公司展会财务制度

PAGE公司展会财务制度一、总则（一）制定目的本制度旨在规范公司展会活动中的财务行为，加强财务管理和监督，确保展会活动顺利开展，合理控制成本，提高资金使用效益，保障公司及相关方的利益。（二）适用范围本制度适用于公司组织的各类展会活动，包括但不限于参加国内外专业展会、举办公司自主展会等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关财务制度，确保展会财务活动合法合规。2.预算控制原则：展会活动实行预算管理，各项费用支出应严格控制在预算范围内。3.效益性原则：在保证展会效果的前提下，优化资源配置，降低成本，提高经济效益。4.真实性原则：财务信息应真实、准确、完整地反映展会活动的财务状况和经营成果。二、展会预算管理（一）预算编制1.展会预算由展会项目负责人牵头，会同财务部门及相关业务部门共同编制。2.预算编制应根据展会活动的规模、目标、内容等因素，结合历史数据和市场行情，合理预计各项费用支出。3.预算内容包括但不限于展位费、展品运输费、搭建费、宣传推广费、人员差旅费、餐饮费、住宿费等。4.预算编制应细化到具体项目和明细金额，并明确费用的支付时间和方式。（二）预算审批1.展会预算编制完成后，应提交公司管理层审批。2.管理层应根据公司战略规划、财务状况和展会目标，对预算进行审核和调整，确保预算的合理性和可行性。3.经审批后的预算作为展会活动费用控制的依据，不得随意变更。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行审批。（三）预算执行1.各部门应严格按照预算执行，确保各项费用支出在预算范围内。2.财务部门应建立预算执行监控机制，定期对预算执行情况进行分析和评估，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.对于预算执行偏差较大的项目，应及时查明原因，采取有效措施进行调整和纠正。三、展会费用报销管理（一）报销流程1.参展人员或相关业务部门在展会活动结束后，应及时整理和粘贴报销凭证，并填写费用报销单。2.费用报销单应注明报销事项、金额、报销人等信息，并附上相关发票、合同、清单等证明材料。3.报销人将填写完整的费用报销单提交所在部门负责人审核，部门负责人应根据展会预算和实际情况对报销事项进行审核，签字确认后提交财务部门。4.财务部门对报销凭证和报销单进行审核，重点审核报销事项是否符合预算、发票是否真实有效、报销金额是否准确等。审核无误后，财务部门签字并提交公司领导审批。5.公司领导审批通过后，财务部门按照规定的支付方式进行报销付款。（二）报销标准1.展位费：根据展会规模和展位位置，按照合同约定的金额报销。2.展品运输费：凭运输发票和运输清单，按照实际发生的金额报销。3.搭建费：根据搭建合同和验收报告，按照实际支付的金额报销。4.宣传推广费：包括广告制作费、宣传资料印刷费、媒体宣传费等，凭相关发票和合同报销，报销金额应控制在预算范围内。5.人员差旅费：按照公司差旅费管理制度执行，包括交通、住宿、餐饮等费用。6.餐饮费、住宿费：应符合公司相关规定，凭发票报销，报销金额应合理。（三）报销注意事项1.报销凭证应真实、合法、有效，发票内容应与报销事项相符，不得虚开发票。2.报销凭证应及时整理和粘贴，不得涂改、伪造。3.对于超过规定标准或预算的费用支出，应事先经过特殊审批程序，否则财务部门不予报销。4.报销人应在规定的时间内提交报销申请，逾期未提交的，财务部门有权拒绝报销。四、展会收入管理（一）收入来源展会收入主要包括展位租金收入、展品销售收入、广告赞助收入等。（二）收入确认1.展位租金收入应在展位交付使用后，按照合同约定的收款时间和金额确认收入。2.展品销售收入应在展品交付并经客户验收合格后，按照实际收到的款项确认收入。3.广告赞助收入应在赞助协议约定的事项完成后，按照实际收到的款项确认收入。（三）收入核算1.财务部门应设立专门的展会收入台账，对展会收入进行明细核算。2.展会收入应及时足额入账，不得截留或挪用。3.对于展会收入的应收账款，应加强管理，及时催收，确保款项及时收回。五、展会资产管理（一）资产购置1.展会活动所需的资产，如展位搭建材料、展品、宣传资料等，应按照预算进行购置。2.资产购置应遵循公开、公平、公正的原则，通过招标、询价等方式选择供应商，确保资产质量和价格合理。3.资产购置应签订合同，明确资产的规格、数量、价格、交货时间等条款，并严格按照合同执行。（二）资产验收1.资产购置后，应及时组织验收。验收人员应根据合同要求和相关标准，对资产的数量、质量、规格等进行检查。2.验收合格的资产应办理入库手续，并填写资产验收单。验收不合格的资产应及时与供应商协商解决。（三）资产保管1.展会资产应指定专人保管，建立资产保管台账，记录资产的出入库情况。2.资产保管人员应定期对资产进行盘点，确保资产安全完整。对于盘盈、盘亏的资产，应及时查明原因，并按照规定进行处理。（四）资产处置1.展会结束后，对于不再使用的资产，应按照规定进行处置。处置方式包括出售、报废等。2.资产处置应按照公司资产管理规定进行审批，处置收入应及时入账。六、展会财务报告与分析（一）财务报告1.展会活动结束后，财务部门应及时编制展会财务报告。财务报告应包括资产负债表、利润表、现金流量表等主要报表，以及相关附注和说明。2.财务报告应真实、准确、完整地反映展会活动的财务状况和经营成果，为公司管理层提供决策依据。（二）财务分析1.财务部门应定期对展会财务数据进行分析，评估展会活动的经济效益和财务风险。2.财务分析内容包括但不限于收入成本分析、预算执行情况分析、资金使用效率分析等。3.通过财务分析，发现问题并提出改进建议，为公司今后的展会活动提供参考。七、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对展会财务活动进行审计，检查财务制度的执行情况、预算执行情况、费用报销情况等。2.审计人员应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）外部审计1.对于重大展会活动，公司可聘请外部审计机构进行审计，确保财务信息的真实性和合法性。2.外部审计报告应提交公司管理层，并作为公司决策的参考依据。（三）违规处理1.对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、