企业内部合同管理规范范本

企业内部合同管理规范范本为规范企业合同管理，防范法律风险，维护企业合法权益，依据《中华人民共和国民法典》等法律法规，结合企业实际运营情况，制定本合同管理规范。本规范适用于企业及所属各部门、分支机构在经营活动中订立、履行的各类合同（含协议、意向书等具有合同性质的文件），旨在通过全流程管控，实现合同管理的标准化、规范化，保障企业经营活动有序开展。一、总则（一）管理目的通过建立健全合同管理体系，明确各部门职责，规范合同从订立到终止的全流程操作，降低合同履行风险，提升企业合规经营水平。（二）适用范围本规范覆盖企业及下属单位以企业名义对外签订的各类合同，包括但不限于采购、销售、服务、租赁、合作、劳动用工等合同类型。企业内部管理类文件（如内部规章制度、工作安排等）不适用本规范。（三）管理原则1.依法合规：合同订立、履行严格遵循国家法律法规及行业规范，确保合同效力及内容合法合规。2.权责明晰：明确合同承办部门、审核部门、履约部门的职责边界，落实“谁承办、谁负责，谁审核、谁把关”的责任机制。3.全程管控：对合同订立前的调研、订立中的审查、履行中的监控及终止后的档案管理实施全周期跟踪，确保风险可控。二、合同的订立（一）承办部门职责合同承办部门为合同发起及执行的责任主体，需履行以下职责：1.需求调研：结合业务需求，对合同标的的市场情况、合作方资质、行业风险等进行调研，形成初步合作方案，明确合同目的、主要条款框架。2.主体审查：对合同相对方的主体资格进行尽职调查，包括但不限于：核查对方营业执照、经营范围、法定代表人身份证明等主体资质文件，确保其具备签订及履行合同的合法资格；查询对方信用记录（如国家企业信用信息公示系统、裁判文书网等），了解其涉诉、失信、行政处罚等情况，评估履约能力；对于重大合同（如金额较高、合作周期长或涉及核心业务），可要求对方提供财务报表、履约担保等资料，必要时实地考察对方经营场所。3.文本起草：根据调研结果及业务需求起草合同文本，优先使用企业标准合同模板；无模板时，需结合行业惯例、法律法规及双方协商内容拟定，确保条款完整、表述清晰，避免歧义。（二）合同内容要求合同文本应包含以下核心要素（根据合同类型可适当调整）：1.当事人信息：双方全称、住所地、法定代表人（或授权代表）姓名及联系方式，确保信息与主体资质文件一致。2.标的条款：明确合同标的的名称、规格、数量、质量标准（如国家标准、行业标准或双方约定标准）、交付方式等，避免模糊表述。3.价款与支付：约定合同价款金额、计价方式（如固定价、浮动价）、支付周期、支付方式（银行转账、票据等）及发票要求，明确逾期付款的违约责任（如违约金、利息计算方式）。4.履行期限：明确合同生效时间、履行起止日期、阶段性节点（如货物交付时间、服务完成时间），确保时间节点清晰可执行。5.权利义务：细化双方的主要权利义务，如供方的交付义务、需方的验收义务，服务方的保密义务、委托方的协助义务等，避免权利义务失衡。6.违约责任：针对可能出现的违约情形（如迟延履行、质量瑕疵、擅自解约等），约定明确的违约责任承担方式（违约金、赔偿金、继续履行等），违约金比例或金额应合理，避免过高或过低。7.争议解决：约定争议解决方式，优先选择企业住所地或合同履行地的人民法院诉讼，或根据业务需要选择仲裁（需明确仲裁机构），避免约定不明导致管辖争议。（三）合同审批流程1.部门初审：承办部门完成合同文本起草后，提交部门负责人初审。初审内容包括：合同条款是否符合业务需求、对方主体资格是否合规、履约风险是否可控等，初审通过后签署部门意见。2.法务审核：承办部门将合同文本及相关资料（如对方资质文件、调研报告）提交法务部门审核。法务审核重点为：合同条款的合法性（是否违反法律法规、公序良俗）、条款完整性（是否存在重大遗漏）、表述严谨性（是否存在歧义或法律风险），审核通过后出具法律意见。3.财务审核：财务部门对合同价款、支付方式、税务处理、资金安排等进行审核，评估合同对企业现金流、成本控制的影响，提出财务意见（如付款周期优化、发票合规性要求等）。4.高层审批：根据合同金额、重要性分级审批：一般合同（金额较低、风险可控）：由分管领导审批；重大合同（如金额较高、涉及重大投资或合作）：提交总经理办公会或董事会审议，经集体决策后签署。审批流程中，任何环节提出修改意见的，承办部门需及时修改并重新提交审核，直至所有部门审核通过。三、合同的履行（一）履约责任分工1.承办部门：全程跟踪合同履行进度，按照合同约定组织货物交付、服务提供、款项收付等工作，及时向相关部门反馈履约情况；对于履行过程中出现的异常情况（如对方迟延履约、质量问题），应第一时间与对方沟通，固定证据并报告上级。2.财务部门：根据合同约定办理款项收付，核对发票与合同条款的一致性，定期与承办部门对账，确保资金流向合规；发现付款条件未满足（如对方未按约交付）时，应暂停付款并告知承办部门。3.法务部门：为履约过程中的法律问题提供支持，如合同条款解释、争议初步调解等；对于可能引发纠纷的情况，提前介入风险评估，制定应对方案。（二）履约监控机制1.履约台账：承办部门建立合同履约台账，记录合同编号、履行进度、款项收付、争议情况等信息，每月向分管领导及法务、财务部门报送履约情况表，确保各部门实时掌握合同动态。2.节点管控：对合同履行的关键节点（如交货期、付款期、验收期）设置预警机制，提前数个工作日提醒承办部门，避免因疏忽导致违约。3.变更与补充：履行过程中如需变更合同条款（如价款调整、履行期限延长），需由承办部门与对方协商一致后，按原审批流程重新审批，签订书面补充协议，严禁口头变更。（三）纠纷处理1.协商与调解：合同履行出现争议时，优先由承办部门与对方协商解决，协商过程中注意保留书面沟通记录（如邮件、函件）；协商无果的，可邀请第三方调解机构介入，争取以最低成本解决纠纷。2.诉讼与仲裁：当协商、调解无法解决纠纷时，法务部门应及时收集证据（合同文本、履约记录、沟通函件等），评估诉讼或仲裁的可行性，报总经理办公会决策后启动法律程序，确保企业权益得到及时维护。四、合同的变更与解除（一）变更条件合同变更需符合法律法规规定及双方约定，如因政策调整、市场变化、不可抗力等原因导致原合同无法继续履行或需优化条款的，可协商变更。（二）解除条件出现以下情形之一的，可解除合同：1.双方协商一致；2.对方严重违约（如迟延履行主要债务经催告仍未履行、根本违约导致合同目的无法实现）；3.因不可抗力致使合同目的无法实现；4.法律法规规定的其他解除情形。（三）操作流程合同变更或解除需签订书面协议，明确变更/解除的内容、责任承担（如赔偿、退款）等，协议需按原合同审批流程重新审批，确保变更/解除行为合法有效。五、合同档案管理（一）归档范围合同档案包括但不限于：合同文本及附件（如补充协议、变更协议）；对方主体资质文件（营业执照、授权委托书等）；合同审批文件（各部门审核意见、会议纪要等）；履约过程文件（交货单、验收报告、付款凭证、沟通函件等）；纠纷处理文件（起诉状、仲裁申请书、调解书、判决书等）。（二）保管要求1.归档时限：合同履行完毕或终止后数个工作日内，承办部门应将合同档案整理完毕，移交档案管理部门（或指定专人保管）。2.保管期限：根据合同类型及重要性确定保管期限，一般合同保管数年，重大合同（如涉及知识产权、长期合作）保管更长期限，法律、会计等有特殊要求的合同按相关规定执行。3.借阅规定：企业内部人员因工作需要借阅合同档案的，需填写借阅申请表，经部门负责人及档案保管人审批后办理借阅手续，严禁涂改、损毁档案，借阅期限届满后及时归还。六、责任追究（一）违规情形对存在以下行为的部门或个人，视情节轻重追究责任：1.未按规定审查对方主体资格，导致合同无效或对方履约能力不足的；2.擅自修改合同条款、超越权限签订合同的；3.履约过程中未履行跟踪义务，导致企业损失的；4.档案管理不善，导致合同资料丢失、泄露商业秘密的；5.隐瞒合同纠纷或处理不当，扩大企业损失的。（二）处罚措施对违规行为，企业可采取以下措施：1.责令整改，