收款财务制度

PAGE收款财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司收款财务行为，确保公司资金安全、及时、足额回收，加强财务管理，提高资金使用效率，保障公司正常运营和发展。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及收款业务的部门和人员，包括但不限于销售部门、客服部门、项目部门等。3.收款原则合法性原则：收款行为必须符合国家法律法规和相关政策要求。准确性原则：确保收款信息准确无误，包括收款金额、收款对象、收款方式等。及时性原则：及时收取款项，避免逾期收款给公司造成损失。安全性原则：保障收款资金的安全，防止资金被盗、挪用等情况发生。4.职责分工销售部门：负责与客户签订销售合同，明确收款条款和方式；跟踪客户付款情况，及时与客户沟通协调，确保款项按时足额收回。客服部门：协助销售部门处理客户收款相关问题，解答客户疑问，维护良好的客户关系。项目部门：负责项目款项的催收工作，按照合同约定及时向客户开具发票，并跟进款项到账情况。财务部门：负责制定收款计划，监控收款进度，进行收款账务处理，定期核对收款数据，确保收款信息的准确性和完整性；对逾期未收款进行预警和跟踪，协助相关部门进行催收工作。二、收款流程1.合同签订销售部门在与客户签订销售合同前，应仔细审核合同条款，特别是收款条款，确保合同中明确规定收款金额、收款方式、收款时间、逾期付款责任等内容。合同签订后，销售部门应及时将合同副本提交给财务部门备案。2.收款通知销售部门或项目部门应在合同约定的收款时间前，向客户发送收款通知，明确告知客户收款金额、收款方式、收款期限等信息。收款通知可以采用书面形式（如邮件、传真、信函等）或电子形式（如短信、微信等）发送给客户。3.款项收取客户应按照收款通知的要求，按时足额支付款项。销售部门或项目部门在收到客户款项后，应及时与客户确认收款信息，并将收款情况告知财务部门。对于现金收款，收款人员应在收款当日将现金缴存银行，并将银行存款回执交财务部门入账。对于银行转账收款，财务部门应及时核对收款银行账户信息，确认款项到账情况。如发现款项未按时到账或存在异常情况，应及时与银行联系查询，并通知相关部门跟进处理。4.发票开具项目部门应在收到款项后，按照合同约定及时向客户开具发票。发票开具应严格按照国家税收法律法规的规定进行，确保发票内容真实、准确、完整。财务部门负责审核发票开具信息，确保发票开具符合规定，并及时将发票交付给客户。5.收款记录与核对财务部门应建立健全收款台账，详细记录每笔收款业务的收款日期、收款金额、收款方式、收款对象、发票号码等信息。定期对收款台账与银行对账单、销售合同等进行核对，确保收款记录的准确性和完整性。如发现差异，应及时查明原因并进行调整。每月末，财务部门应编制收款情况报表，向公司管理层汇报当月收款情况，包括收款金额统计、收款进度分析、逾期未收款情况等。三、收款方式管理1.现金收款公司原则上不鼓励现金收款，如因特殊情况需要收取现金，应提前报经财务部门批准。现金收款必须由专人负责，收款人员应具备良好的职业道德和安全意识，确保现金安全。收款人员在收取现金时，应使用公司统一印制的收款收据，并在收据上加盖公司财务专用章。收款收据应一式三联，分别为存根联、收据联和记账联，收款人员应妥善保管存根联，将收据联交付客户，记账联交财务部门入账。每日营业终了，收款人员应将当日收取的现金缴存银行，并填写现金缴存单，注明收款日期、收款金额、缴存银行等信息。现金缴存单应与收款收据记账联一并交财务部门核对入账。2.银行转账收款公司应尽量采用银行转账方式收取款项，以确保资金安全和收款信息的准确性。销售部门或项目部门应在与客户签订销售合同前，明确告知客户公司的银行账户信息，包括开户银行名称、银行账号等。客户通过银行转账支付款项时，应要求客户在转账凭证上注明付款单位名称、付款金额、付款用途以及与公司销售合同的对应关系等信息。财务部门收到银行转账款项后，应及时核对银行到账通知与销售合同、收款通知等相关信息，确认款项来源和金额无误后，进行账务处理。3.票据收款公司在收取票据（如支票、汇票、本票等）时，应严格按照票据管理规定进行操作。财务部门应指定专人负责票据的审核、保管和入账工作。收到票据后，应仔细审核票据的真实性、有效性和完整性，包括票据号码、出票日期、付款人名称、收款人名称、金额、出票人签章等信息。如发现票据存在问题，应及时与出票人联系沟通，采取相应措施处理。对于支票，应在支票背面加盖公司预留银行印鉴，并在规定的提示付款期限内及时将支票送交银行办理入账手续。对于汇票和本票，应按照银行相关规定进行背书转让或委托收款等操作，确保款项及时到账。票据入账后，应妥善保管票据存根，并定期与银行对账单进行核对，确保票据款项已足额收回。四、逾期收款管理1.逾期预警财务部门应建立逾期收款预警机制，对即将到期或已逾期的款项进行实时监控。根据合同约定的收款期限，提前设定预警天数，当款项逾期达到预警天数时，财务部门应及时向相关部门发送逾期收款预警通知，提醒销售部门或项目部门及时跟进催收。逾期收款预警通知应明确逾期客户名称、逾期金额、逾期天数、合同编号等信息，并要求相关部门在规定时间内反馈催收进展情况。2.催收措施销售部门或项目部门在收到逾期收款预警通知后，应立即与客户取得联系，了解客户逾期付款的原因，并采取相应的催收措施。催收措施包括但不限于电话催收、邮件催收、上门催收、发送催款函等方式。在催收过程中，应保持礼貌、专业，避免与客户发生冲突。对于多次催收仍未付款的客户，销售部门或项目部门应及时将情况反馈给财务部门，并共同商讨进一步的催收策略，如采取法律手段追讨款项等。财务部门应协助相关部门进行逾期收款催收工作，提供必要的财务数据和法律支持，如协助起草催款函、整理相关证据材料等。3.逾期收款记录与分析财务部门应建立逾期收款台账，详细记录每笔逾期收款业务的客户名称、逾期金额、逾期天数、催收过程、催收结果等信息。定期对逾期收款情况进行分析，找出逾期收款的原因和规律，如客户信用问题、合同条款不合理、内部管理流程不畅等，并提出改进措施和建议，以降低逾期收款风险。每月末，财务部门应编制逾期收款情况报表，向公司管理层汇报当月逾期收款情况，包括逾期客户数量、逾期金额汇总、逾期账龄分析、催收效果评估等内容。五、收款风险管理1.风险识别财务部门应定期对收款业务进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如客户信用风险、市场风险、政策风险、内部管理风险等。关注客户经营状况、财务状况、信用评级等变化情况，及时发现潜在的信用风险。跟踪市场动态和行业发展趋势，评估市场波动对公司收款业务的影响，识别市场风险。关注国家法律法规和政策变化，确保公司收款业务符合相关要求，避免政策风险。检查内部管理流程是否完善，各部门之间的职责分工是否明确，操作是否规范，识别内部管理风险。2.风险评估根据风险识别结果，对各类风险进行评估，确定风险的可能性和影响程度。采用定性与定量相结合的方法，对风险进行排序，以便采取针对性的风险应对措施。对于高风险事项，应制定专项风险管理方案，明确风险应对策略和措施，确保风险得到有效控制。3.风险应对根据风险评估结果，采取相应的风险应对措施，如风险规避（如拒绝与信用状况不佳的客户合作）、风险降低（如加强客户信用管理、优化合同条款、完善内部管理流程等）、风险转移（如购买信用保险等）、风险接受（如对低风险事项采取适当的监控措施）等。加强客户信用管理，建立客户信用档案，对客户信用状况进行定期评估和动态管理。在与客户签订合同前，严格审核客户信用，对于信用状况不佳的客户，要求提供担保或采取其他风险防范措施。优化合同条款，明确双方权利义务，特别是收款条款，确保合同具有可操作性和法律效力。在合同执行过程中，严格按照合同约定履行义务，及时跟踪客户付款情况，如发现客户存在违约行为，应及时采取措施维护公司权益。完善内部管理流程，加强各部门之间的沟通协作，明确收款业务操作规范和审批流程，确保收款工作有序进行。加强对收款人员的培训和监督，提高收款人员的业务素质和风险意识。购买信用保险，将部分信用风险转移给保险公司，降低公司因客户违约而遭受的损失。六、监督与检查1.内部审计公司内部审计部门应定期对收款财务制度的执行情况进行审计检查，确保制度的有效执行。审计检查内容包括收款流程的合规性、收款记录的准确性、收款方式的合理性、逾期收款管理的有效性等方面。内部审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。2.财务检查财务部门应定期对收款业务进行自查，核对收款数据与相关凭证、报表的一致性，检查收款账务处理的准确性和合规性。对收款业务的内部控制制度进行评估，发现问题及时进行调整和完善。财务部门应配合公司内部审计部门和外部审计机构的检查工作，提供必要的资料和信息。3.绩效考核公司应将收款业务纳