他职能部门。假如把领导层比作人体的头部，那么秘书部

门就是颈部。

通常来说，高层的领导机关、大型的企事业单位中，

秘书机构规模较大，分工较细，分设的处室较多。而在基层

单位，秘书机构绞小，分设的处室少一些，往往只是综合性

的办公室。有的单位甚至不设秘书机构，只设秘书岗位，配

备一两名专职的秘书人员。

三、秘书部门的基本特征

秘书机构的特殊地位，决定了秘书机构具有下列3个方

面的基本特征：

1,从属性

秘书机构在整个机构体系中属于综合性的辅助部门。所

从事的工作属辅助性、服务性工作。秘书人员能够向领导提

出解决问题的意见与方法，但这些意见与方法只有经领导认

可后，作为领导机构的决定、决议执行，而不是作为秘书部

门的决定去执行。

2.中介性

在企事业单位内，领导层是决策机构，职能部门是执行

机构。秘书机构既不是决策机构，也不是执行机构，而是介

于二者之间起中介作用的部门，是领导层与职能部门之间的

桥梁与纽带。

3.综合性

在机关的内部机构中，秘书机构不承担任何具体业务工

作，但有些无法分解到具体业务部门的工作，如在全局范围

内给领导提供服务、综合协调、处理事务等，都要由秘书机

构承担。而且，秘书机构的要紧活动是围绕领导层的活动而

展开的，活动内容涉及面广，大至大政方针的制定，小至车

辆交通、接待来访，均需秘书部门的参与与办理，因而属于

综合性机构。

秘书工作

秘书工作：是指协助领导决策与管理时所进行的各项辅

助性工作。这一涵义，反映了现代秘书工作与领导活动的关

系，准确地指明了现代秘书工作的辅助性这一本质特征。

秘书工作总是围绕着领导活动的全过程进行的。有领导

活动，就有为领导活动服务的秘书工作。领导的职责，是制

定并实施决策以掌管全局。而领导者不可能事必躬亲，这就

需要秘书人员做领导的参谋与助手，以使领导能集中精力与

时间进行决策与管理。

总之，领导者在为掌管全局所进行的组织、指挥、协调

与操纵的行为过程中，离不开辅助性质的秘书工作。否则，

领导者就难以保证全局的正常运转，难以进行有效的管理。

一、秘书工作内容与形式

（一）办文：要紧围绕文书、文件、文字材料开展的工

作。具体分三项事务：

1、文字工作，要紧指文书、文件、信函与新闻稿件的

撰写工作，与领导同志需要的各类文字材料的准备与起草工

作。

2、文书处理与档案工作，要紧指文书文件办理方面的

工作，包含文书的打印、制作，收发、运转、传递工作，立

卷、归档工作。

3、围绕文书文件需要秘书部门承办的事务。比如一份

文件要迅速复制多份下发，有的文书要传真、发电子邮件。

（二）办会

秘书“办会工作”所指的“会”，是以“会”为代表的

一系列相近事务。在程序上，包含会前的筹划与准备、会中

的组织与服务、会后的善后与落实。在内容上，办会工作既

有讨论研究工作、商恰谈判合作的工作会议、会谈事务，也

有联谊性的、礼节性的、沟通感情、展开公关的会见与会议

事务或者文娱活动事务。在形式上，办会工作既包含领导层

召开的小型的常规性工作例会会务，也包含几个单位联合召

开的、会期较长的大型会议会务；既包含准备会议预案、议

程、文字材料、促成会议结果、督办落实的工作，也包含准

备节目、聘请主持人、选定奖品，甚至包含明确礼仪程序、

鲜花的摆放等事务。

（三）办事

要紧分三项，即信息工作、技术工作与日常行政事务工

作。

信息工作，是指围绕信息处理展开的工作。公司企业的

市场预测分析与调查、情报动态的每日分析整理、组织内简

报的编发，都是信息工作。收集资料摘要、编写大事记、组

织史志编写、编制各类范围的联络手册、收集保管名片等等,

也是信息工作。

办公室还有一项督办查办工作，要紧指秘书按照领导的

批示与既定的工作安排，对负责承办的部门与责任人员进行

定期的督促与检查，协助做好必要的沟通工作，以保证承办

事项按时落实。负责查办工作的秘书通常不亲自办案，不代

替各部门的工作，而是从秘书的角度督促并协助具体事项的

贯彻落实。督办查办工作在机关中常常对无人过问、推诿扯

皮、久拖不决的情况起着重要的协调解决，督促落实的作用。

事实上质是秘书履行辅助管理职能，为领导提供反馈信息。

技术工作，要紧指机要工作、计算机安全工作、特灰的

现代办公设备设施的使用保护工作。

机要工作是机关机密文件的保管、传递，与单位内保密

事务、保卫工作的安排、检查、落实等工作。计算机安全工

作要紧指计算机信息安全工作，像设置防火墙、防黑客袭击、

防计算机病毒等。

特殊的现代办公设备设施的使用与保护要紧指多媒体

会议设备、数码摄录像设备、现代办公环境的主控室设备的

操作与日常保护等等。

日常行政事务工作，要紧指值班工作、接待工作、印章

管理、财务管理、后勤管理、环境管理、车辆管理与对外联

络等工作。

在党政机关，专门设立信访办公室，要紧办理群众来信

与群众来访的接待与有关事项的处理工作，同时也负责对报

刊上的批判、建议的处理工作。其他组织单位通常不另设立

信访室，类似工作由值班秘书接待办理。在不另设公关部的

公司企业，秘书工作还包含公关事务。

二、秘书工作原则

1.准确原则

准确原则，是对秘书工作的质量要求。秘书工作是领导

工作与机关工作的重要构成部分，秘书工作直接对领导工作

与机关工作负责。因此，秘书工作质量的优劣，与领导工作

与机关工作的权威息息有关。而衡量秘书工作质量的首要标

准，就是准确无误，也就是没有差错与疏漏。

坚持秘书工作的准确原则，务必做到如下事项：

要准确地懂得与执行党与国家的现行方针政策，做到有

令则行，令止则上；

要准确地收集与提供领导工作所需要的信息资料，做到

有喜报喜，有忧报忧；

要准确地推断与贯彻领导意图，做到不误解，不走样；

要准确地处理各类秘书事务与领导者交办的事项，做到

事前有请示，事后有报告；

要准确地进行文字表达与口头表达，做到语言规范，合

乎逻辑。

2.及时原则

及时原则，是对秘书工作的效率要求。

秘书工作大都具有较强的时限性，务必在规定的时间内

处理完各项事务，做到不积压，不拖延，不扯皮。关于关系

到领导工作的重要事项，如重大决策、中心工作、重要部署

与突发性事件，秘书人员更要反应灵敏，讲究效率，注意速

度。

坚持秘书工作的及时原则，务必做到如下事项:

要确立正确的时间观念，以适时为本，该快则快，该慢

则慢，快慢适中，只要符合领导工作的需要即可；

要讲究工作效率，以较少的人力、物力与时间，去获取

较大的工作效果；

要分辨轻重缓急，重要的工作，紧急的工作，要首先去

做，下工夫去做，直到取得满意的成果为止；

要变被动为主动，关于常规性秘书工作，应积极主动，

尽可能做到快捷、迅速，及时着手。

3.严谨原则

严谨原则，是对秘书工作的作风要求。

从某种意义上说，秘书工作属于事务性工作，要处理好

纷繁复杂的、琐碎具体的日常工作。由于秘书工作同领导工

作与机关工作密不可分，哪怕是一件微不足道的琐事，假如

处理不当，也会对涉及全局的领导工作与机关工作产生不良

影响。

因此，严密、周详与慎重是秘书工作的优良作风。

经验说明，粗枝大叶、拖拖拉拉与忘乎因此的人，是绝

对做不好秘书工作的。

坚持秘书工作的严谨原则，务必做到如下事项：

要严密地思考，秘书工作不论巨细，均有“牵一发而动

全身”之势，这就需要秘书人员在处理每一件情况之前，多

想几种可能，多想几种方案，多想几种后果，尽量做到没有

疏漏；

要周详地运作，在事务处理的过程中，由于内外部条件

的变化，即使事前已经做了严密的思考与准备，也会有始料

不及的情况发生，这就需要秘书人员进行周详的安排、周详

的组织、周详的协调，尽量做到万无一失；

要慎重地行事，秘书工作的特殊意义与秘书机构的特殊

地位，要求秘书人员要格外地慎重行事，严以律己。

不论是待人接物，还是为人处世，特别是与同事相处，

都要谦与包容，平易近人，尽量做到谦虚而又慎重。

4.同步原则

同步原则，是对秘书工作的态势要求。

秘书工作的埔助性质，决定了领导工作与秘书工作的关

系是一种工作上的主辅关系。

就是说，秘书工作的运行及其态势，务必以领导工作为

主导，以满足领导工作的需求为目标，而不能在领导工作之

外“另起炉灶”，也不能我行我素，或者“你动我不动

坚持秘书工作的同步原则，务必做到如下事项：

要同步思维，大凡有作为的领导者，都有独到的工作思

路，既有对当前与今后工作的宏观思考，又有对具体工作的

微观思考，一位合格的秘书，要想领导者之所想，急领导者

之所急，尽量做到与领导者同步思维；

要同步行动，领导工作确定之后，接着便是一系列的领

导行动，对此，秘书工作要及时到位，同步运行，尽量做到

招之即来，挥之即去；

要同步提高，秘书人员务必努力提高自己的综合素养，

以便与领导者综合素养的提高保持同步，否则，秘书工作就

无法习惯领导工作的需要与进展。

5.保密原则

保密原则，是对秘书工作的纪律要求。

保守秘密，特别是保守商业秘密，是秘书工作的原则，

也是秘书工作的纪律。任何一位从事秘书工作的人员，都务

必严守企业的秘密，不得有失密、泄密的行为发生。

坚持秘书工作的保密原则，务必做到如下事项：

要强化保密意识，关于保密的意义与泄密的危害，与当

今社会保密与窃密、间谍与反间谍的斗争情况，秘书人员应

有清醒的认识与深刻的熟悉，以保持高度的警惕性；

要具备法律知识，熟知国家颁发的一系列保密法规，明

确国家秘密的定义、范围与等级，与保密工作的方针、制度

与法律责任；

要严格遵守保密纪律，并敢于同一切泄密与窃密行为作

斗争。

三、秘书工作的特点

•从属性

从属性是现代秘书工作最根本的属性与特点。

■被动性

秘书机构的辅助地位，决定了秘书工作的被动性。

•事务性

秘书工作绝大多数都是具体的事务工作。

•综合性

秘书机构是综合办事机构，秘书工作也就具有鲜明的综

合性。

•机要性

指秘书工作的机密性与重要性。

四、秘书工作的作用

•枢纽作用

秘书部门的地位是承上启下，联系左右，沟通各方的枢

纽。

•参谋助手作用

秘书工作的参谋助手作用，贯穿在秘书人员辅助领导工

作的整个过程中。

•形象作用

秘书人员在工作中的一举一动、一言一行与办事风格，

都代表本单位的形象。

五、秘书工作的基本方法

1.授意

授意，就是秘书同意与领会领导意图。

领导意图就是领导者对某一问题的意见、倾向与企图,

即领导工作的基本思想。

秘书工作的一个重要特点就是“遵旨行事二它是对秘

书的基本要求，是秘书发挥参谋助手作用的前提与基础，是

提高秘书工作效率与质量的重要保证。

(1)从把握领导工作的热点上领会领导意图

领导工作的热点是领导者在一定时期内工作意图最为

集中的表现。

抓住了热点，就等于抓住了领导意图的核心，就能与领

导工作同步。为此，秘书还务必连续不断地领会领导意图。

(2)从把握领导思想的闪光点上领会领导意图

通常来说，领导者所提出的意见是比较完备与深刻的。

但对某项新的工作或者在临时处理某个问题的时候，常常是

有感而发，提出的意见往往是零散的、片断的。

秘书要善于从这些零散的、片断的意见中抓住领导思想

的闪光点，对其认真领会并加以深化，以进一步完善领导意

图。

(3)从不一致角度捕捉与领会领导意图

秘书要做到下列两点：

一是要善于紧紧抓住领导意图的要点与核心，把领导意

图同上级指示精神与下级实际情况进行比较分析，做到上下

一致，有理有据。

二是要善于以要紧领导者的思想为主线，多方面汲取其

他领导者的意见，集思广益，综合归纳，以形成领导集体的

意图.

(4)从把握领导个性特点中领会领导意图

由于领导者各自的气质、性格、能力与工作方式的不一

致，其授意的方法也不尽相同。

从授意程度上看，有简洁式与全面式的；

从授意内容上看，有观点式与素材式的；

从授意方式上看，有直接式与间接式的；

从授意频率上看，有一次性与多次性的。

(5)从把握领导意图的实质上领会领导意图

领导意图有明示性意图与暗示性意图、确定性意图与非

确定性意图、总体性意图与具体性意图之分。不管哪种领导

意图，秘书都要注意把握其精神实质，认真贯彻落实。

秘书应注意：

对明示性意图，要坚决照办；

对暗示性意图，要心领神会；

对确定性意困，要如实贯彻；

对非确定性意图，要补充完善；

对总体性意图，要始终遵循；

对具体性意图，要灵活执行。

2.请示

请示：就是秘书在工作中有疑难而无法处置时，向领导

者请求指示；或者无权处理时，向领导者请求批准。

对此，领导者应该做出答复或者批复。

秘书是领导者的工作助手，务必按领导意图办事，不得

擅作主张，更无决策之权，多请示，既是对秘书工作纪律的

要求，又是防止秘书工作出现差错与失误的重要保证。

请不时需注意：

(1)请示的对象要选准

秘书请示工作，要遵守按领导分工、对口请示的原则。

通常只向分管领导者请示有关工作，以避免多头请示与

越级请示。对涉及多方面的综合性工作，秘书应向主持全面

工作的领导者请示，并将有关情况通报其他分管领导者。

(2)请示的内容要单一

秘书请示的内容务必是自己难以处理或者无权处理的

情况，务必由领导者给予指示或者授权办理。

秘书请示要尽量做到内容单一，特别在对重要事项需以

书面形式请示时，一定要遵守一文一事的规则，不得将多项

事务写在同一份请示的公文内。

(3)请示的形式要灵活

秘书请示，能够是口头形式，也能够是书面形式。

通常情况下,重大的事、涉及政策方面的事、需要授权

批准的事，秘书要作书面请示，领导者则应作书面批复，以

示慎重，并便于日后查证;

通常情况、事务性工作、只需解决一些疑难的事，秘书

可用口头请示，领导者只作口头答复或者指示；

紧急的事，秘书可先口头请示，及时办理，事后再补写

书面请示，以便存档备查。

(4)请示的时机要适当

通常情况下，秘书请示务必在事前进行，待领导者指示

或者批准后方可行动。

只有在特殊情况下，才能采取边做边请示或者“先斩后

奏”的方法。所谓“事前请示，事后报告”，就说明了请示

与报告在时机选择上的不一致特点，对此，秘书应牢记在心。

(5)请示的态度要谦恭

凡是请示，都是下级向上级提出请求。

秘书向领导者请示，实际上也反映了上下级之间的工作

关系。因此，不管是口头请示，还是书面请示，秘书都务必

摆正自己的角色位置，在请示的态度上要表示出对领导者的

尊敬，态度一定要谦与，言语一定要得体，做到彬彬有礼。

3.报告

报告:就是秘书向上级领导者反映情况，提出建议，或者

应领导者要求做出汇报。

其目的是便于领导者熟悉情况，掌握进程。

关于秘书的报告，领导者不一定做出答复或者批示。

报告时应注意：

(1)报告的内容要客观真实

秘书向领导者报告的内容：

一是报告当前工作的情况与进程，让领导者及时熟悉下

情并做出指导；

二是报告工作中发生的重大问题，让领导者及时做出处

理；

三是提出合理化意见与建议，供领导者改进工作时参

考；

四是应领导者的要求汇报有关情况。

(2)报告的方式要灵活

秘书向领导者报告的方式要紧有下列几种：

一是口头报告。优点是能够与领导者直接进行多方面的

双向交流，有利于克服文牍主义，适用于向喜欢务实作风的

领导者做报告；缺点是可重复性差，受口语表达能力的限制

较多。

二是书面报告。优点是比较正规，便于领导者过目与思

考，也便于储存备查；缺点是不能与领导者当面进行双向交

流。

此外，还有会议报告、单独报告、电话报告、临机报告

等多种方式。

每种方式各有所长，秘书应根据实际情况，灵活运用。

（3）报告要区分不一致对象

由于领导者的职责、能力、文化程度、性格特征与工作

习惯各不相同，对秘书报告工作的要求也不一样。

同时还应处理好几个关系：

一是要紧领导者与分管领导者的关系。重大情况，要向

正、副职领导者都报告；日常事务，只报告分管领导者即可。

二是在家领导者与外出领导者的关系。

秘书要随时将在家主持工作的领导者就一些重大问题

的处理意见，适时报告给在外工作的要紧领导者，并转运要

紧领导者的意见，以保持信息的畅通。

（4）报告的时机要恰到好处

这里所说的时机，是指要适时报告，以获得较好的时效

价值.

秘书是领导者的耳目，诸如群众对领导者的批判与反

映，对领导工作的建议与要求等，秘书有责任如实向领导者

报告，但需要恰到好处地掌握时机，应选择领导者乐意听取

报告的时机进行报告。

秘书是领导者的近身人员，报告工作十分方便，但是，

不能事无巨细都去请示报告，过于频繁的报告势必会干扰领

导者的精力。即使是务必向领导者报告的事项，也要选择时

机进行报告，这样，才能取得良好的效果。

（5）报告的语言要简明扼要

报告，不管是口头报告还是书面报告，都要主旨明确，

条理清晰，语言精练，文字简短，以节约领导者的时间，减

轻领导者的负担。

这就要求秘书在报告前要充分准备，报告时要言简意

赅，杜绝烦琐冗长。

【问题讨论】

1.你对秘书这一职业是怎么看的？

2.秘书工作的原则有什么？

3.秘书工作有什么作用？

第二个问题，讲讲秘书的素养与职业道德

秘书的素养

素养通常指一个人的气质、性格、毅力、爱好、意志、

气度等；修养通常指一个人在政治、思想、作风、知识、技

能等方面长期的学习与实践所达到的水平。素养与修养关系

密切，素养是修养的基础，一个人具有良好的素养，就容易

形成高水平的修养；修养则能够弥补素养的不足，就如同先

天羸弱的人，通过长期刻苦的锻炼，也会体魄健壮一样。

秘书的素养修养是指秘书人员在政治、思想、作风、道

德品质、知识、能力、心理诸方面的综合素养。

一、秘书的素养要求

（一）政治素养

1、良好的政治素养；

2、强烈的事业心；

3、较高的理论政策水平；

4、实事求是的思想作风；

5、淡泊明志，乐于奉献；

6、踏实细致，一丝不苟。

（二）知识素养

秘书工作的综合性，要求秘书人员横向具有较宽广的知

识面；秘书工作又有自己的专业特点，这又要求秘书人员纵

向具有较深厚的专业知识。秘书应有四方面知识的纵横结

合，其结构能够用罗马字母“n”来表示。

1.基础知识

秘书应具有的基础知识分为两个方面：一方面是社会科

学基础知识，即相当于高中水平的语文、政治、历史、地

理、外语知识；另一方面是自然科学知识，即物理、化学、

数学、生物等知识。高中文化程度，是国家对政府机关干部

的最低要求，也是秘书人员应有知识的基本层次，是“II”

的底线。

2.专业知识

专业知识是指所有秘书人员都应具有的秘书业务知识，

包含：公文与应用文写作知识，文书制作与文书处理知识，

档案保管知识，办公室管理知识，调查研究知识，会议组

织知识，信访工作知识，信息科学知识，行为科学知识与公

共关系知识等等。

3.行业知识

行业知识是秘书人员所在行业、系统的专业知识，如在

政府机关工作的.

务必具有行政管理知识，在工商企业工作的务必具有企

业管理知识、市场营销知识。其他处在教育、军事、外事、

科学、文艺、体育、医疗等行业系统的秘书人员，也应分别

具有各自的行业基础知识。

专业知识与行业知识是秘书人员知识结构中的中间层

次，是“II”的两根支撑线。

4.有关知识

这一部分是秘书人员为习惯时代需要，做好工作，应加

以进修提高的知识，是秘书人员知识结构中的较高层次，有

经济学、法学、社会学、心理学、传播学、领导科学、统计

学等。学习这些知识，能够使秘书人员从更广阔的领域去从

事秘书工作。在当前市场经济条件下，各项改革措施不断深

化，不管是哪行哪业的秘书人员，不懂得点经济学、统计学

是不行的。为把我国建设成法治国家，全国都进行法制教育,

秘书也不能例外。有些知识能够使秘书人员从更深的角度去

认识秘书工作与秘书活动。比如社会学、心理学，它有助于

秘书人员认识自己的社会地位与社会价值，调整自己的心理

状态，运用科学的方法更自觉地、更有效地习惯秘书工作与

秘书活动。还有些知识能够帮助秘书人员从更好更先进的角

度去考虑与从事秘书工作，比如领导科学、信息传播学等等。

有关知识是“II”的顶线。

（三）心理素养

1、树立正确的人生观；

2、确定适度的抱负水平；

3、学会调节心理压力；

4、克服不良心理影响；

5、培养健康的兴趣与爱好；

6、养成良好的生活习惯；

7、积极参加体育锻炼；

8、做事有百折不悔、坚持到底的勇气与毅力；

9、具有自信、热忱、乐观、沉着、饱满的情绪及幽默

感。

（四）、能力要求

秘书的能力要求秘书工作的复杂性、多样性与秘书活动

的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能力。要紧是：

1.写作能力

具体是指公文与事务应用文的写作能力，这与对记者、

作家的写作能力要求不一致。秘书人员要写好公文与应用

文，应具有语法、修辞、逻辑知识，应掌握大量的词汇与不

一致的句式，应具有公文与应用文文体知识，应掌握常用汉

字与简化字，掌握标点符号用法，并通过长期实践，将这些

知识综合起来转化为写作能力。应该认识到，写作能力并不

仅仅是文字表达能力，还反映了一个人的思维能力、观察能

力与语言组织能力。这同样是需要加以锻炼、培养才能提高

的。秘书还要练习书法，虽不必成为书法家，但要求把字写

得端正、匀称、流利。

2,口头表达能力

秘书不仅要会写文章，还要能说会道。秘书应会说一口

标准而且流利的普通话，要口齿清晰，不紧不慢。对领导讲

话语言要简明扼要，对群众讲话也切忌噜苏冗长，更不要拖

音带腔。同样，思维清晰才能说话清晰。要使说话有条有理,

秘书要多思考，说话前要善于打腹稿，不要信口开河，滔滔

不绝，也不能沉默寡言，问一句答一句。

3.听知能力

秘书要善于耐心倾听与正确懂得别人的发言，要能从别

人的冗长、反复的发言中拎出要领，或者是从众口交加、猛

烈争论中抓住重点，同时能转化为自己清晰简明的语言加以

复述。听知能力还意味着秘书应努力掌握方言、外语与民族

语言。我国疆土辽阔、民族众多，现在实行开放政策，横向

联系与国际交流三益增多，秘书多懂一种方言、多懂一种民

族语言或者外语，就是多了一样交际工具，多了一条信息渠

道。

4.阅读概括能力

秘书要善于阅读，既善于精读，如对重要文件或者经典

文本逐字逐句研究，从字里行间领会其微言大义；又要善于

快读与泛读，善于从连篇累牍之中摘出其重要的警句或者关

键词，或者是提炼浓缩，写成提纲或者摘要。

5.社交活动能力

现代社会中的秘书已不再是整天坐在办公室里整理文

件或者是伏案写作，而是经常要参加各类社会活动，外出联

系工作，调查情况，收集信息，进行协调，参加各类会议、

会谈或者宴会，甚至有参加外事活动的机会。秘书人员务必

具有一定的社会活动能力，懂得各类场合的礼仪、礼节，善

于待人接物，善于处理复杂的人际关系。

6.协调能力

秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机

关与基层之间工作上的矛盾或者不平衡；要善于发现文件与

文件之间政策、提法上的抵触或者不一致；要善于发现领

导与领导、干部与干部之间的误解或者不与，并及时加以沟

通、协调。

7.观察分析能力

秘书在工作中要时时、事事、处处做有心人，善于观

察，善于发现“死角”，及时提请领导注意，要善于做拾遗

补阙工作。不仅善于发现问题，而且要善于分析问题、提出

解决问题的办法供领导择用、实施。观察分析能力是秘书工

作由被动服务转为主动服务的前提条件。

8.应变能力

秘书的大部分工作都有章可循，应严格按照政策与规章

制度办事。但有些工作，特别是事务性工作，在特殊的时间、

地点、条件下，也常会出现意想不到的情况。秘书人员要有

遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，处理问题既要

符合原则，又要有一定的机动性与灵活性。

9.使用先进办公器械的能力

诸如电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印

机、打字机、电子计算机、传真机、网络通讯设备等等。凡

是办公室拥有的器械、设备，秘书人员都应学会使用。尽管

部门内可能有专门的操作人员，但秘书人员如具有使用能

力，能够各工作上的不时之需。

10.预测能力

预测是在大量事实与信息的基础上，对可能发生或者马

上发生的情况作出科学的估计。有经验并富有制造精神的秘

书人员应培养与锻炼自己的预测能力，这有助于进行主动服

务与预防工作差错，也有助于秘书人员获得晋升为管理者、

决策者的机会。

11、经历力

准确经历事物的能力。假如连续不记得相同的事物，那

么不仅会降低工作的效率，而且还可能会令上司感到困惑。

因此，为了促使上司对自己更加信任，应努力做到一次性地

记牢上司说过的话。此外，还有一个重要的问题，就是务必

做笔记。

12、执行力

以适当的方式迅速处理业务的能力。尽管在进行工作时

擅自作出决定可能会产生问题，但是没有上司的指示就不行

动问题更大。秘书应具备在必要的时候推断状况并迅速作出

处理的能力。

二、秘书性格要求

尽管作为上司的助手是秘书的要紧职责，但是秘书同时

还承担着代表公司形象的职责。秘书给人的印象通常是与上

司或者公司的形象紧密相连的。因此务必有意地培养这种性

格。秘书应具备的性格如下所述。

1、掌握职务范围、谦虚

2、拥有团队精神，能够与任何人构筑良好的合作关系

3、待人接物温与有礼

4、沉稳，镇定

5、责任感强、能够忠实执行指示

6、能够灵活应对各类不一致情况

7、诚实、活泼、幽默、自制

8、始终保有上进心

三、秘书的心理修养

1、秘书的心理修养

秘书心理健康的基本品质；

(1)秘书心理的调适。

秘书的心理健康是指秘书个体能以良好的心理状态习

惯职业活动的环境，它包含下列几个方面的基本品质：①

忠诚②机敏(思维机敏、动作机敏)③稳重(外世

稳重、办事稳当、应急稳妥)④坚强⑤随与⑥幽

默⑦自制：在成功面前要自制、在挫折面前要自制、在屈

辱面前要自制、在权力与欲望面前要自制。

(2)秘书的心理调适

①、秘书的心理障碍常有：压抑心理、焦虑心理、

厌烦心理、依靠心理、羞怯心理、自负与自卑心理

②秘书心理调适的方法

博览群书，开阔胸襟。

培养广泛兴趣，丰富业余生活。

善于反省，自我调适。

倾诉、宣泄、调节情趣。

增强自信心，科学安排工作。

培养自己的交往能力，充分发挥自己的主观能动性。

2.女性秘书的自我保护

自尊自重自爱。

有正确的认识与心态。

把握交往的尺寸。

采取有力有效的方法。

秘书的职业道德

一、秘书的职业道德规范

1、文明礼貌；2、爱岗敬业3；诚实守信；4、办事公道。

5、勤劳节俭；6、遵纪守法；7、团结互助；8、开拓创

新;、

二、秘书的职业守则

谦虚慎重，文明礼貌；

办事公道，热情服务；

实事求是，讲究实效；

兢兢业业，甘当无名英雄；

忠于职守，自觉履行各项职责；

钻研业务，掌握秘书工作各项技能；

奉公守法，不假借上司名义以权谋私。

1,忠于职守

秘书应忠于职守，大而言之是忠于国家的利益，人民的

利益；小而言之，要忠于本机关、本单位的政治利益与经济

利益。忠于职守的另一个含义是对工作认真负责、一丝不

苟'。忠于职守还意味着恪守本分，甘当助手、配角，甘当

无名英雄。不僭权、不越权，不以二首长自居，不狐假虎威。

2.严守机密

秘书人员接触机密文件多，参加重要会议多，在领导身

边的机会多，总而言之，接触机密多。秘书人员要严守党与

国家机密，也不得泄露或者出卖本单位的政治、军事、经济、

科技情报。秘书人员还应做到不泄露领导尚未决定的关系群

众利益的事，也不得议论别人的隐私，以免制造矛盾、破坏

团结。

3.恪守信用

秘书工作严谨缜密，而又责任重大。秘书人员为忠于职

守务必在工作中、人际交往中恪守信用。包含约定会面、安

排会议、组织会议、收发函件、传递文件都要准时；同意任

务如不能按期完成，务必及时汇报，不能拖延或者擅自改变。

恪守信用还包含决不轻易答允别人所托而自己又力所不能

及的情况，一旦答允就应该尽一切力量去办到。

4.文明礼貌

秘书在工作中待人接物一定要文明礼貌，举止大方、谈

吐文雅、常带微笑。礼貌要求秘书与人谈话要凝视对方，用

心倾听；而不能漫不经心、左顾右盼或者同时做其他工作。

礼貌还要求秘书的举止言谈得体，既不傲慢、冷淡，又不显

得阿谀、做作。

5.廉洁奉公

秘书应做到奉公守法、廉洁清白，不以权谋私，不同意

贿赂。廉洁奉公的秘书既是机关、企事业单位纠正不正之风

的得力干部，又是帮助首长廉正清明的有力助手。

三、问题讨论

1.秘书应具有如何的知识结构？

2.秘书应具有什么能力？

3.秘书应具有什么职业道德？

4.你认为秘书应具有什么性格？

第三个问题，简要说一下秘书的文字工作

关于调查研究与调研报告的写作

一、调查研究是当好领导与做好办公室工作的成功之道

（一）何谓调查研究

所谓调查，就是客观地熟悉情况；所谓研究，就是科学地探

求事物的本质与规律。调查研究，就是人们在实践中对客观

情况的熟悉，对事物本质的分析。

（二）领袖人物有关调查研究的论述

毛泽东：1936年在《反对本本主义》一文中提出“没有调查

就没有发言权”的著名论断，他多次提倡领导干部要自己动

手写文章，并把这点提高到学风、党风的高度来认识。

邓小平：1956年指出：离开调查研究，不可能有正确的领导。

领导同志要学会拿笔，拿笔杆是实行领导的要紧方法。

江泽民：1993年讲过，坚持做好调查研究这篇大文章，是我

们的谋事之基、成事之道。

胡锦涛：2004年提出，要坚持与完善调查研究制度。

（三）调查研究的重要性

调查研究是一门科学，是一项实践，是一项基本功。

调查研究是一种方法，认识世界、改造世界的基本方法。

没有调查研究，就没有发言权、领导权、决策权、管理权、

监督权，没有文稿起草权。

二、搞好调查研究需要把握的三个关键环节

调研前的准备

调研中的实施

调研后的处理

（一）调研前的准备

1、搜集调研信息，包含学习有关文件、资料；

2、提出调研方案，宗旨、时间、地点、部门、调研后处理、

从什么方面调研；

3、形成调研提纲（最核心的）。

（二）调研中的实施

四种方法：

1、小型座谈会

2、个别交谈

3、现场考察

4、调阅文档

（三）调研后的处理

1、写作调研报告

2、发送调研信息

3、推广典型经验

4、确定课题研究

5、转化调研成果

三、道德文章功夫在外（如何提高调研水平）

（一）提高自身素养

字如其人，文如其人。

字者，气也；文者，人也。

诗言志，文即人。

研究文字，必先研究人。

做好文章，必先做好人。

（二）养成良好习惯

1、读书

读书破万卷，下笔如有神。

板凳要做十年冷，文章不写一句空。（范文澜）

书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。

熟读唐诗三百首，不可能写来也会吟。

精读

马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论、三个代表重要思想、

科学进展观等理论书籍、文件、资料、文章及秘书等专业知

识。

泛读

政治学、法学、经济学、社会学、管理学、心理学、文学、

美学、数学、历史学、地理学、生物学、建筑学等等。

2、积存

（1）积存的必要性

书到用时方恨少

厚积而薄发

好记性不如烂笔头

量变到质变

（2）积存资料的途径

做读书笔记

做摘录卡片

剪报

建立数据库

三个仓库（秦牧）

直接材料仓库（从生活中得来的）

间接材料仓库（从书籍资料中得来的）

民间资料仓库（从老百姓哪儿得来的）

3、思考

（1）思考的必要性

业精于勤荒于嬉

行成于思毁于随（韩愈）

思维是最大的快乐（马克思）

（2）思考的方法

从思维方向分：逆向思维、线性思维、发散思维

从思维性质分：理性思维、非理性思维

从思维类别分：逻辑思维、形象思维

4、交友

居必择乡，游必就士

与君一席话，胜读十年书

与肝胆人相处，从无字句处读书

四、如何起草调查报告？

（一）合理构架，提纲挈领

提纲是起草调研报告等文稿的首要环节。一个好的提纲，往

往意味着调研报告成功的一半。

主题

一级标题

二级标题

三级标题

（二）表达意旨，力图创新

创新是调研报告等文稿写作的灵魂，是文稿能否出彩的关

键，也是做好调查研究工作的一种境地与追求。

立意创新，以表达高远意境；

构架创新，以表达结构引力；

观点创新，以表达视觉冲击；

素材创新，以表达再造活力；

表述创新，以表达感人文采。

（三）文字凝炼，语言明晰

语言凝炼而不失规范

表达准确而不显呆板

文字活泼而不觉花哨

数据精确而不列繁多

（四）切脉准确，吃透两头

所谓吃透两头，就是上头与下头的结合。

（五）消化汲取，捕捉灵感

消化是一种背对背的沟通与交流，是打通思路、讲究文采，

提高非理性思维能力的重要途径。

灵感、顿悟、直觉、联想

（六）选材精当，画龙点睛

（七）一以贯之，前后照应

呼应看起来是一种文字技巧，实质上反映的是一个文字工作

者应有的素养与功底。

开头与结尾要相呼应

成绩与问题要相照应

问题与计策要相对应

论据与论点要相习惯

（A）磨炼角度，选好标题

（九）学点哲学，多点哲理

（十）举一反三，提升层次

（十一）龙头豹尾，熊腹唯实

讲究文采而不失真实是调研报告等文稿起草的成功基石。

关于新闻写作的基本知识

一、关于新闻的基本概念

1、新闻的定义：

国外流传着一个通俗、极端的说法：狗咬人不是新闻，人咬

狗才是新闻。

——新闻就是“新近发生的事实的报道”（陆定一）；

——“新闻是一种新的重要的事实”（胡乔木）；

——“新闻，就是广大群众欲知、应知而未知的重要事实”

（范长江）。

陆定一所归纳的新闻的定义，为我国新闻界所广泛认同。

从实际情况看，对新闻本质的最准确、全面的把握，应该是

以上三种表述的综合，即：新闻就是一种新近发生的，广大

群