信息系统用户需求调研与分析报告

信息系统用户需求调研与分析报告一、项目背景某集团公司伴随业务规模扩张，现有信息系统在多部门协同、数据实时共享、流程效率等方面逐渐显现不足。为优化业务流程、提升管理精细化水平，支撑企业数字化转型战略，本次针对采购、生产、财务、仓储等核心业务部门开展用户需求调研，旨在明确系统建设方向，为后续开发提供精准依据。二、调研方法与范围（一）调研方法1.用户访谈：选取采购、生产、财务等部门的关键用户（含部门经理、业务骨干、系统操作员）共20人，围绕日常业务痛点、流程瓶颈、功能期望展开深度访谈，记录典型场景（如“采购审批需跨3个部门，纸质单据流转平均耗时5天”）。2.问卷调查：设计涵盖业务流程、功能需求、系统体验的结构化问卷，发放至150名一线员工及管理人员，回收有效问卷135份，通过统计分析提炼共性需求（如“82%的用户希望移动端支持审批操作”）。3.实地观察：深入生产车间、仓库、财务办公室等场景，观察现有流程（如仓库手工盘点易出错、耗时久），挖掘隐性需求（如“需条码扫描功能提升出入库效率”）。4.文档分析：梳理现有业务规范、系统操作手册、历史故障报告，分析流程瓶颈（如“采购合同审批涉及5个环节，重复校验占比30%”）与系统缺陷（如“报表生成卡顿，数据导出格式不兼容Excel”）。（二）调研范围覆盖集团总部及3个分公司的采购、生产、销售、财务、仓储等核心业务部门，涉及供应链管理、生产调度、财务管理、数据分析等领域。三、需求分析（一）业务流程优化需求采购流程：现有流程为“线下申请→部门经理审批→采购部审核→分管领导审批→采购执行”，环节冗余、纸质单据流转慢，紧急采购易延误交付。用户期望：①线上发起申请，支持附件（如询价单、技术参数表）上传；②审批流程按金额/类型自动路由（如小额采购由部门经理直批，大额需分管领导）；③移动端审批，支持随时随地处理待办。生产调度：人工排产易导致设备闲置或产能不足。需求包括：①自动获取销售订单、库存数据，生成初步排产计划；②支持插单、设备故障换线等计划调整，实时更新生产进度；③车间看板实时展示任务、产量、质量数据，便于现场管理。（二）功能需求1.采购管理模块供应商管理：建立信息库，记录资质、合作历史、评价（如交货准时率、质量合格率），支持分类筛选（如按行业、区域），自动提醒资质到期。采购申请与审批：关联预算，超预算时预警；支持多版本比价（如三家供应商报价对比），自动生成采购订单。合同管理：合同模板库，关键条款（如付款方式、交货期）自动校验，合同执行进度（如到货、验收、付款节点）跟踪。2.库存管理模块实时库存查询：多仓库、多货位可视化，扫码出入库，自动更新库存。库存预警：设置安全库存，低于/高于阈值时触发邮件/短信预警，分析滞销品（近3个月无动销的物料）。盘点管理：支持循环盘点、全面盘点，自动生成盘点差异表，关联财务进行账务调整。3.财务管理模块费用报销：线上填报，票据OCR识别，自动关联预算，审批后自动生成记账凭证。应收应付管理：自动对账（与客户、供应商账单核对），逾期账款预警，账龄分析。报表分析：自定义财务报表（如利润表、现金流量表），多维度数据分析（如按部门、项目的成本分析）。4.数据分析模块可视化报表：销售趋势、库存周转率、生产成本等指标的图表展示（折线图、柱状图、饼图）。智能分析：基于历史数据预测销售需求、库存需求，提供采购、生产决策建议（如“预测下月某产品销量增长20%，建议增加原材料采购”）。（三）非功能需求1.性能需求：核心操作（如订单提交、报表生成）响应时间≤3秒，并发用户数达100人时系统无明显卡顿；支持至少5年的业务数据存储，历史数据可查询、导出。2.安全需求：基于角色的权限控制（如采购员仅操作采购模块，财务可查看所有财务数据），敏感数据（如工资、合同金额）加密存储；每日增量备份、每周全量备份，异地灾备。3.易用性需求：界面简洁直观，操作流程线性化（如“采购申请→审批→下单→收货→付款”步骤清晰）；提供在线帮助文档、操作视频，新员工可通过模拟环境练习。（四）数据需求数据来源：整合现有ERP、CRM、财务系统数据，对接物联网设备（如生产设备传感器、仓库温湿度传感器）实时采集数据。数据共享：跨部门数据互通（如采购订单同步至财务、仓储），支持与外部合作伙伴（如供应商、客户）的数据交换（如电子发票、送货单）。数据质量：建立数据校验规则（如手机号格式、金额合理性），定期数据清洗（去除重复、错误数据）。四、需求分类与优先级采用MoSCoW模型对需求分级：Musthave（必须满足）：核心业务流程线上化（如采购申请、库存出入库）、数据安全与备份、基础报表功能（直接影响业务运转，不满足则系统无法上线）。Shouldhave（应该满足）：移动端审批、供应商评价、库存预警、智能排产（提升效率和管理精细化，缺失会降低用户体验）。Couldhave（可以满足）：个性化报表定制、数据预测分析、物联网设备对接（增值功能，二期迭代实现）。Won’thave（暂不考虑）：与现有业务关联度低的功能（如跨境电商模块，当前业务以国内为主）或技术难度过高的需求（如AI质检，需大量样本数据且成本高）。优先级判定依据：业务影响度＞实施成本＞时间紧迫性（核心流程优先，低投入高回报需求优先）。五、解决方案建议（一）系统架构设计采用微服务架构，将采购、库存、财务等模块拆分为独立服务（便于扩展维护）；前端用Vue.js构建响应式界面（适配PC、移动端）；后端基于SpringCloud框架（确保高可用、易扩展）；数据库采用MySQL集群（核心业务）+MongoDB（非结构化数据，如合同附件）。（二）技术选型前端：Vue.js+ElementUI（组件化、交互友好）。后端：Java+SpringCloud（集成Redis缓存、RabbitMQ消息队列）。数据层：MySQL（关系型数据）+MongoDB（非关系型数据），Elasticsearch做全文检索（如供应商名称、合同编号搜索）。移动端：微信小程序（开发周期短、获客成本低）。（三）功能模块实现1.采购管理：供应商管理：支持Excel导入、API对接第三方征信平台（如天眼查）获取企业信息，自动更新工商变更。采购流程：工作流引擎（如Activiti）驱动审批，支持自定义流程节点、审批人，与企业微信/钉钉集成实现消息推送。2.库存管理：条码/RFID管理：采购到货时生成条码，仓库员工用PDA扫码入库，自动关联采购订单。库存预警：通过规则引擎（如Drools）设置预警条件，触发后发送邮件、短信至相关人员。3.数据分析：报表工具：集成PowerBI或自研报表引擎，支持拖拽式报表设计，实时数据刷新。预测模型：基于Python的Prophet库构建时间序列预测模型，分析销售、库存趋势。（四）系统集成与现有ERP系统通过RESTfulAPI对接，同步基础数据（如物料编码、客户信息）和业务单据（如销售订单、生产工单）。与财务系统（如用友、金蝶）对接，实现凭证自动生成、资金流与业务流闭环。与物联网平台对接，采集设备状态、环境数据，用于生产调度、库存监控。六、实施风险与应对措施（一）需求变更风险业务部门调研后可能提出新需求，导致范围蔓延、工期延误。应对：建立需求变更管理流程，设立变更控制委员会（业务、IT、管理层组成），评估变更影响（成本、时间、质量），仅高价值、高必要性的变更纳入当前版本，其余放入需求池待后续迭代。（二）技术难点风险如微服务拆分不合理导致性能下降，或数据集成时接口兼容性问题。应对：提前技术预研，搭建原型系统验证架构可行性；聘请外部专家或与技术服务商（如阿里云、华为云）合作，解决复杂技术问题。（三）资源不足风险人力方面，IT团队人手不足；时间方面，业务部门配合度低，调研、测试周期压缩。应对：制定详细项目计划，明确里程碑和责任人；与业务部门签订协作协议，设定关键节点验收标准；必要时招聘外包团队补充人力。七、总结与展望本次调研通过多维度方法，深入挖掘了业务部门在流程、功能、数据等方面的需求，明确系统建设核心方向：以业务流程优化为核心，构建“高效协同、数据驱动”的信息系统，覆盖采购、库存、财务等核心领域，兼顾性能、安全与易用性。系统实施后，预计实现：①业务流程效率提升30%（如采购审批周期从5天缩