医院药品管理信息系统使用手册

医院药品管理信息系统使用手册一、系统概述医院药品管理信息系统依托信息化技术，整合药品采购、入库、存储、出库、盘点、效期管理及数据统计全流程，覆盖药房（门诊、住院）、药库、采购、管理等多岗位需求。通过权限分级保障数据安全，借助实时数据同步确保各环节信息一致，助力医院提升药品管理效率、降低运营成本、保障用药安全。二、系统登录与初始化（一）登录操作1.访问系统：在医院内部局域网环境下，打开推荐浏览器（Chrome、Edge最新版），输入信息科提供的系统地址，进入登录界面。2.账号登录：输入分配的账号（工号/用户名）、初始密码（首次登录后需修改），选择角色（如药库管理员、门诊药师），点击【登录】。若连续5次密码错误，账号临时锁定，需联系管理员解锁。（二）首次登录初始化1.修改密码：登录后自动弹出密码修改窗口，输入原密码、新密码（含字母、数字、特殊字符，长度≥8位），确认后保存。建议每季度更换密码。2.完善个人信息：进入【个人中心】，补充姓名、科室、联系电话等信息，可选填工牌照片，便于系统内身份识别。三、核心功能模块操作指南（一）药品入库管理1.采购入库（药库端）新增入库单：进入【药库管理】-【入库管理】-【采购入库】，点击【新增】，选择供应商（新供应商需先在【基础数据】-【供应商管理】维护资质），填写入库日期、票据号。录入药品信息：点击【添加药品】，通过编码/名称搜索选择药品（无匹配项需先在【基础数据】-【药品字典】新增，含通用名、规格、厂家等），录入批号、有效期、入库数量、进价，可选传随货同行单照片。审核与入库：提交审核后，由指定审核人（如药库主任）在【待办事项】中审核。通过后系统更新库存，生成入库台账；不通过则退回修改。2.调拨入库（科室/药房间调拨）进入【入库管理】-【调拨入库】，选择调出科室/药房，确认调拨数量、批号等信息，提交后由本部门负责人审核，通过后库存增加。（二）药品出库管理1.门诊发药（门诊药房端）处方接收：系统同步HIS门诊处方，药师在【门诊发药】-【待发药处方】查看患者、药品明细。药品发放：核对库存（系统自动校验数量、效期），点击【发药】，选择批号（优先近效期，支持“先进先出”规则），确认数量后打印处方签，患者凭签取药。发药后系统扣减库存。2.住院发药（住院药房端）医嘱接收：同步住院部医嘱系统用药医嘱，药师在【住院发药】-【医嘱列表】按病区/患者筛选。摆药与配送：点击【摆药】生成摆药单，药师按单拣选（系统提示库存位置、效期），核对后点击【配送】，护士扫码签收，系统更新库存为“已配送”；患者用药后，护士确认执行，系统标记“已使用”。3.科室领用（药库/药房向临床科室调拨）临床科室在【科室领用】-【申请领用】提交领用单（含药品、数量、用途），经科室主任审核后，药库/药房在【待处理领用】中确认库存，点击【出库】，科室人员签字领取，系统扣减库存。（三）库存管理1.实时库存查询进入【库存管理】-【库存查询】，按药品名称、批号、效期等筛选，查看库存数量、存放位置、最近出入库时间，支持导出Excel台账。2.效期管理近效期预警：系统自动标记距有效期不足3个月（可在【系统设置】调整预警天数）的药品，在【库存查询】-【近效期药品】列表展示，药师需优先处理（调拨、退换货等）。过期药品处理：在【过期药品】中填写报废原因，提交申请，经药事管理委员会审核后，系统标记“已报废”，生成报废台账（留存纸质审批单）。3.库存盘点定期盘点：每月末（或按医院周期）进入【库存盘点】-【新增盘点单】，选择范围（全库/区域/品类），系统生成盘点表（含账面数量）。药师实地清点后录入实际数量，点击【盘点核对】，系统自动计算差异。差异处理：填写差异原因（如入库漏登、损耗），提交盘点报告，经主管领导审批后，系统调整库存（盘盈增加、盘亏减少）。（四）数据查询与统计1.出入库台账进入【统计分析】-【出入库台账】，选择时间范围、药品类型、操作类型，系统展示每笔业务的时间、药品、数量、金额、操作人，支持排序、导出PDF/Excel。2.库存报表【库存报表】提供“库存汇总表”（按分类统计金额、数量）、“效期分布表”（展示各效期段占比），辅助采购计划、资金分析。3.采购与使用统计采购统计：按供应商、时间统计采购金额、品种数，分析成本趋势；使用统计：按科室、药品、时间统计出库数量、金额，评估临床需求、优化储备。（五）系统设置1.基础数据维护药品字典：新增/修改/停用药品（停用需无在途库存、未完成业务），完善“医保编码”“剂型”等字段，确保与外部系统对接准确。供应商管理：维护供应商资质（营业执照、GSP证书），系统自动预警资质过期前1个月。科室信息：新增/修改部门信息，关联领用药范围（如手术室仅领急救药）。2.用户与权限管理系统管理员在【系统管理】-【用户管理】中新增用户，分配角色（如“药库管理员”“只读用户”），支持设置数据权限（如门诊药师仅看本科室库存）。3.系统参数配置在【系统设置】-【参数配置】中，可调整：效期预警天数（如“距过期≤90天”）；入库/出库审核流程（如“录入人-药库主任-财务”三级审核）；库存上下限（如某药品最低50盒、最高200盒，低于下限触发采购预警）。四、常见问题处理（一）登录相关密码遗忘：联系管理员，提供工号、姓名，申请重置密码（重置后立即修改）。账号锁定：密码错误锁定后，等待30分钟自动解锁，或联系管理员手动解锁。无法访问系统：检查内网连接、浏览器兼容（清除缓存重试），仍异常则联系信息科排查服务器。（二）操作报错数据录入失败：检查字段完整性（如批号、效期为必填）、格式正确性（如数量为数字、效期为“YYYY-MM-DD”），提示“编码重复”需确认是否重复录入，联系管理员合并数据。权限不足：提示“无权限”时，联系管理员确认角色权限，或申请临时权限（如盘点时）。系统卡顿：关闭多余标签、清理缓存，或非高峰时段操作，持续异常则反馈信息科检查负载。（三）数据异常库存不符：核对最近出入库台账，检查是否有未审核单据；若为盘点差异，按“库存盘点”流程处理，追溯原因。报表错误：确认统计条件（时间、筛选），重新生成报表；仍异常则联系信息科检查数据同步规则（如HIS处方同步延迟）。五、注意事项（一）数据安全账号仅限本人使用，离开工位时锁定系统（快捷键：Ctrl+Alt+L）；系统自动每日备份，管理员每月导出备份文件至异地存储；查看【系统管理】-【操作日志】，追溯异常操作，确保责任可查。（二）操作规范药品信息录入需准确（批号、效期、进价），避免库存混乱、财务对账不符；严格执行审核流程，禁止“先出库后审核”“代签”等违规操作；每月按时盘点，确保账实一致，盘点报告经科室负责